WeWorld-GVC (souvent abrégé en WeWorld) est une organisation non gouvernementale (ONG) italienne indépendante, spécialisée dans la coopération au développement et l’aide humanitaire.
Responsable des services de soutien au Sahel
Objectif du rôle
Le/La responsable des services d’appui sera chargé(e) de la gestion de l’ensemble des services d’appui (logistique et approvisionnement, finances et ressources humaines) pour la gestion administrative des projets financés par différents bailleurs de fonds.
Ses responsabilités incluent les rapports financiers, la comptabilité, la vérification des pièces justificatives, l’approvisionnement, la logistique, les ressources humaines, la planification et la budgétisation. Il/Elle devra travailler en étroite collaboration avec l’équipe de direction et le/la représentant(e) pays.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Administration générale
- Relève du représentant du pays et reçoit, au besoin, des conseils techniques des responsables régionaux concernés.
- Supervise directement les départements des ressources humaines et des achats et de la logistique et agit en tant que responsable financier de la mission, assumant la responsabilité principale de tous les aspects de la gestion financière.
- Veille à ce que tous les livrables et les échéances relatifs aux subventions, aux contrats, aux fournisseurs, aux partenaires et aux procédures internes soient respectés dans les délais impartis et conformément aux normes de l’organisation et aux exigences des donateurs.
- En collaboration avec le représentant national et les directeurs régionaux, définit les priorités stratégiques, fixe les objectifs du département et élabore et supervise la mise en œuvre des plans de développement du département.
- Garantit l’archivage et la protection adéquats des documents relatifs aux RH, aux finances, aux achats et à la logistique, conformément aux politiques de WeWorld et en coordination avec le siège social.
- Favorise une collaboration et une communication efficaces avec les parties prenantes internes et externes, notamment les partenaires, les donateurs, les autorités, les fournisseurs, les groupes de travail techniques et les représentants de la communauté.
- Supervise l’élaboration, la mise à jour et la diffusion des règlements internes et des politiques à l’échelle de la mission, en veillant à ce que le personnel en soit informé et les respecte.
- Veille à ce que toutes les opérations de mission soient conformes aux exigences légales, administratives et organisationnelles applicables.
- Conseille et soutient le Représentant du pays dans le renforcement des contrôles internes, des politiques et des procédures au niveau de la mission.
- Veille à ce que les départements gérés (RH, Achats et Logistique, et Finances) disposent des ressources et du personnel nécessaires pour mener à bien leurs activités, et identifie et met en œuvre de manière proactive des solutions pour combler les lacunes, conformément aux directives du Représentant du pays et des conseillers régionaux/techniques.
Processus
- Veille à ce que les politiques et les procédures opérationnelles standard clés qui guident les services de soutien soient élaborées et/ou régulièrement mises à jour selon les besoins et adaptées au contexte.
- En coordination avec le représentant du pays, l’équipe du programme et l’équipe de direction, soutient la création de mécanismes de coordination interdépartementaux, afin d’assurer une communication et une coopération fluides et efficaces.
- Veille à ce qu’un lien proactif entre les services de soutien et les départements des programmes soit établi et fonctionne correctement.
- Conçoitles routines, les procédures et les systèmes des services de soutien afin d’accroître l’efficacité et d’assurer une collaboration et une communication fluides entre les services de soutien.
- Il audite régulièrement les processus et procédures des services de soutien afin de mettre en évidence les failles et les pressions, met en œuvre ou renforce les systèmes de surveillance et de prévention de la corruption et atténue les risques pertinents.
- Veille à ce que les recommandations d’amélioration relatives aux services de soutien soient mises en œuvre en temps opportun.
- Veille à ce que les outils et systèmes organisationnels soient en place, correctement entretenus et régulièrement mis à jour pour soutenir la planification, la coordination et la production de rapports.
Gestion des ressources humaines et du personnel
- Veille à ce que tout le personnel des services de soutien soit régulièrement informé et formé aux politiques et procédures internes, en fournissant des plans de formation sur mesure en cas de besoin.
- En coordination avec l’équipe de direction, il recueille et analyse les besoins de formation du personnel national et propose des renforcements de capacités sur mesure, en fonction des ressources disponibles.
- En coordination avec le représentant du pays, il surveille et assure la préparation et les compétences adéquates des équipes Finances, Logistique et Achats et RH et propose des changements si nécessaire.
- Participe à l’analyse des besoins et des coûts en personnel, de la rémunération et des avantages sociaux, ainsi que des pratiques d’évaluation du rendement.
- Supervise le respect de toutes les réglementations de WeWorld en matière d’emploi relatives à la paie, à l’assurance maladie, à l’assurance accident du travail et aux avantages sociaux des employés.
