Mercy Corps est une organisation mondiale de premier plan, animée par la conviction qu’un monde meilleur est possible. Dans les situations de catastrophe, dans les difficultés, dans plus de 40 pays à travers le monde, nous nous associons pour apporter des solutions audacieuses
Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables afin de leur donner des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l’une des crises humanitaires les plus importantes au monde.
Dans ce contexte, Mercy Corps RDC est à la recherche d’un.e Chef.fe de Base pour son bureau de Kinshasa.
Le poste :
Le/la Chef(fe) de Base assure des responsabilités de supervision, de coordination, de gestion et de représentation. Le/la Chef(fe) de Base veille au bon fonctionnement du bureau par la coordination et la supervision des opérations quotidiennes, l’anticipation des besoins pour le fonctionnement de la base, l’appui des activités des programmes et la supervision des équipes sur le terrain, la bonne gestion des ressources matérielles et financières, la gestion des aspects sécuritaires et la bonne intégration de Mercy Corps au sein des communautés locales et auprès des autorités administratives. Il.elle est le.la garant.e de l’application et du respect du Code de conduite et de toutes les politiques de Mercy Corps par l’ensemble du personnel travaillant dans la zone de sa responsabilité.
Responsabilités essentielles :
- Assurer la bonne gestion de la base via la supervision des Opérations (administration, logistique, achats, finances et ressources humaines) afin de soutenir au mieux les activités des programmes dans un climat de travail confortable et professionnel.
- Appuyer le suivi du contexte sécuritaire et le leadership décisionnaire des validations de sécurité jusqu’au niveau de risque « Elevé ».
- Assurer le soutien quotidien à la mise en œuvre des programmes, le suivi des activités mises en œuvre depuis sa base d’intervention. En étroite collaboration avec les Gestionnaires de Programme, il.elle apporte son appui à l’atteinte des objectifs du programme dans le respect des normes, du temps, du budget et selon les standards de qualité de Mercy Corps.
- Assurer la supervision administrative du personnel  Support de sa Base.
- Assurer la représentation de Mercy Corps dans sa zone de responsabilité.
- Assurer la liaison avec la partie gouvernementale dans sa zone de responsabilité (services de liaison).
- Supervision des Opérations
- Ressources Humaines et Logistique
- Superviser toutes les transactions logistiques notamment la gestion des biens incluant les petits matériels, les équipements, les véhicules, les consommables véhicules (carburants, lubrifiants et pièces de rechange).
- Superviser l’élaboration des rapports logistiques mensuels (inventaire de magasins, consommation de carburant, entretiens et réparations), vérifier leur conformité et en assurer la régularité.
- Veiller à la bonne gestion et maintenance des véhicules, superviser les déplacements et la bonne gestion du carburant
- S’assurer que les mouvements de la base et vers la base sont bien planifiés et exécutés
- S’assurer que tous les membres de l’équipe comprennent et se conforment aux politiques Mercy Corps, au Code de Conduite de l’organisation et au règlement d’ordre intérieur
- Superviser les personnels des opérations de la base, en étroite collaboration avec les responsables de département et organiser leur évaluation annuelle de performance
- En étroite collaboration avec les responsables en poste à Kinshasa, suivre le personnel technique du programme pour soutenir la qualité et le bon déroulement des activités
- Appui aux approvisionnements et aux finances
- S’engager avec les gestionnaires des programmes pour le suivi du plan d’approvisionnement pour sa base
- Valider les demandes d’achats locaux en fonction de son niveau d’autorité (voir Matrice d’autorités)
- Superviser le bon fonctionnement du circuit d’approvisionnement et s’assurer que la base est ravitaillée dans les délais
- Assurer une communication continue entre le programme et la logistique pour garantir une bonne planification de tous les achats
- Assurer une utilisation maximale des accords-cadres de sa base
- S’assurer que tous les contrats et conditions contractuelles sont respectés par le fournisseur et Mercy Corps et qu’ils respectent la législation locale
- S’assurer que les procédures d’achats sont suivies conformément aux exigences de la politique FP3 de Mercy Corps et s’assurer que les achats sont effectués de façon éthique
- Appuyer et accompagner les mouvements de trésorerie du bureau national vers le terrain selon les besoins, en étroite coordination avec le Manager Financier
- Assurer que le personnel financier sur la base respecte le règlement, les politiques et procédures de Mercy Corps, et se comporte de manière professionnelle en toutes circonstances
- Participer aux évaluations du personnel financier sur sa base en lien avec les responsables financiers de Goma
- Sécurité
En coordination avec le Senior Security Officer :
- Maintenir des contacts quotidiens avec les responsables de la sécurité de Kinshasa et/ou Goma et avec son superviseur pour la planification et l’autorisation des mouvements
