Fondée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies. En tant qu’agence onusienne de premier plan dans le domaine des migrations, elle travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’engage à promouvoir une migration humaine et ordonnée, au bénéfice de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Responsabilités
Organisation du processus d’approvisionnement, y compris :
- Recevoir les demandes d’approvisionnement et de fournitures approuvées attribuées par l’autorité d’approvisionnement
- Effectuer des demandes de devis, des appels d’offres ou des demandes de propositions
- Réception des devis, des offres ou des propositions
- Évaluation des propositions/devis reçus pour garantir la conformité avec la politique d’approvisionnement de l’OIM
- Partager et conseiller les chefs de projet et les superviseurs sur les offres collectées et les meilleurs biens/services à acheter.
- Préparer les bons de commande/contrats et s’assurer que toutes les approbations sont obtenues, remettre les bons de commande aux fournisseurs et obtenir leurs signatures sur ceux-ci.
- Assurer le suivi auprès des fournisseurs et garantir la livraison ponctuelle et appropriée des biens/services.
- Coordonner avec l’unité de réception les biens/services à recevoir et obtenir les bons de livraison satisfaisants.
- Effectuer un premier examen des factures des fournisseurs pour garantir la conformité avec la commande et les biens/services reçus.
- Préparer les demandes de paiement et assurer le paiement en temps voulu aux fournisseurs/prestataires de services.
- Participer au processus contractuel tout au long du cycle d’approvisionnement, y compris la définition des besoins, les études de marché, le lancement des appels d’offres et l’évaluation des performances des fournisseurs, conformément aux règles d’approvisionnement de l’OIM.
- Tenir une base de données appropriée des contrats liés aux achats et coordonner avec l’assistant principal aux achats tout contrat expirant qui nécessite un renouvellement.
- S’assurer que tous les actifs achetés sont correctement enregistrés dans SAP et effectuer des contrôles d’inventaire réguliers pour garantir que les actifs physiques concordent avec les enregistrements dans SAP et que tous les actifs sont correctement étiquetés.
- Suggérer des mécanismes de contrôle interne pour protéger les actifs de l’Organisation et prévenir la fraude. S’assurer que des registres appropriés de la cession des actifs sont conservés et que ces actifs sont éliminés conformément aux politiques d’approvisionnement et de gestion des actifs de l’OIM.
- Gérer et suivre les besoins du bureau en matière de stocks, de consommables et de services, et les partager avec l’assistant principal aux achats.
- Contribuer à tous les autres services logistiques, tels que l’entretien et la réparation des installations de bureau (y compris l’entretien préventif), l’entretien du parc de véhicules de l’OIM et d’autres services d’appui courants de la Mission, et conclure des accords d’entretien avec des prestataires compétents lorsque cela est faisable et jugé rentable.
- Tenir à jour le classement de tous les documents relatifs aux achats.
- Participer au groupe de travail sur les achats de l’initiative « Une ONU ».
- S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
Qualifications
Qualifications et expérience requises
FORMATION
Diplôme d’études secondaires avec trois années d’expérience pertinente; ou baccalauréat en approvisionnement, administration des affaires, gestion de projet avec 3 années d’expérience professionnelle pertinente.
EXPÉRIENCE
- Maîtrise avérée des applications Microsoft Office, notamment Excel et PowerPoint. Bonne connaissance des technologies de l’information et maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Excel, Word, PowerPoint, Publisher et SharePoint.
Individu tolérant, capable de travailler avec des personnes d’horizons différents, avec flexibilité et capable de faire des heures supplémentaires, si nécessaire.
- Capacité à travailler dans des conditions stressantes et difficiles.
- Capacité avérée à maintenir l’exactitude et la confidentialité dans l’exercice de ses responsabilités.
- Une expérience professionnelle antérieure au sein d’une organisation internationale/des Nations Unies serait un atout majeur.
