International Medical Corps (IMC) est une organisation humanitaire sans but lucratif zélée pour sauver les vies et alléger les souffrances par des programmes de soins de santé, de nutrition, des formations et de développement.
RÉSUMÉ DU POSTE :
L’assistant(e) financier(ère) apporte son soutien à l’équipe financière et aux autres membres de l’équipe dans diverses tâches liées à la finance et à la comptabilité. Il/Elle intervient notamment dans l’élaboration du budget, la production de rapports financiers et la gestion du grand livre.
Les tâches et responsabilités décrites ci-dessous ont pour but de préciser la nature générale et le niveau de travail attendus des personnes occupant ce poste.
Le niveau de travail effectué peut varier en fonction de la complexité du portefeuille de pays, c’est-à-dire du nombre de facteurs influents et de leurs interdépendances. Parmi ces facteurs, on peut citer la taille du programme de pays (montant en dollars et nombre de projets), la diversité des bailleurs de fonds, l’interdépendance et les liens entre les projets, le nombre de sites d’intervention, les parties prenantes, les ressources, le contexte national, etc.
Pour réussir dans ce poste, un individu doit être capable d’accomplir chaque fonction essentielle, avec ou sans aménagement raisonnable :
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Gestion comptable et financière
- Participer à l’élaboration des rapports financiers, notamment les états financiers mensuels et annuels, l’analyse des écarts et les rapports ponctuels.
- Contribuer au traitement des factures, des dépenses et des paiements.
- Traiter et rapprocher les opérations des comptes fournisseurs et clients avec exactitude et dans les délais impartis. Mettre à jour et tenir à jour l’analyse des comptes fournisseurs et clients, y compris le suivi des avances au personnel.
- Préparer et traiter les écritures comptables et les écritures du grand livre.
- Mettre à jour et tenir à jour les journaux de transactions avec les mises à jour en temps réel dans Cost Point. Effectuer la clôture mensuelle des comptes de trésorerie après validation par le responsable financier.
- S’assurer que toutes les pièces justificatives sont numérisées et téléchargées dans le fichier IMC Share pour examen par le superviseur et à des fins d’audit interne.
- S’assurer que les comptes de trésorerie sont rapprochés quotidiennement ; effectuer un comptage quotidien de la trésorerie en présence du responsable financier ou du directeur financier. Préparer et mettre à jour la position de trésorerie quotidienne dans le TMS d’International Medical Corps.
- Participer à l’élaboration et au suivi des budgets.
- Tenir des registres financiers précis et à jour, notamment en classant, en archivant et en consultant les documents financiers. S’assurer que les documents sont correctement classés, estampillés et disponibles pour une numérisation mensuelle.
- Apporter un soutien aux autres membres de l’équipe dans leurs tâches quotidiennes de finance et de comptabilité, selon les besoins.
- Collaborer avec les autres services pour garantir l’exactitude et la ponctualité des transactions et des rapports financiers.
- Participer aux projets ponctuels confiés par le responsable financier.
- Assurer le suivi des transactions d’approvisionnement afin de garantir la présence des pièces justificatives adéquates, l’exactitude des informations et le contrôle des paiements. Coordonner avec le service logistique, le cas échéant.
Relations de travail
- Maintenir une communication fréquente avec le responsable financier afin d’assurer la transmission des activités et des objectifs financiers.
- Collaborer avec le personnel des programmes et de la logistique afin de garantir que la coordination des programmes respecte les objectifs budgétaires.
Représentation
- Participer à la production de rapports et veiller à l’exactitude et à la mise à jour des informations fournies, ainsi qu’à la confidentialité des informations sensibles.
- Contribuer à la création d’une image positive et à la crédibilité globale de l’organisation, notamment par l’application de son code de conduite, de son éthique, de ses valeurs et de sa position vis-à-vis des acteurs internes et externes.
Effectuer toute autre tâche assignée. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
Exigences du poste à l’IMC
QUALIFICATIONS MINIMALES
- Diplôme universitaire de quatre ans en comptabilité ou en administration des affaires. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être acceptée.
- Expérience d’au moins un an dans le secteur humanitaire.
- Connaissance des principes comptables ; expérience des principes comptables généralement admis (PCGA) souhaitée.
- Maîtrise de MS Word et Excel. L’expérience des systèmes comptables informatisés, de préférence les progiciels de gestion intégrée (PGI) comme Costpoint, est un atout.
- Expérience de travail au sein d’une grande équipe.
- Capacité à assumer ses responsabilités de manière autonome avec un minimum de soutien technique interne.
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement peu structuré, à définir des priorités et à gérer efficacement de nombreuses tâches simultanées.
- Capacité à travailler dans des conditions difficiles, souvent dans des zones reculées.
- Une expérience des procédures spécifiques des bailleurs de fonds (notamment : USAID, OFDA, ECHO, DFID, BPRM, agences des Nations Unies) est un atout.
- Bonnes aptitudes à la communication ; capacité à coordonner le travail avec d’autres, à travailler sous pression et à gérer plusieurs activités simultanément.
- Excellentes aptitudes relationnelles, notamment la capacité à collaborer efficacement au-delà des frontières organisationnelles. Capacité à établir et à maintenir des partenariats et des relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel et multiethnique, avec sensibilité et respect de la diversité.
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement peu structuré, à définir des priorités appropriées et à gérer efficacement de nombreuses demandes simultanées.
- Maîtrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral, requise. La capacité supplémentaire de lire, d’écrire et d’interpréter des documents techniques et non techniques dans une autre langue peut être requise selon le poste et la langue officielle du pays, comme le français ou l’arabe.
