Le PNUD ne tolère ni l’exploitation ni les abus sexuels, ni aucune forme de harcèlement, y compris sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.
Le PNUD recherche un Associé administratif
Le Centre d’innovation du PNUD est un établissement de pointe situé à Lagos, au Nigéria, conçu pour favoriser l’innovation, la créativité et l’entrepreneuriat. Cet espace sur mesure sert de plateforme aux innovateurs, entrepreneurs, décideurs politiques et partenaires de développement pour collaborer, co-créer et déployer à grande échelle des solutions innovantes aux défis du développement, et résoudre des problèmes complexes de développement. Le Centre d’innovation abrite le Timbuktoo Fintech Hub et met à disposition des bureaux du Coordonnateur résident des Nations Unies et de l’UNDSS.
Fonctions et responsabilités
Résumé des fonctions clés :
- Supervision du personnel des prestataires de services externalisés afin de garantir que des services de qualité sont fournis de manière professionnelle et dans les délais impartis dans le cadre des SLA contractuels.
- Coordination des services de gestion des installations et d’entretien des bâtiments, nettoyage extérieur/jardinage et services publics – électricité, approvisionnement en eau potable, gestion des déchets solides et liquides, y compris la collecte et l’élimination des ordures ménagères.
- Coordonner et maintenir une vue d’ensemble des services/activités liés aux locaux grâce à un soutien administratif opportun pour garantir un environnement de travail sûr, sécurisé, bien entretenu, propice, fonctionnel et professionnel, digne du PNUD en tant qu’organisation internationale.
- Coordination de la gestion des visiteurs ;.
- Suivi et coordination des modifications/changements approuvés sur les structures et les espaces des bâtiments.
- Promouvoir l’agenda de l’efficacité des bâtiments écologiques.
- Fournir des informations sur le budget et les opérations des locaux.
Fonctions/Résultats spécifiques attendus :
- Supervision du personnel des prestataires de services externalisés afin de garantir que des services de qualité sont fournis de manière professionnelle et dans les délais impartis dans le cadre des accords de niveau de service contractuels.
- Veiller quotidiennement à ce que tous les espaces de bureaux du sous-bureau de Lagos soient toujours dans un environnement de travail propre, hygiénique et propice.
- Assurez-vous que tous les SLA du contrat du fournisseur de services sont mis en œuvre de manière satisfaisante et que les livrables attendus sont atteints.
- Assurez-vous que la liste de contrôle quotidienne des tâches et des routines du prestataire de services est surveillée.
- Tenir un registre de présence et de mouvement pour le personnel du prestataire de services externalisé afin de garantir que l’heure d’arrivée quotidienne convenue pour le travail et le nombre d’heures de travail quotidiennes sont surveillés et réglementés.
- Assurer un secrétariat et un appui technique au Groupe des partenaires au développement sur la gestion fiscale ou des finances publiques.
- Coordination des services de gestion des installations et d’entretien des bâtiments :
- Aider le chef du sous-bureau à établir et à mettre en œuvre un plan systématique de maintenance des installations comprenant la maintenance préventive de routine, la maintenance préventive, la maintenance corrective et la maintenance adaptative.
- Rationalisez la maintenance de routine avec des exigences de cycle de vie pour assurer la continuité des opérations et des dépenses minimales pour le remplacement des actifs et (ii) la réparation conformément aux directives du fabricant et de l’installateur.
- Fournir des contributions de haute qualité et des conseils techniques au chef du sous-bureau dans la mise en œuvre des services de gestion des installations et d’entretien des bâtiments.
