L’Institut international d’agriculture tropicale (IITA) est une organisation à but non lucratif qui développe des innovations agricoles pour répondre aux défis les plus urgents de l’Afrique : la faim, la malnutrition, la pauvreté et la dégradation des ressources naturelles. En collaboration avec divers partenaires en Afrique subsaharienne, nous améliorons les conditions de vie, renforçons la sécurité alimentaire et nutritionnelle, créons des emplois et préservons l’intégrité des ressources naturelles.
Adjointe de direction TAAT Clearinghouse
Responsabilités du poste
L’assistant(e) de direction travaillera en étroite collaboration avec le/la responsable du Centre d’échange TAAT, en lui apportant un soutien administratif, organisationnel et de coordination complet. Ce poste exige un haut niveau de professionnalisme, de discrétion, d’initiative et la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement multiculturel et dynamique. L’assistant(e) de direction jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien du Centre d’échange, la communication efficace avec les parties prenantes internes et externes, ainsi que le suivi rigoureux des actions stratégiques et opérationnelles.
Principales responsabilités
Soutien exécutif et administratif
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable du TAAT Clearinghouse et identifier de manière proactive les problèmes opérationnels nécessitant une attention particulière, en proposant des solutions pratiques le cas échéant.
- Gérer l’agenda du responsable du centre de compensation, notamment la planification des réunions, des rendez-vous, des engagements et des déplacements officiels.
- Coordonner la logistique des missions, réunions, ateliers et conférences, y compris les arrangements de voyage, les visas, l’hébergement et le traitement des indemnités journalières pour le responsable du Clearinghouse et les experts TAAT.
- Filtrer, prioriser et gérer un volume important de correspondance, d’appels et d’informations, en assurant des réponses rapides et professionnelles.
- Rédiger, au besoin, la correspondance, les notes d’information, les rapports, les présentations et les réponses au nom du responsable du centre de compensation.
Coordination des réunions et des partenariats
- Préparer et soutenir les réunions du TAAT Clearinghouse, y compris les réunions de coordination interne, les réunions avec les partenaires et les événements institutionnels.
- Prenez des notes, notez les points d’action et assurez un suivi systématique des décisions et des tâches.
- Servir de point focal et de liaison entre le TAAT Clearinghouse, l’écosystème TAAT (PMU, Compacts, PSC), l’administration de l’IITA, le programme CGIAR S4I et d’autres partenaires externes.
Gestion des connaissances
- Développer, maintenir et mettre à jour régulièrement les bases de données administratives et opérationnelles afin de soutenir le bon fonctionnement du centre de compensation et la facilité de récupération des informations.
- Maintenir un système de classement et d’archivage organisé pour la documentation du TAAT Clearinghouse, y compris la correspondance, les rapports, les contrats et les procédures (à la fois électroniques et sur support papier).
- Garantir la confidentialité, la discrétion et la protection des données lors du traitement des informations sensibles.
soutien financier et budgétaire
- Appuyer la préparation des budgets opérationnels annuels et des rapports financiers du TAAT Clearinghouse.
- Suivre les dépenses par rapport aux budgets approuvés et signaler rapidement les écarts ou les problèmes au responsable du centre de compensation.
- Préparer et soumettre les justifications de dépenses et les pièces justificatives dans Oracle et d’autres systèmes financiers pertinents, conformément aux procédures de l’IITA et des donateurs.
- Appuyer les processus d’approvisionnement en biens, services et équipements nécessaires aux opérations de la Clearinghouse, en coordination avec les unités concernées de l’IITA.
Suivi et coordination
- Suivre les missions et les projets délégués par le responsable du centre de ressources aux employés et aux consultants, en veillant à la livraison des résultats dans les délais impartis.
- Suivre l’avancement des missions, des livrables et des exigences en matière de rapports, et fournir des mises à jour régulières sur l’état d’avancement.
- Faciliter une communication et une coordination internes efficaces au sein de l’équipe du Clearinghouse et avec les autres unités de l’IITA.
- Effectuer toute autre tâche qui pourrait être assignée par le responsable du centre de traitement TAAT.
Exigences
Qualifications et expérience requises
- Baccalauréat ou diplôme d’études supérieures en secrétariat de direction, gestion administrative, gestion de bureau, administration de projet.
- Au moins 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction, assistant(e) administratif(ve) principal(e) ou poste similaire, de préférence au sein d’une organisation internationale ou d’un programme financé par des donateurs.
- Expérience avérée en matière de soutien à la haute direction et de coordination d’agendas, de réunions et de missions complexes.
- Excellentes compétences organisationnelles, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et de respecter des délais serrés.
Compétences et aptitudes requises
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en français ; connaissance pratique de l’anglais.
- Haut niveau de professionnalisme, d’intégrité, de discrétion et de confidentialité.
- Esprit proactif et axé sur les solutions, avec un grand souci du détail.
- Capacité à travailler de manière autonome et au sein d’une équipe multiculturelle.
- Excellentes aptitudes relationnelles et capacité à assurer une liaison efficace avec les hauts fonctionnaires, les partenaires et les parties prenantes.
Lieu d’affectation : Cotonou, République du Bénin
