Last Mile Health est une organisation non-gouvernementale qui sauve des vies dans des communautés reculées en formant des agents de santé locaux. Elle collabore avec les gouvernements (Libéria, Malawi, Éthiopie, Sierra Leone) pour bâtir des systèmes de santé primaires, permettant de soigner des maladies courantes (paludisme, pneumonie) et de suivre les épidémies, notamment via des outils numériques.
Le rôle
Chez Last Mile Health (LMH), nous adoptons une approche différente malgré les défis. Vous êtes un professionnel des opérations rigoureux et attentif aux détails, qui apprécie de concevoir des systèmes améliorant l’efficacité et la conformité de programmes complexes à l’échelle internationale ? Si oui, vous pourriez être notre prochain coordinateur principal des services opérationnels au Ghana.
Le/La coordonnateur/trice principal(e) des services opérationnels jouera un rôle essentiel dans l’excellence opérationnelle du bureau du Ghana, tout en contribuant au renforcement des systèmes dans les pays où Last Mile Health intervient. Voici un résumé des fonctions liées à ce poste :
- Les responsabilités spécifiques au Ghana comprennent l’accompagnement des nouveaux employés, la coordination des mutations du personnel international et la gestion des procédures d’immigration. Ce poste implique également la supervision des déplacements et de l’organisation d’événements pour le bureau du pays, la gestion des prestataires de services techniques et la fonction de référent sécurité pour le bureau du Ghana, apportant son soutien à la direction mondiale et nationale en cas d’incidents ou de crises liés à la sécurité.
- Au-delà du Ghana, ce poste implique d’appuyer le développement, le déploiement et la formation aux processus et systèmes opérationnels dans les autres pays où LMH intervient. Les principaux domaines concernés sont la gestion de flotte, les transports et les déplacements, la gestion des installations, la gestion des actifs et la conformité des opérations commerciales. Le/la coordinateur/trice principal(e) travaillera en étroite collaboration avec les équipes pays afin d’améliorer les opérations en matière de planification, de reporting, de conformité aux politiques et d’optimisation des coûts.
Au sein de la fonction de soutien aux opérations mondiales, ce rôle impliquera la gestion efficace de projets opérationnels multinationaux, le soutien à distance de plusieurs équipes et flux de travail simultanément, et la participation active à l’élaboration et à la mise en œuvre de stratégies opérationnelles clés par pays, à distance et en personne.
Ce poste conviendra parfaitement aux professionnels qui s’épanouissent dans des environnements opérationnels dynamiques, apprécient de travailler avec des équipes multiculturelles et diversifiées, et sont à l’aise pour gérer les complexités et les contraintes liées aux opérations dans plusieurs pays.
Ce poste est réservé aux candidats résidant actuellement au Ghana et autorisés à y travailler. Il s’agit d’un poste hybride basé à Accra, au Ghana.
Ce que vous ferez
Administration du bureau du Ghana
- Surveiller les demandes d’assistance entrantes et veiller à leur résolution rapide. Superviser le fonctionnement quotidien des installations, notamment les fournitures de bureau, le nettoyage, la sécurité, la maintenance et les services publics.
- Assurer le suivi et la gestion du bail des bureaux, superviser l’inventaire et veiller à ce que les systèmes de gestion des actifs soient régulièrement mis à jour grâce à des rapports périodiques opportuns.
- Tenir à jour les dossiers de communications internes et externes via le Google Drive partagé Ghana, les systèmes de classement physiques et autres outils de communication.
- Évaluer les besoins opérationnels et collaborer avec le chef de pays pour améliorer la conformité et les systèmes. Fournir un soutien logistique en matière d’immigration et de voyages à tous les voyageurs se rendant au bureau du Ghana.
Politique et conformité réglementaire du bureau du Ghana
- Collaborer avec le chef de pays et les personnes concernées au sein de l’équipe mondiale afin de garantir que toutes les politiques nécessaires au bon fonctionnement du bureau du Ghana aient été élaborées et mises en œuvre.
- S’assurer que les procédures et la gestion du bureau du Ghana sont conformes aux politiques internes et/ou des donateurs, ainsi qu’aux exigences réglementaires et juridiques locales et/ou internationales.
- Collaborer avec le responsable pays pour assurer le dépôt rapide de tous les enregistrements et déclarations réglementaires de LMH Ghana, et veiller au respect des réglementations gouvernementales et des exigences légales.
- Diriger la compilation et le suivi de tous les documents réglementaires, assurances, documents d’immigration, etc., du bureau LMH au Ghana, afin de garantir leur disponibilité et leur mise à jour.
Bureau du Ghana – Systèmes de gestion du personnel et soutien logistique événementiel
- Collaborer avec l’équipe des opérations RH pour faciliter l’intégration des nouvelles recrues et fournir un soutien logistique pour la relocalisation du personnel international arrivant sur le territoire.