- Français Soutenir le chef du sous-bureau de Lagos dans la mise en œuvre des tâches de gestion des installations et d’autres services spécifiques énumérés ci-dessous :
a. Maintenance de tous les systèmes de climatisation dans tous les bâtiments des locaux.
b. Maintenance de toutes les installations/équipements électriques et basse tension dans tous les bâtiments et les zones extérieures des locaux ;
c. Maintenance d’autres installations électromécaniques et de menuiserie et d’autres équipements liés aux locaux du sous-bureau de Lagos ;
d. Maintenance des installations de prévention des incendies dans tous les bâtiments des locaux ;
e. Maintenance, ravitaillement en carburant et fonctionnement des générateurs de secours, des appareillages de commutation et des panneaux de commande de l’alimentation électrique ;
f. Maintenance des installations mécaniques, CVC, eau, sanitaires, plomberie et drainage dans tous les bâtiments et à l’extérieur des locaux ;
g. Santé, sécurité et environnement pour les services ci-dessus. - Examiner et identifier en permanence les opportunités d’innovation et les initiatives de réduction des coûts qui entraîneront des économies de coûts et amélioreront la prestation de services et la gestion des locaux de bureau et recommander des options de révision et de mise en œuvre des meilleures pratiques et procédures.
- Réviser de temps à autre les procédures opérationnelles internes de gestion des locaux et des services en vue de les aligner sur les meilleures pratiques mondiales, les travaux de maintenance préventive, le développement et la construction de sites, l’externalisation et la sous-traitance, ainsi que les stratégies de réduction et d’économie des coûts.
- Coordonner et maintenir une vue d’ensemble des services/activités liés aux locaux grâce à un soutien administratif opportun pour garantir un environnement de travail sûr, sécurisé, bien entretenu, propice, fonctionnel et professionnel, digne du PNUD en tant qu’organisation internationale axée sur la réalisation des résultats suivants :
- Fournir une réponse efficace aux travaux généraux et spécialisés.
- Attribuer des tâches au personnel des services généraux pour répondre aux exigences fonctionnelles.
- Surveiller le travail des entrepreneurs/fournisseurs externalisés.
- Bon de commande complet pour l’intérieur et l’extérieur des espaces communs.
- Prendre des mesures proactives pour l’entretien des équipements et des installations de la Maison des Nations Unies.
- Certification des processus et paiement des factures relatives aux services publics fournis au bureau auxiliaire du PNUD à Lagos à partir du réseau public ; et aux honoraires des prestataires de services externalisés relatifs aux services liés aux locaux, etc.
- Fournir des rapports trimestriels au chef du Centre d’innovation du PNUD à Lagos, en soulignant les principaux problèmes d’intérêt et les recommandations, si nécessaire, pour améliorer la qualité des locaux et des services du Bureau.
Compétences
PROFESSIONNALISME:
- Connaissance des règles et normes de l’ONU en matière de gestion des actifs et d’exploitation (transport).
- A démontré sa capacité à faire preuve de bon jugement dans le contexte des tâches confiées.
- Montre de la fierté dans son travail et dans ses réalisations;
- Démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles;
- Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes.
- Assume la responsabilité d’intégrer des perspectives inclusives et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION :
- Élabore des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ;
- Identifie les activités et les tâches prioritaires pour la gestion des actifs, le protocole et le transport pour le fonctionnement du bureau ;
- Ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ;
- Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ;
- Surveille et ajuste les plans et les actions d’approvisionnement si nécessaire ;
- Utilise le temps efficacement.
ORIENTATION CLIENT :
- Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ;
- Établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ;
- Identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ;
- Surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ;
- Tient les clients informés de l’avancement ou des échecs des projets ;
- Respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.
Compétences et expérience requises
Éducation:
- L’enseignement secondaire est requis.
- Un baccalauréat en gestion, en ingénierie (électrique, mécanique, civile), en gestion immobilière, en gestion de l’environnement, en gestion de projet ou dans un domaine étroitement lié.
Expérience:
- Un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les procédures de protocole et la gestion des actifs et/ou dans d’autres domaines techniques directement liés sont requises.
- Une solide expérience en logistique opérationnelle, y compris en organisation du transport, en gestion des actifs et en gestion des stocks de marchandises, est requise.
- Une expérience de travail avec des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) tels que SAP et le système Umoja des Nations Unies est requise.
- Une expérience en intervention d’urgence au sein de l’administration et des opérations du bureau est un avantage.
- Une expérience de travail dans la gestion des actifs et les opérations à l’appui d’une opération de terrain des Nations Unies (y compris les opérations de maintien de la paix, les missions politiques spéciales, les agences, les fonds et les programmes) ou d’autres organisations internationales similaires est souhaitable.
