Le bureau de la Banque mondiale en République centrafricaine recherche des personnes hautement organisées, dynamiques et expérimentées, capables de travailler efficacement dans un environnement exigeant et dynamique, pour occuper le poste d’assistant d’équipe. Les assistants d’équipe seront sous la supervision directe du responsable pays, qui est responsable de leur développement technique et professionnel, ainsi que de l’évaluation de leurs performances. L’assistant d’équipe fait partie intégrante de l’équipe d’appui administratif et clientèle (ACS) du bureau de la Banque mondiale en République centrafricaine. Il fournira un soutien administratif et clientèle au personnel opérationnel. Ce poste implique des interactions fréquentes avec d’autres unités institutionnelles, le personnel d’autres sites (locaux et internationaux), des représentants du gouvernement, des consultants et des organisations externes.
Les tâches comprennent, sans toutefois s’y limiter :
Soutien opérationnel, logistique et administratif :
- Faire partie intégrante des équipes de travail avec pour objectif d’obtenir des résultats. Cela exige d’anticiper, d’être attentif aux détails, de résoudre les problèmes, d’être proactif, de connaître les parties prenantes concernées et d’alerter la direction de tout problème susceptible d’entraver la réalisation des objectifs.
- Suivre les procédures standard de traitement de la correspondance conformément aux directives en vigueur. La capacité à rédiger de la correspondance courante (lettres standard, notes de service, etc.), conformément aux normes de l’organisation, en utilisant une grammaire, une ponctuation et un style appropriés, est essentielle. La capacité de relecture est également requise.
- Utiliser les compétences de traitement de bureau pour produire des textes complexes, des rapports, des présentations, des graphiques, des figures, des diagrammes, etc., selon le format et la distribution de la Banque mondiale.
- Alerter les équipes de projet des délais (aide-mémoire, rapport sur l’état d’avancement et les résultats de la mise en œuvre, rapport d’achèvement et les résultats de la mise en œuvre, etc.) conformément aux directives et s’assurer que les jalons sont mis à jour dans le système de la Banque mondiale (portail des opérations).
- Rédiger des procès-verbaux de réunions et apporter une assistance à la rédaction de documents volumineux.
- Capacité et aptitude à accompagner sans délai les équipes virtuelles ou sur le terrain à toutes les étapes du projet (préparation, supervision et réalisation). Rappeler aux équipes en mission les exigences de voyage et assurer la logistique de la mission, notamment les visas, la réservation des chambres et la prise en charge et le retour des membres de l’équipe. Formuler des demandes de déplacement pour les consultants ou autres membres de la mission.
- Capacité à organiser des réunions, des ateliers, des conférences et des séminaires de haut niveau/multisectoriels.
- Traiter les contrats des consultants à court terme (STC) en étroite collaboration avec le chef d’équipe de travail et aider aux exigences de clôture de fin d’année qui incluent l’examen et le suivi pour garantir que les engagements et les soldes des consultants sont payés et que les contrats sont clôturés en conséquence pour les tâches dirigées par l’unité, en particulier au cours du dernier trimestre de l’exercice.
- Rappeler aux équipes de mission les exigences de voyage en RCA, y compris celles liées au contexte des pays FCV.
- Assurer la logistique, les visas, les réservations de chambres et la prise en charge/dépose des membres de l’équipe.
- Effectuer des demandes de voyage (TR) pour les consultants ou autres membres de la mission ; s’assurer que les reçus de dépenses des consultants sont déposés en temps opportun dans le système de demandes de voyage.
- Tenir à jour les dossiers de projets divisionnaires (papier et électroniques) et récupérer les données de diverses sources et les compiler pour qu’elles soient utilisées par le responsable pays et/ou l’unité de gestion pays (CMU).
- Expériences et capacité à utiliser le portail des opérations, SAP et le portail d’administration.
- Assurez-vous que les documents du projet sont archivés électroniquement dans SharePoint et manuellement, conformément aux directives.
Gestion de l’information et interaction avec les clients :
- Répondre aux questions internes et externes sur le portefeuille assigné ou, si nécessaire, prendre des messages téléphoniques précis et complets et les transmettre aux collègues appropriés pour qu’ils les traitent.
- Tenir à jour les listes de distribution, les listes de numéros de téléphone/adresses des contacts du projet/produit et distribuer les documents à l’équipe.
- Coordonner avec les unités de service et assurer une liaison fréquente avec les membres de l’équipe à Washington et au bureau de pays.
- Suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe.
Gestion du temps et planification logistique :
- Coordonner la gestion du temps et les horaires en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et suivre les changements et communiquer l’information.
- Suivre les tâches assignées/les étapes du projet/les calendriers à l’aide de technologies modernes de gestion de bureau, coordonner avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
- Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations et des signatures au conseil d’administration, etc.
- Organiser le calendrier de travail et les réunions avec les homologues des équipes en visite.
Autres tâches :
- Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et aux assistants de l’équipe de travail sur les projets et les tâches administratives.
- Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d’équipe
Critères de sélection
- Baccalauréat minimum.
- Au moins 2 à 3 ans d’expérience directe pertinente en soutien de bureau dans une grande organisation internationale ou multinationale, une entreprise ou un organisme de service public.
- Maîtrise du français (oral et écrit) et bonne maîtrise de la langue anglaise (verbale et écrite).
- Connaissance du protocole diplomatique et de la communication diplomatique (englobant la correspondance écrite).
- Connaissance pratique du traitement de texte et de la suite Microsoft Office.
- Autodidacte et axé sur les objectifs, il cherche à accomplir son travail plutôt qu’à attendre des instructions.
- Bon joueur d’équipe avec la capacité d’interagir avec tact et efficacité avec le personnel à tous les niveaux.
- Volonté de demander l’aide de superviseurs/collègues et d’apprendre d’eux.
- Capacité à traiter avec précision et à accomplir des tâches quotidiennes selon des normes spécifiques.
- Capacité à fonctionner efficacement au sein d’équipes multidisciplinaires dans un environnement de gestion matricielle.
- Capacité à respecter les priorités de travail et à répondre de manière créative aux demandes des clients.
- A démontré des compétences interpersonnelles, de l’initiative, de la débrouillardise, une gestion efficace du temps, des compétences organisationnelles et la capacité de gérer des informations confidentielles.
- Capacité à réussir les tests pertinents du Groupe bancaire en place au moment du recrutement (par exemple, tests d’écriture en anglais et en français, applications informatiques, etc.)
Attributs culturels de la Banque mondiale :
- Sens de l’urgence – Anticiper et réagir rapidement aux besoins des parties prenantes internes et externes.
2. Prise de risques réfléchie – Prendre des risques éclairés et réfléchis et prendre des décisions courageuses pour repousser les limites et obtenir un plus grand impact.
3. Autonomisation et responsabilité – S’engager avec les autres de manière autonome et responsable pour obtenir des résultats percutants.
