MSI Reproductive Choices est l’un des principaux prestataires mondiaux de soins de santé sexuelle et reproductive. Nous pensons que chacun devrait avoir le droit de choisir. De la contraception à l’avortement sécurisé, en passant par les soins post-avortement vitaux, nous nous engageons à offrir des services de qualité, abordables et empreints de compassion à tous. Aujourd’hui, notre organisation compte…
MSI recrute un Responsable administratif régional (H/F)
Objectifs :
- Ce poste vise à apporter un soutien aux régions, aux achats, à la gestion des stocks, à la gestion de flotte, à la gestion des actifs, à l’administration et aux ressources humaines. L’agent administratif sera responsable des rapports bimensuels sur les stocks, des rapports mensuels sur la flotte et des rapports mensuels sur l’entretien des véhicules. Il sera également responsable des processus d’approvisionnement (de la demande de devis à l’émission du bon de commande) et des rapports mensuels sur les approvisionnements.
Objectifs clés :
- Ce poste vise à apporter un soutien aux régions en matière d’approvisionnement, de gestion des stocks, de gestion de flotte, de gestion des actifs, d’administration et de ressources humaines. L’agent administratif sera responsable du rapport bimensuel sur les stocks (Tally), du rapport de flotte et du rapport mensuel d’entretien des véhicules. Il sera également responsable des processus d’approvisionnement (de la demande de devis à l’émission du bon de commande).
- Les agents administratifs des différentes régions travailleront en collaboration avec le directeur régional, l’équipe de gestion des stocks et des actifs, l’équipe de gestion de la flotte et l’équipe d’approvisionnement pour coordonner l’unité PILAM dans les régions.
Gérer le processus d’approvisionnement
- Tenir à jour la liste des fournisseurs
- Traiter tous les formulaires de demande d’approvisionnement (PRF) dans sa région en envoyant des demandes de devis aux fournisseurs figurant sur la liste des fournisseurs, en évaluant les devis, en organisant les réunions du comité d’approvisionnement (PC) si nécessaire et en émettant des bons de commande. Les achats au-dessus du seuil régional sont transmis au bureau d’assistance. Envoyer le rapport d’approvisionnement hebdomadaire.
Gestion de flotte
- Gérer l’utilisation quotidienne du véhicule Liste de contrôle/Visite de la flotte.
- Gérez l’utilisation du bon carburant et de la carte Total.
- Envoyez mensuellement des reçus de carburant et des factures d’entretien.
- Tenez à jour les dossiers des véhicules dans votre région.
Gestion des stocks et des stocks
- Tenir des registres précis des mouvements de stock entrant et sortant de l’entrepôt quotidiennement.
- Enregistrement et documentation de toutes les entrées de marchandises et de la consommation des stocks au quotidien
- Synchroniser toutes les écritures d’inventaire du bureau régional avec la base de données du magasin central du bureau de support sur une base hebdomadaire et à la date d’échéance.
- Réalisation d’un comptage cyclique hebdomadaire pour déterminer les taux de consommation des stocks critiques et interprétation de ceux-ci dans les rapports suivants :
- Rapport sur les stocks critiques
- Rapport CPFR (Planification collaborative, prévision et réapprovisionnement)
- Traitement rapide de toutes les demandes de matériel et délivrance quotidienne des articles en stock aux services utilisateurs, aux équipes de sensibilisation et aux agents de terrain.
- Maintenir les normes GWP (Bonnes pratiques d’entrepôt) et HSE (Hygiène, sécurité et environnement) grâce à :
- rayonnages bien rangés, système de rayonnage/agencement du magasin,
- FEFO (Premier Expiré Premier Sorti),
- FIFO (premier entré, premier sorti),
- Codification/étiquetage des stocks
- utilisation d’EPI (équipement de protection individuelle) à tout moment
- Fournir un rapport mensuel sur les médicaments et consommables médicaux périmés.
- Gérer le registre des actifs.
- Tenir un registre de tous les mouvements et acquisitions d’actifs.
- Création de fichiers pour les membres de l’équipe
- Assurer la soumission en temps opportun des feuilles de temps.
- Aide à l’obtention d’outils de travail pour les membres de l’équipe.
Qualification et expérience
- 2 à 3 ans d’expérience professionnelle à temps plein après le NYSC, notamment en approvisionnement, logistique, administration et gestion des stocks. Participation à des transactions d’approvisionnement internationales ; expérience de la supervision directe du personnel.
- Baccalauréat en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en gestion des achats et des magasins, en commerce ou en administration des affaires.
- Maîtrise de l’anglais (écrit, parlé et lu)
- Une qualification professionnelle en approvisionnement, en logistique ou en gestion des stocks sera un avantage.
- Connaissances et expérience dans les organisations de santé/médicales ou les ONG ; expérience de travail dans des programmes financés par des donateurs.
- Supply Chain et Administration, la connaissance des progiciels ERP (Tally) sera un avantage, programmes MS Office et certification professionnelle en vue.
- L’agent administratif doit posséder les compétences suivantes : communication, écoute active et apprentissage, coordination, jugement et prise de décision, organisation, gestion du temps, rédaction, orientation service, négociation et mathématiques.
- Volonté de voyager sur demande.
Méthode d’application
Les personnes intéressées peuvent envoyer un CV complet accompagné d’une brève lettre de motivation au format MS Word ou PDF à [email protected]. Pour postuler à ce poste, veuillez préciser le poste et le lieu dans l’objet du message. Veuillez noter que le non-respect des instructions soulignées entraînera le rejet de votre candidature.
