Le Comité international de secours (IRC) intervient lors des crises humanitaires les plus graves au monde, contribuant à rétablir la santé, la sécurité, l’éducation, le bien-être économique et l’autonomie des populations dévastées par les conflits et les catastrophes. Fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus importantes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde. Présent dans plus de 40 pays et 29 villes américaines, il aide les populations à survivre, à reprendre leur avenir en main et à renforcer leurs communautés. Acteurs engagés pour l’humanité, les employés de l’IRC ont un impact durable en redonnant sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes. Si vous êtes une personne passionnée, orientée solutions et désireuse de contribuer au changement, rejoignez-nous et contribuez à améliorer concrètement la vie de millions de personnes à travers le monde pour un avenir meilleur.
POSTE : Assistant administratif et logistique
Aperçu du poste :
- L’assistant(e) administratif(ve) et logistique apporte un soutien essentiel au quotidien au département administratif et logistique ainsi qu’à l’ensemble de l’équipe. Ce poste consiste à assurer l’exécution efficace des tâches administratives et logistiques, garantissant ainsi le bon fonctionnement du bureau et des activités de projet, conformément aux politiques et procédures de l’IRC.
Principales responsabilités :
1. Soutien administratif
- Assurer le premier contact avec les visiteurs et les appels entrants, en offrant une présence professionnelle et accueillante.
- Gérer le calendrier du bureau et planifier les rendez-vous et les réunions selon les demandes.
- Contribuer à la mise à jour du système de classement de tous les documents administratifs et logistiques, qu’ils soient physiques ou électroniques.
- Préparer et diffuser la correspondance, les notes de service, les lettres et les formulaires.
- Veiller à ce que le bureau soit bien approvisionné en fournitures et articles de papeterie nécessaires et aider à leur distribution et à leur suivi.
- Superviser le personnel de nettoyage et d’entretien et signaler tout problème ou besoin de réparation au superviseur.
- Participer à la gestion du matériel de bureau, notamment à l’étiquetage et au suivi des articles.
- Appuyer l’organisation et la coordination des ateliers, des réunions et des événements.
2. Soutien logistique
- Contribuer à l’organisation du transport et de l’hébergement pour les déplacements du personnel et les activités liées au projet.
- Aide à la gestion du parc automobile de l’entreprise, notamment le suivi des carnets de bord, de la consommation de carburant et la planification de l’entretien régulier.
- Assister le superviseur dans la gestion des stocks et des inventaires au bureau et en entrepôt, en veillant à la bonne documentation de tous les mouvements.
- Aider à la réception et à la distribution des marchandises, en veillant à ce que tous les articles soient correctement documentés et en bon état.
3. Soutien financier et documentaire
- Participer à la préparation des demandes de paiement pour les frais administratifs et logistiques, en veillant à ce que tous les documents justificatifs soient joints.
- Gérer les transactions en espèces et participer au rapprochement et à la documentation des dépenses.
- Conservez un registre de tous les contrats, baux et accords logistiques et administratifs.
4. Sûreté et sécurité
- Contribuez à garantir un environnement de bureau sûr et sécurisé en signalant tout problème de sécurité.
- Veillez à ce que tous les employés et visiteurs respectent les protocoles de sécurité de base du bureau.
Exigences du poste :
Éducation (Connaissances)
- Diplôme ou licence en administration des affaires, en logistique ou dans un domaine connexe.
- 2 à 3 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif ou logistique, de préférence au sein d’une ONG.
- Connaissances de base des procédures d’approvisionnement et de logistique.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel).
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer efficacement plusieurs tâches simultanément.
- Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
- Un souci du détail et une précision exceptionnels.
- Proactif, avec une attitude positive et axée sur les solutions.
- Capacité à travailler efficacement en équipe.
- Maîtrise de l’anglais et du français.
Compétences et aptitudes :
- Un sens aigu de l’intégrité personnelle.
- Le souci du détail.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément.
- Esprit d’équipe et aptitudes à résoudre les problèmes.
- capable de travailler sous pression.
L’IRC et ses employés doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans le Code de conduite de l’IRC : intégrité, service et responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques relatives à la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, à la protection de l’enfance, à la lutte contre le harcèlement au travail, à l’intégrité financière et à la protection contre les représailles.
