Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et, en tant que principale agence onusienne dans le domaine des migrations, elle travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’engage à promouvoir des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous. Elle remplit cette mission en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Description de l’emploi
Sous la supervision générale du chef de mission de l’OIM en Tunisie et la supervision directe du responsable de la santé des migrants – chef de la MHD, le candidat retenu appuiera le travail administratif lié à la Division de la santé des migrants.
Responsabilités
- Appuyer la Division de la santé des migrants dans les aspects administratifs et logistiques de la mise en œuvre des projets, conformément aux normes et procédures de l’OIM et aux exigences des bailleurs de fonds.
- Contribuer à la gestion des ressources financières en assurant le suivi des actifs, des réserves, des stocks de médicaments, des fournitures, etc., conformément aux règles et réglementations de l’OIM.
- Préparer les demandes d’achat et appuyer la soumission des documents financiers relatifs à l’assistance directe aux migrants vulnérables, ainsi que la gestion de la caisse de l’équipe médicale utilisée pour les consultations médicales via l’application de facturation en ligne (OIPA).
- Contribuer à la mise en œuvre des activités de santé de proximité, notamment l’organisation et la logistique des événements.
- Compiler les rapports de cas médicaux et tenir à jour les dossiers de chaque bénéficiaire, et préparer les rapports statistiques demandés, dans le respect des normes de protection des données de l’OIM. Veiller à ce que toute l’assistance aux bénéficiaires soit enregistrée dans le Système de gestion et d’opérations pour les migrants de l’OIM (MiMosa), l’outil de suivi Kobo de la Division de la santé des migrants et les matrices destinées aux bailleurs de fonds.
- Assurer la diffusion rapide des fichiers Excel contenant les plannings de rendez-vous à l’équipe médicale.
- Vérifier l’exactitude des données et distribuer les listes de rendez-vous au personnel concerné.
- Tenir les membres du personnel informés des mises à jour concernant la diffusion des données et tenir à jour les listes.
- Assurer la liaison avec les autres équipes pour recevoir les demandes d’intervention et les listes de tâches, contribuant ainsi à une collaboration optimale.
- Apporter son aide pour contacter les bénéficiaires afin de fixer des rendez-vous.
- Effectuer toute autre tâche qui pourrait être confiée par les supérieurs hiérarchiques.
Qualifications
FORMATION
Baccalauréat en gestion d’entreprise ou dans un domaine connexe, obtenu auprès d’un établissement d’enseignement agréé,
avec au moins deux ans d’expérience professionnelle avérée en tant qu’assistant administratif médical, secrétaire médical, examinateur de demandes de remboursement médicales, etc., ou
Diplôme d’études secondaires obtenu auprès d’un établissement d’enseignement agréé, avec au moins quatre ans d’
expérience professionnelle avérée en tant qu’assistant administratif médical, secrétaire médical, examinateur de demandes de remboursement médicales, etc.
EXPÉRIENCE
- Connaissance des systèmes et procédures de gestion de cabinet médical
- Maîtrise de la suite Microsoft Office
- Excellente maîtrise d’Excel
- Une expérience professionnelle antérieure au sein d’organisations humanitaires internationales ou d’institutions/organisations gouvernementales dans un contexte multiculturel est un atout
- Une bonne compréhension de la terminologie médicale et/ou des enjeux liés aux migrations, notamment les droits et la protection des migrants, est un atout
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans un environnement dynamique
- Intégrité et rigueur irréprochables quant à l’exactitude des données.
COMPÉTENCES
- Connaissance du contexte humanitaire de l’assistance médicale auprès des différentes populations migrantes.
- Excellentes compétences rédactionnelles et communicationnelles orales.
- Maîtrise des outils informatiques, notamment MS Word, Excel, Outlook et Access.
- Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser le travail.
- Sens du relationnel et orientation client .
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Excellentes compétences en organisation et planification.
