Le poste d’assistant(e) principal(e) de soutien exécutif(ve) à l’UNHCR est situé au sein d’une division/d’un bureau ou d’un bureau de la représentation/du chef de bureau. Le rôle de ce poste est de fournir des services de soutien administratif et de secrétariat au chef de bureau ou au superviseur immédiat, afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau et sa circulation et sa gestion des informations administratives et courantes. Cela impliquerait un contact direct avec d’autres membres du personnel et des contacts avec les équipes de hauts fonctionnaires, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du HCR.
Sous réserve de la nature de la tâche/affectation, le/la titulaire travaillera de manière indépendante sur des tâches courantes, tout en suivant les instructions du/de la superviseur(e) pour les questions plus complexes.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exécution de leurs tâches telles que reflétées dans leur description de poste. Ils le font dans les limites des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et les instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. Français En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière cohérente avec les compétences essentielles, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Fonctions
- Fournir un soutien administratif et de secrétariat au bureau du HCR afin qu’il soit mieux à même d’atteindre ses objectifs.
- Organiser les rendez-vous et tenir à jour l’agenda du superviseur. Recevoir les visiteurs ; passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion.
- Organiser les réunions, internes et externes, certaines impliquant des fonctionnaires de haut rang, et rédiger les procès-verbaux et/ou les notes lors des réunions.
- Préparer des traductions informelles et peut faire office d’interprète.
- Rédiger la correspondance, les documents et les rapports, dont certains sont hautement confidentiels.
- Recevoir, filtrer, enregistrer et acheminer la correspondance, joindre les informations de base nécessaires et maintenir un système de suivi.
- Rédiger la correspondance officielle, les documents et les rapports sur les questions courantes et/ou pour approbation par le superviseur et assurer le suivi. Tenir à jour le système de classement des documents électroniques et papier.
- Peut être amené à participer aux tâches liées aux ressources humaines (registre de présence, organisation des voyages, préparation des autorisations de voyage, réclamations, etc.) pour le personnel de l’unité.
- Participer à la préparation des programmes de visite, aux séances d’information sur les questions traitées par l’unité, à la collecte de documents pour les dossiers d’information, aux points de discussion et autres supports pour les missions, les réunions et les visites.
- Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurer la prise de décision en matière de risques en fonction du domaine de travail fonctionnel. Signaler les risques, les problèmes et les préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
- Accomplir d’autres tâches connexes, selon les besoins.
Qualifications minimales
Éducation et expérience professionnelle
Années d’expérience / Niveau de diplôme
Pour G5 – 2 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études secondaires ; ou 1 an d’expérience professionnelle pertinente avec une licence ou un équivalent ou supérieur.
Certificats et/ou licences
Administration des affaires, secrétariat, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe (les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)
Expérience professionnelle pertinente
Essentiel
Non spécifié
Souhaitable
Achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou d’une formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste.
Compétences fonctionnelles
*IT – Connaissances informatiques
Règles, règlements et procédures administratifs ONU-ONU/HCR
CO-Rédaction et documentation (Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)
Exigences linguistiques
- Pour les postes d’administrateur international et d’agent du service extérieur : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail des Nations Unies du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais.
- Pour les postes d’administrateur national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail des Nations Unies du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais et la langue locale.
- Pour les postes d’agent des services généraux : Connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail des Nations Unies du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais.
- Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à s’acquitter de ses fonctions. Cela comprend la démonstration d’une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels, du harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, du sexisme, de l’inégalité des sexes, de la discrimination et de l’abus de pouvoir.
- En tant qu’individus et en tant que responsables, tous doivent être proactifs pour prévenir et répondre aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions et s’exprimer et demander conseil et soutien aux ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.
- Ceci est une description de poste standard pour tous les postes du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications supplémentaires essentielles et/ou souhaitables liées à l’opération et/ou au poste en question. Ces exigences sont intégrées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte lors de la présélection et de la sélection des candidats.
Profil du candidat recherché
- Compétences administratives solides : avoir une maîtrise des outils bureautiques et une capacité à gérer des agendas complexes et des priorités multiples.
- Excellentes compétences organisationnelles et de communication : Capacité à coordonner des réunions, organisateur des déplacements et maintenir des relations professionnelles avec diverses parties impliquées, tant en interne qu’en externe.
- Capacité à travailler sous pression et en environnement multiculturel : Gestion de tâches diverses et capacité à s’adapter à un environnement de travail dynamique et international, tout en garantissant la confidentialité des informations.
- Maîtrise du français et anglais souhaité : Excellentes compétences en communication écrite et orale en français, avec un bonus pour la maîtrise de l’anglais.
Langues requises (la compétence globale attendue est au moins de niveau B2) :
Contexte opérationnel
Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :
Nature du poste :
Conditions de vie et de travail :
Qualifications supplémentaires
Compétences
Co-rédaction et documentation, informatique et maîtrise de l’informatique, règles, règlements et procédures administratives de l’ONU et du HCR.
Éducation
Certifications
Administration des affaires – Autre, Ressources humaines – Autre, Gestion de bureau – Autre, Secrétariat – Autre
Expérience professionnelle
Compétences
Responsabilité, Pensée analytique, Orientation client et résultats, Engagement envers l’apprentissage continu, Communication, Sensibilisation organisationnelle, Planification et organisation, Sensibilisation politique, Travail d’équipe et collaboration.
Calculateur de salaire du HCR
https://icsc.un.org/Home/SalaryScales
Compendium
Informations Complémentaires
Dégagement fonctionnel
Ce poste ne nécessite pas d’habilitation fonctionnelle.