- Mise en place et gestion des systèmes informatiques de bureau, assistance aux membres de l’équipe en matière de matériel et de logiciels, en coordination avec l’équipe informatique mondiale externe de LMH.
- En collaboration avec le chef de pays et le directeur général des services opérationnels, développer des initiatives en matière de culture d’entreprise, organiser des réunions d’équipe et des activités de cohésion, et fournir un soutien logistique pour les séminaires d’équipe organisés au Ghana.
- Collaborer avec le directeur général des services opérationnels pour organiser et animer les réunions d’équipe et les initiatives de cohésion d’équipe.
Installations mondiales, flotte, transport et voyages
- Coordonner la révision, la formation continue et la mise en conformité des politiques relatives à la flotte, au transport et aux déplacements. Développer et déployer des systèmes et des modèles pour l’acquisition, l’utilisation, l’entretien et le suivi de la consommation de carburant de la flotte.
- Appuyer les initiatives nationales visant à améliorer la performance opérationnelle et à optimiser les coûts. Aider les pays à établir des accords de fournisseur privilégié avec les prestataires de services de transport et de voyage dans tous les pays participant au programme.
- Appuyer les équipes nationales dans l’élaboration de normes de planification logistique pour les visites dans le pays et veiller au respect des politiques et normes du bureau dans tous les pays participant au programme LMH.
Soutien aux opérations commerciales mondiales
- Soutenir le déploiement de processus visant à améliorer la qualité des données et développer des systèmes et des modèles pour le suivi et le reporting des performances opérationnelles.
- Fournir un accompagnement technique et administratif pour la mise en place des bureaux, le déménagement, la contractualisation avec les fournisseurs et la mise en service des nouveaux sites opérationnels.
- Appuyer les équipes nationales dans la tenue à jour des documents relatifs à la sûreté et à la sécurité et dans la mise en place de systèmes de suivi des certifications commerciales et des renouvellements d’assurance.
- Appuyer le Conseil mondial de la sécurité et de la sûreté dans sa réponse aux crises touchant l’ensemble de l’organisation et aux incidents nationaux, tout en fournissant un soutien renforcé aux équipes nationales pendant les périodes de pointe ou en cas de pénurie de personnel.
Ce que vous apporterez
- Baccalauréat en santé publique, en administration des affaires ou expérience professionnelle équivalente.
- Expérience progressive dans les opérations complexes ou les opérations de programmes de pays avec une expérience pertinente en matière de gestion de flottes opérationnelles, de logistique et/ou d’installations.
- Expérience avérée en gestion de bureau, administration, technologies de l’information, systèmes et comptabilité.
- Expérience de travail avec les organismes de réglementation gouvernementaux et les parties prenantes, avec une solide expérience en gestion de la sécurité.
- Expérience significative de travail dans des environnements aux ressources limitées, avec une capacité démontrée à élaborer, à mettre en œuvre et à déployer des politiques et des normes opérationnelles.
- Solides compétences en gestion des parties prenantes, avec la capacité de consolider les renseignements et de produire des évaluations des menaces et des recommandations concrètes.
Vous nous impressionnerez si vous avez :
- Expérience préalable des opérations au sein d’une organisation internationale à but non lucratif multinationale.
- Expérience préalable des systèmes ou modèles de gestion et de reporting électroniques opérationnels.
- Expérience de travail et de soutien d’équipes dans des contextes culturels et nationaux divers.
- Expérience en matière de diversité, d’équité et d’inclusion.
Informations sur la rémunération
Chez Last Mile Health, nous nous efforçons de rémunérer nos employés de manière équitable et transparente. Cela signifie que nous les rémunérons selon une méthodologie claire et cohérente, sans considération de leur identité ni de leurs relations personnelles. Ce modèle est entièrement transparent afin que chacun ait accès à toutes les informations relatives à la rémunération. Nous espérons que cela vous permettra de mieux comprendre les valeurs et les engagements de Last Mile Health envers ses employés. Nous sommes à votre disposition pour répondre à toutes vos questions durant le processus de recrutement.
Avant de postuler à ce poste, veuillez prendre un moment pour vous renseigner sur notre politique de rémunération et son fonctionnement dans chacun des pays où nous sommes présents. Vous trouverez ci-dessous le lien vers notre modèle de rémunération et un aperçu des avantages sociaux :
APERÇU DU MODÈLE DE RÉMUNÉRATION DE LAST MILE HEALTH
Rémunération pour ce poste :
Le groupe pour ce poste : GHA-2
Pour le Ghana, la rémunération annuelle se situe entre 21 823 et 30 553 dollars américains , selon l’expérience acquise dans un poste équivalent. Veuillez noter que cette rémunération est soumise aux impôts et taxes applicables.
