Terre des hommes (Tdh) est la principale organisation suisse d’aide à l’enfance. Depuis plus de 50 ans, la Fondation vient en aide aux enfants dans le besoin et défend leurs droits sans distinction de race, de croyance ou d’appartenance politique.
POSTE 1 : Responsable RH et Admin
Description générale du poste :
Fournir un soutien efficace en matière de ressources humaines et d’administration afin d’assurer le bon fonctionnement des bureaux, conformément aux politiques et procédures de Tdh et à la législation du travail locale. Le/la responsable RH/Administration est chargé(e) de la gestion des activités quotidiennes RH et administratives, notamment la supervision du personnel de soutien, le suivi des bénévoles et des employés journaliers, et la mise en œuvre efficace des processus liés au personnel, tels que la gestion du temps de communication, les réclamations et la tenue des dossiers.
Principales responsabilités
Gestion des ressources humaines
- Recrutement et intégration :
- Aider au recrutement et à l’intégration du personnel, des bénévoles et des travailleurs journaliers.
- Veiller à ce que le personnel et les bénévoles reçoivent une orientation et une intégration adéquates au sein des opérations de Tdh.
- Gestion des congés et des présences :
- Suivre et gérer les présences et les congés du personnel, des bénévoles et des travailleurs journaliers.
- Collaborer avec les agents de terrain pour assurer la soumission précise et ponctuelle des registres de présence et de temps de travail.
- Gestion de la performance :
- Soutenir la mise en œuvre des processus d’évaluation du rendement du personnel et des bénévoles.
- Contribuer à la coordination des sessions de formation et de renforcement des capacités destinées au personnel, aux bénévoles et aux travailleurs journaliers.
- Relations avec les employés et les bénévoles :
- Répondre aux demandes courantes du personnel, des bénévoles et des travailleurs journaliers et transmettre les problèmes complexes au superviseur RH/administration.
- Favoriser un environnement de travail positif et inclusif pour l’ensemble du personnel.
- Gestion du temps d’antenne et des réclamations :
- Gérer les allocations mensuelles de temps de communication pour le personnel conformément aux budgets approuvés et aux exigences opérationnelles.
- Traiter les réclamations et les plaintes du personnel liées aux organismes de gestion de la santé (HMO), en assurant un règlement rapide.
Responsabilités administratives
- Gestion de bureau :
- Veillez à ce que le bureau soit bien organisé, fonctionnel et propre.
- Superviser l’entretien des installations et coordonner les réparations, y compris les réparations mineures du mobilier et des équipements de bureau, de la maison d’hôtes et de la cuisine.
- Surveillance:
- Superviser le cuisinier et le personnel de nettoyage afin de s’assurer que leurs tâches sont effectuées efficacement et professionnellement.
- Mener des entretiens réguliers sur les performances et fournir un retour d’information au personnel supervisé.
- Approvisionnement et fournitures :
- Gérer les fournitures de bureau, en veillant à des niveaux de stock adéquats et à un réapprovisionnement en temps opportun.
- Assurer la liaison avec l’équipe logistique pour l’approvisionnement en matériaux et équipements.
- Gestion et reporting des documents :
- Maintenir des systèmes de classement et d’archivage appropriés pour les dossiers des RH, administratifs, des bénévoles et des travailleurs journaliers.
- Assurer l’archivage général des dossiers du personnel, y compris les dossiers des bénévoles et la gestion des cartes d’identité du personnel.
- Préparer le rapport mensuel sur le chiffre d’affaires concernant le statut d’immigration des expatriés et les autres mises à jour nécessaires.
- Hébergement:
- Assurer une bonne gestion des maisons d’hôtes, notamment en ce qui concerne la propreté et la préparation à l’occupation.
- Gestion des bénévoles :
- Superviser le recrutement et l’intégration des bénévoles, en veillant à leur adéquation avec les besoins opérationnels.
- Collaborer avec les agents de terrain pour gérer les feuilles de suivi du temps des bénévoles et assurer le traitement rapide des paiements.
- Fournir aux bénévoles des moyens d’identification appropriés (par exemple, des cartes d’identité).
- Tenir à jour une base de données des bénévoles et suivre leur engagement et leurs performances.
- Engagement quotidien des travailleurs :
- Faciliter le recrutement et l’intégration des travailleurs journaliers pour des tâches à court terme.
- Suivre et vérifier la présence quotidienne des employés, en assurant une tenue de registres précise pour le traitement des paiements.
- S’assurer que les travailleurs journaliers respectent les politiques et les normes de sécurité de Tdh pendant leur service.
Relations de travail clés
- En interne : Coordinateur Finances/Administration/RH, Superviseur RH/Administration, Agents RH/Administration, Équipe Finances, Équipe Logistique, Personnel de programme.
- Intervenants externes : bénévoles, travailleurs journaliers, fournisseurs, organismes gouvernementaux, autorités locales
Sécurité
- Respectez les réglementations de sécurité de Tdh.
Autre
- Respectez pleinement le code de conduite de Tdh et veillez à ce que la politique de protection de l’enfance soit toujours respectée.
- Veiller au respect des normes et exigences de qualité de Tdh dans toutes les activités du projet.
- Respecter et veiller à ce que l’équipe sous sa responsabilité respecte les règlements et procédures administratifs et logistiques de Tdh.
Compétences et aptitudes :
- Diplôme universitaire en ressources humaines, droit, administration/gestion des affaires ou domaine connexe.
- Expérience minimale de 3 ans en tant que responsable RH/administration ou poste similaire.
- Une expérience préalable au sein d’une ONG internationale est un atout majeur.
- Connaissances dans les domaines suivants : droit du travail local, recrutement, intégration, gestion du personnel, gestion des congés, compétences informatiques.
- Expérience avérée en gestion d’équipe et de personnel.
- Sens aigu de l’intégrité, de la rigueur et de la flexibilité.
- Solides compétences en organisation, en gestion du temps et en négociation.
- Excellentes compétences en communication orale, écrite et en rédaction de rapports en anglais
Exigences supplémentaires :
- Capacité à travailler dans le cadre des valeurs fondamentales de Tdh Nigeria.
- Une expérience antérieure dans un rôle similaire dans le Nord-Est est considérée comme un atout.
- La compréhension de la ou des langues locales est un atout supplémentaire.