- Supervise le recrutement du personnel national, en veillant à la transparence et à la conformité des processus.
Gestion financière et budgétaire
- Assure la responsabilité financière au niveau de la mission, garantissant la pleine prise en charge de la gestion financière, de la conformité et de la planification financière stratégique.
- Veille à ce que la comptabilité soit exacte, complète et régulièrement contrôlée, conformément aux exigences internes et à celles des donateurs.
- Dirige la budgétisation, la planification financière et les prévisions des programmes, en étroite coordination avec les équipes de programme et de coordination.
- Est responsable du suivi budgétaire, de l’identification des risques de dépassement ou de sous-dépense et de la mise en œuvre de mesures correctives en temps opportun.
- Veille à ce que tous les rapports financiers (internes et destinés aux donateurs) soient validés, exacts et soumis dans les délais impartis.
- Est responsable des outils financiers au niveau national, notamment des budgets de fonctionnement du personnel, des budgets logistiques et des budgets de projets.
- Assure une gestion de trésorerie et une planification financière adéquates, garantissant la couverture financière de tous les besoins opérationnels (salaires, fournisseurs, activités, etc.).
- Supervise et valide la méthodologie de répartition des coûts, en garantissant l’exactitude, la transparence et la conformité.
- Dirige les aspects financiers des audits et des vérifications des dépenses, en assurant la préparation, la coordination et le suivi des recommandations.
- Garantit la conformité aux réglementations des donateurs (ECHO, AICS, ONU, etc.) et aux politiques internes, en agissant comme principal point focal pour la gestion des risques financiers.
Approvisionnement et logistique
- Garantit la mise en œuvre et l’application des procédures d’approvisionnement conformément au Manuel d’approvisionnement mondial de WeWorld et aux directives des donateurs, de la planification à la réalisation.
- Supervise les opérations logistiques en veillant au respect du Manuel logistique mondial de WeWorld et des directives des donateurs, en mettant l’accent sur la gestion des actifs, la gestion de la flotte, la gestion des entrepôts et des stocks et la gestion de la base.
- Veille à ce que les outils d’approvisionnement et de logistique soient correctement mis en place et utilisés au niveau national, et que les rapports soient préparés avec précision dans le format requis et soumis en temps opportun, conformément aux exigences de WeWorld à des fins internes et externes.
Audit et conformité
- Supervise la préparation des vérifications et des audits des dépenses, assure une implication adéquate des services financiers, logistiques et d’approvisionnement, et des ressources humaines lors de la réalisation de l’audit et assure une collaboration adéquate entre les différents services de soutien et le département des programmes.
- Supervise les activités nécessaires à la production d’évaluations internes et externes/de donateurs, telles que les vérifications préalables, les évaluations des capacités, les audits internes et externes.
Les tâches et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires à la demande de son supérieur hiérarchique.
Assurez une passation de consignes correcte avant la fin de la mission.
Exigences
Qualifications et connaissances
Diplôme en économie, en sciences politiques ou dans un domaine connexe
- Bonne connaissance des politiques et procédures des principaux bailleurs de fonds internationaux (UE, AICS, ONU, etc.)
- Maîtrise professionnelle complète de Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral
Expérience professionnelle
- Expérience minimale de 5 à 7 ans en gestion financière dans le secteur humanitaire, dont au moins 3 ans à un poste de direction.
- Expérience préalable en gestion administrative et financière de projets d’urgence et de développement auprès de bailleurs de fonds institutionnels (par exemple, agences des Nations Unies, ECHO, AICS, etc.).
Expérience en matière de gestion budgétaire et d’approvisionnement, de conformité et de rapports aux donateurs
Compétences et aptitudes
- Compétences en matière de planification, de rédaction de rapports, de suivi et d’évaluation
- Compétences en organisation et en travail d’équipe
- Capacité à soutenir et à former le personnel pour améliorer ses compétences
- Attitude proactive et dynamique
- Capacité d’adaptation et de travail sous contrainte, sous pression et dans des contextes complexes et multiculturels
- Bonnes aptitudes d’écoute et de communication
- Attitude positive au travail, capacité d’introspection, motivation, inspiration, esprit d’équipe
- Fort engagement envers la mission de WeWorld
- Fait preuve d’intégrité en ce qui concerne les valeurs et les normes éthiques des ONG
- Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité face aux différences culturelles, de genre, de religion, de nationalité et d’âge
- Traite tout le monde équitablement, sans favoritisme
EXIGENCES SOUHAITABLES
La connaissance de l’italien est un atout.
Expérience en gestion à distance
Expérience antérieure au Sahel
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