- Recevoir, informer et prendre en charge les visiteurs Mercy Corps dans sa zone d’action
- S’assurer que tous les membres de l’équipe comprennent et se conforment aux politiques sécuritaires de Mercy Corps
- Surveiller le contexte et la situation en matière de sécurité en entretenant notamment des contacts réguliers avec les autorités de sa zone
- Participer aux réunions sécurité, notamment OCHA, INSO et fournir à la direction de Mercy Corps des rapports réguliers sur la situation sécuritaire
- S’assurer de la bonne performance de la société de gardiennage contractée pour la protection du bureau
- Avec l’appui des responsables de sécurite en RDC, développer et mettre en place un plan de sécurité local incluant un plan de contingence pour la base
- Appui à la mise en œuvre des programmes en étroite collaboration avec le responsable des programmes de la zone
- Créer un espace et une ambiance de travail favorisant une bonne mise en œuvre des programmes et veiller à une bonne entente entre le personnel des différents départements
- Coordonner l’élaboration des plans de travail de l’équipe support de sa zone d’activité de façon à garantir la cohérence avec le plan de travail de l’équipe programme
- Veiller au respect du calendrier commun par les membres de l’équipe de la base
- Superviser la mise en œuvre des activités, uniquement sur demande des responsables hiérarchiques du personnel programme de la base
- Organiser des réunions hebdomadaires de coordination entre tous les départements de la base
- Maintenir une communication fluide et régulière (au moins une fois par semaine) avec les responsables hiérarchiques techniques du personnel programme de la base
- Assurer que le personnel programme de la base respecte le règlement, les politiques et procédures de Mercy Corps, et se comporte de manière professionnelle en toutes circonstances
- Participer aux évaluations du personnel programme de la base en lien avec leurs responsables hiérarchiques.
- Garantir la bonne mise en œuvre du système de gestion des plaintes de Mercy Corps sur la zone d’intervention, en coordination étroite avec les départements de contrôle interne
- Conduire des visites de contrôle qualité en cas d’alerte pour préserver la réputation de Mercy Corps, en coordination étroite avec les responsables programme et les départements de contrôle interne et DMEL.
- Fournir des analyses de contexte et analyser les opportunités de développement et de financement dans la zone d’intervention sur demande des responsables de programmes à Kinshasa et/ou Goma
- Coordination, représentation et administration
- Représenter Mercy Corps auprès des autorités locales, des chefs religieux, des donateurs, des agences des Nations Unies, des ONG nationales et internationales et autres acteurs concernés dans sa zone de responsabilité.
- Se familiariser avec tous les aspects des programmes pour être en mesure de représenter Mercy Corps auprès des parties prenantes dans la zone d’intervention et de s’assurer de la pertinence des activités menées.
- Développer et maintenir des relations de travail et de coordination avec les organismes pertinents (ONG, associations, organismes d’État …) dans les différents secteurs d’intérêt de Mercy Corps.
En coordination avec l’officier chargé de l’administration :
- S’assurer d’une gestion administrative efficace en générale.
- Assurer l’obtention dans un délai raisonnable des visas des expatriés.
- Assurer une bonne organisation de la logistique pour les arrivées et départs des voyages externes.
- Gestion efficace des mouvements internes y, comprises les réservations d’Hôtels.
- Autres
- Fournir des rapports hebdomadaires et mensuels sur le fonctionnement de la base et la performance des Opérations, en faisant remonter les besoins de soutien et de formation au niveau national
- Se comporter à la fois professionnellement et personnellement de manière à faire honneur à Mercy Corps et à ne pas mettre en péril sa mission en République Démocratique du Congo ; exiger la même chose de tous les membres de l’équipe.
- Responsabilités en matière de protection (requises pour tous les rôles)
- Apprend activement sur la protection et l’intègre dans son travail, y compris la protection des risques et les mesures d’atténuation liées à son domaine de travail.
- Pratique les valeurs de Mercy Corps, y compris le respect de la dignité et du bien-être des participants et des autres membres de l’équipe.
- Encourage l’ouverture et la communication au sein de son équipe ; encourage les membres de l’équipe à soumettre des rapports s’ils ont des préoccupations en utilisant les mécanismes de signalement, par exemple la ligne d’assistance téléphonique pour l’intégrité et d’autres options.
Responsabilité de la supervision
Le/la Chef (fe) de Base assurera la supervision administrative de toute l’équipe support (Procurement, Logistique, Sécurité, RH/Admin, Finance, Sécurité) de sa zone de responsabilité, en étroite collaboration avec les superviseurs techniques respectifs.
Responsabilité
Relève directement de : Gestionnaire Pays des Opérations des Bases
Fonctionne directement avec : Les superviseurs techniques des départements supports et les responsables des programmes de sa zone de responsabilité.
