Présent dans près de 170 pays et territoires, le PNUD est l’un des principaux organismes multilatéraux de développement contribuant à éradiquer la pauvreté et réduire les inégalités et l’exclusion. Le PNUD aide les pays à élaborer des politiques, à développer des compétences en leadership, des aptitudes en matière de partenariat, des capacités institutionnelles et à renforcer leur résilience.
Assistant Administratif et Financier
Description de la tâche
Sous la supervision directe des coordonnateurs des projets des projets ENERGIE ET BIOFIN, le /la Volontaire des Nations Unies :
-assiste les Projets ainsi que le Bureau PNUD dans l’assurance de la qualité et la ponctualité des rapports narratifs et financiers conformément aux plans d’activités et suit l’évolution des ressources (avances octroyées, niveau des dépenses et engagements, supports financiers) ;
-conseille et forme le personnel des projets et programmes ainsi que le personnel des partenaires de mise en œuvre, dans l’application des procédures de mise en œuvre nationale (NIM) ou de mise en œuvre directe(DIM) ;
-assure la formation du personnel des partenaires d’exécution en matière de gestion budgétaire, de respect et de la documentation cohérente avec les règles et politiques applicables.
Il/elle effectuera de manière spécifique les tâches suivantes :
-Gestion administrative et financière des programmes/ projets ;
-Renforcement des capacités des partenaires d’exécution et au partage de connaissances ;
-Appui /conseils à la supervision et à la coordination budgétaires des programmes.
De manière spécifique, le Volontaire national s’acquittera des tâches ci-dessous :
a. Analyser le suivi financier en appui aux chargés des projets :
-Vérifier la fiabilité des données financières des projets enregistrées dans les rapports financiers ;
-Suivre la gestion des ressources financières des projets suivant les directives établies par PNUD et les bailleurs ;
-Faire un suivi rigoureux des dates d’obtention des rapports narratif et financier des partenaires de mise en œuvre et s’assurer que le délai de reporting de trois mois est scrupuleusement respecté ;
-Appuyer la préparation d’audit des partenaires et/ou du bureau, inclus le suivi de la mise en œuvre des recommandations des audits,
b. Apporter l’appui nécessaire aux partenaires d’exécution des organisations de la société civile et aux partenaires gouvernementaux dans le cadre de la mise en œuvre des projets et programmes :
-S’assurer que les partenaires préparent et soumettent dans les temps (trois mois) leurs rapports narratifs et financiers aux chargés de programmes, par un suivi rigoureux directement avec les partenaires ;
-Assister les partenaires dans la préparation des rapports narratifs et financiers afin de s’assurer de la qualité et du respect des délais de reporting
-S’assurer que les dépenses effectuées par les partenaires d’exécution sont conformes aux procédures de gestion de PNUD ;
-Conduire des formations régulières sur le rapportage financier (FACE Form, ICE) à l’endroit des partenaires d’exécution et mettre à leur disposition les outils nécessaires ;
-Assurer que les partenaires d’exécution et le Bureau du PNUD disposent d’un système de classement harmonisé des pièces justificatives ; -Assurer que les copies des pièces justificatives des dépenses réglées en paiement direct, sont communiquées et disponibles auprès des partenaires d’exécution ;
c. Renforcer les capacités des Coordinateurs et des Assistant(e)s au programme dans la gestion financière des projets et programmes, notamment en matière d’utilisation optimale de Quantum, et veiller à leur maitrise du suivi budgétaire.
d. Participer activement aux réseaux de connaissances et d’échanges du PNUD les questions de gestion financière des projets et partager l’information avec les collaborateurs et partenaires.
e. Apporter un appui pour toute autre tâche que le PNUD lui confiera correspondant à son profil. En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :
-Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.
-Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.
-Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.
-Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ;
-Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.
