L’International Rescue Committee (IRC) intervient dans les crises humanitaires les plus graves à travers le monde, aidant à rétablir la santé, la sécurité, l’éducation, le bien-être économique et l’autonomie des populations dévastées par les conflits et les catastrophes. Fondé en 1933 à l’appel d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus grandes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde. Il est présent dans plus de 40 pays et 29 villes américaines, où il aide les populations à survivre, à reprendre le contrôle de leur avenir et à renforcer leurs communautés. Véritable force au service de l’humanité, les employés de l’IRC ont un impact durable en rétablissant la sécurité, la dignité et l’espoir pour des millions de personnes. Si vous êtes un acteur du changement passionné et axé sur les solutions, rejoignez-nous pour avoir un impact positif sur la vie de millions de personnes dans le monde entier et leur offrir un avenir meilleur.
Le/La responsable administratif(ve) et logistique est chargé(e) d’apporter un soutien administratif, logistique et opérationnel efficace et efficient aux activités administratives et de projet de l’organisation. Il/Elle veille à ce que toutes les procédures administratives et logistiques soient mises en œuvre conformément aux politiques de l’IRC, aux exigences des donateurs et à la réglementation locale.
Principales responsabilités :
1. Gestion administrative
- Fournir un soutien administratif général au personnel du bureau et du programme.
- Gérer les fournitures de bureau et la papeterie, en veillant à ce que les niveaux de stock soient maintenus et réapprovisionnés.
- Superviser l’entretien et la propreté des locaux et du matériel du bureau.
- Gérer et maintenir un registre des actifs à jour, en veillant à ce que tous les actifs soient correctement étiquetés et suivis.
- Gérer la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.
- Maintenir un système de classement approprié et sécurisé pour tous les documents administratifs et logistiques, tant physiques qu’électroniques.
- Organiser et coordonner des réunions, des ateliers et des événements, y compris la réservation de lieux, la préparation du matériel et les préparatifs de voyage des participants.
- Assurer la liaison avec les partenaires externes, les fournisseurs et les autorités locales, selon les besoins, pour les questions administratives.
- Assurer le paiement en temps opportun des factures de services publics et autres dépenses liées au bureau.
2. Logistique
- Coordonner la logistique des activités du projet, y compris le transport, l’hébergement et les dispositions relatives au lieu pour le personnel et les participants au projet.
- Gérer tous les arrangements de voyage du personnel et des visiteurs, y compris les réservations de vols, les réservations d’hôtel et les demandes de visa.
- Superviser la gestion de la flotte, y compris les calendriers d’entretien des véhicules, le suivi de la consommation de carburant et la supervision des conducteurs.
- Assurez-vous que tous les véhicules sont correctement assurés et maintenus en état de rouler.
- Gérer l’inventaire et l’entrepôt de l’organisation, en assurant le stockage et la documentation appropriés de toutes les marchandises entrantes et sortantes.
3. Soutien financier
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe financière pour traiter les factures et les paiements des dépenses administratives et logistiques.
- Gérer et rapprocher la petite caisse, en veillant à ce que toutes les transactions soient correctement documentées et alignées sur le budget.
- Assister au suivi budgétaire des activités administratives et logistiques.
4. Sûreté et sécurité
- Agir en tant que point focal de sécurité, en veillant à ce que tout le personnel soit conscient et adhère aux protocoles et mesures de sécurité.
- Soutenir la mise en œuvre de politiques de santé et de sécurité pour assurer un environnement de travail sécuritaire.
- Signalez tout problème ou incident de sécurité au superviseur concerné.
Exigences du poste :
Éducation (connaissances)
- Baccalauréat en administration des affaires, en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe.
- 2 à 3 ans d’expérience dans un rôle similaire, de préférence au sein d’une ONG ou d’un contexte humanitaire.
- Expérience avérée en approvisionnement, en logistique et en administration générale de bureau.
- La connaissance des réglementations et de la conformité des donateurs est un atout important.
- Maîtrise de l’utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et d’autres logiciels pertinents.
- Excellentes compétences en matière d’organisation, de planification et de résolution de problèmes.
- Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Capacité à travailler de manière autonome, à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter les délais sous pression.
- Haut niveau d’intégrité, de transparence et d’attention aux détails.
- Maîtrise de l’anglais et du français.
Compétences et aptitudes :
- Fort sens de l’intégrité personnelle.
- Attention aux détails.
- Solides compétences en supervision.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
- Esprit d’équipe et capacité de résolution de problèmes.
- capable de travailler sous pression.