Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et, en tant que principale agence onusienne dans le domaine des migrations, elle travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’engage à promouvoir des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous. Elle remplit cette mission en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Description de l’emploi
Les candidatures internes et externes sont les bienvenues. Pour tous les postes vacants à l’OIM, les candidatures des candidats qualifiés et admissibles de premier niveau sont examinées avant celles des candidats qualifiés et admissibles de second niveau lors du processus de sélection. Pour ce poste, les candidats internes sont considérés comme des candidats de premier niveau.
Responsabilités
- Aider à la mise en œuvre et au suivi des aspects liés à l’approvisionnement et aux besoins logistiques pour soutenir les activités humanitaires de l’OIM au Togo, y compris le maintien des systèmes/procédures pour l’approvisionnement, la fourniture et la contractualisation de biens/travaux/services, la gestion de la flotte, la gestion des actifs, la documentation et la mise à niveau des équipements.
- Assurer la liaison avec l’assistante chargée de la logistique et des achats concernant les demandes et les besoins en matière d’achats et les consolider.
- Vérifiez les formulaires de demande d’achat soumis à l’unité d’achat pour s’assurer qu’ils sont complets en ce qui concernent les signatures nécessaires, les WBL et l’autorisation finale du chef bureau et de la CoM ou de son officier désigné.
- Enregistrer toutes les demandes d’achat (PR) et les bons de commande (PO) dans WAVE de manière précise et opportune ; saisir correctement toutes les demandes et engagements d’achat dans le système.
- Assurer le suivi de l’état des bons de commande et tenir les clients au courant du délai de livraison accru ou de tout changement pouvant affecter ou modifier les conditions de livraison anticipées.
- S’assurer, par le biais de procédures établies, que tous les biens/travaux/services reçus sont conformes aux termes et spécifications des PO/Contrats respectifs.
- Enregistrer tous les biens nouvellement acquis dans WAVE et leur attribution des numéros de référence respectifs. Apposer correctement des autocollants de code d’actif sur les actifs nouvellement acquis, reflétant le numéro principal d’actif généré par WAVE.
- Soumettre à l’unité des finances les demandes de paiement accompagnées de pièces justificatives afin d’effectuer les paiements au sein de la mission. Assurer le suivi avec l’unité financière pour s’assurer que les comptes des fournisseurs sont réglés à temps.
- S’assurer que les « formulaires d’affectation des actifs » sont signés par les bénéficiaires lorsqu’ils appartiennent aux actifs aux membres du personnel de l’OIM pour des questions liées au travail. S’assurer que les « formulaires de remise des actifs » sont signés par le membre du personnel lors de la remise des actifs au stock.
- Effectuer le comptage physique annuel des actifs, mettre à jour la liste dans WAVE. Maintenir instantanément à jour les registres d’inventaire de tous les actifs de l’OIM.
- Suivre les déplacements quotidiens des chauffeurs. Aide à la coordination des besoins de transport du bureau. Mettre en place un système approprié de répartition et de suivi des véhicules. Vérifiez que tous les chauffeurs respectent correctement leur journal de bord. Contrôler les carnets de bord des véhicules sur une base hebdomadaire, ainsi que les registres de consommation de carburant et de service/maintenance.
- Entreprendre toute autre tâche dans les limites des capacités du titulaire et qui pourrait lui être confiée.
Qualifications
Éducation
- Diplôme d’études secondaires avec quatre (4) et d’expérience pertinente. Ou ;
- Licence en Administration des Affaires, Logistique, Gestion de la chaîne d’approvisionnement ou tout autre domaine connexe avec deux (2) années d’expérience pertinente.
Les universités accréditées sont celles qui figurent dans la base de données mondiale de l’UNESCO sur l’enseignement supérieur .
Expérience
- Maîtrise des applications Microsoft Office, par exemple Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook ; une expérience préalable dans WAVE constitue un avantage certain ;
- Souci du détail, capacité à organiser la paperasse de manière méthodique.
- Discret, orienté vers les détails et les clients, patient et disposé à apprendre de nouvelles choses ; et,
- Une expérience professionnelle préalable auprès d’organisations humanitaires internationales, d’institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un cadre multiculturel est un avantage.
Compétences
- Bonne capacité de communication orale et de bonne présentation ainsi que capacité de contrôle de soi en toute situation.
- Engagement personnel, efficacité, flexibilité et motivation.
- Forte capacité à travailler seul et harmonieusement avec un groupe et dans un environnement multiculturel.
Langues
- Pour tous les candidats, la maîtrise du français et de l’anglais est requise (Oral et écrit).
Les langues officielles de l’OIM sont l’anglais, le français et l’espagnol.
Les compétences linguistiques requises seront spécifiquement évaluées au cours du processus de sélection, qui peut comprendre des évaluations écrites et/ou orales.
Compétences requises
Le référentiel de compétences de l’OIM est disponible à ce lien . Les compétences seront évaluées lors du processus de sélection.
Valeurs – Tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces trois valeurs :
- Inclusion et respect de la diversité : Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l’inclusion.
- Intégrité et transparence : Maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles et aux normes de conduite de l’organisation.
- Professionnalisme : Fait preuve d’une capacité à travailler avec calme, compétence et engagement, et exerce un jugement sûr face aux défis quotidiens.
- Courage : Fait preuve de volonté à prendre position sur des questions importantes.
- Empathie : Fait preuve de compassion envers les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.
Compétences fondamentales – indicateurs comportementaux (niveau 1)
- Travail d’équipe : Développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre elles afin d’atteindre des objectifs communs et d’optimiser les résultats.
- Obtention de résultats : Fournit des résultats de qualité, dans le respect des délais et avec un sens aigu du service. Fait preuve d’initiative et s’engage à atteindre les objectifs convenus.
- Gestion et partage des connaissances : Cherche constamment à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.
- Responsabilité : S’engage à atteindre les priorités de l’organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées.
- Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique les sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.
Compétences managériales – indicateurs comportementaux (niveau 1) (applicable uniquement si le poste comporte des subordonnés directs)
- Leadership : Définit une orientation claire, montre l’exemple et démontre sa capacité à concrétiser la vision de l’organisation. Aide les autres à réaliser et à développer leur potentiel de leadership et professionnel.
- Donner aux autres les moyens d’agir : Créer un environnement favorable où le personnel peut contribuer au mieux et développer son potentiel.
- Instaurer la confiance : Favorise les valeurs partagées et crée un climat de confiance et d’honnêteté.
- Pensée stratégique et vision : œuvre de manière stratégique à la réalisation des objectifs de l’organisation et communique une orientation stratégique claire.
- Humilité : Fait preuve d’humilité et reconnaît volontiers ses propres faiblesses.
Notes
- Toute offre faite au candidat en lien avec cet avis de vacance de poste est soumise à la confirmation du financement.
- Ce processus de sélection peut servir à pourvoir des postes similaires dans différents lieux d’affectation. Les candidats retenus pourront être nommés à un poste similaire pendant une période de 24 mois.
- Ce poste est soumis au recrutement local. Seules les personnes titulaires d’un permis de séjour et de travail valide pour le pays où le poste est basé pourront postuler.
- La nomination sera subordonnée à la certification de l’aptitude médicale du candidat à exercer ses fonctions, à la vérification de son lieu de résidence, de son visa et, le cas échéant, des autorisations du gouvernement concerné.
- L’OIM applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’OIM, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination fondée sur le sexe, la nationalité, l’âge, la race, l’orientation sexuelle, l’origine religieuse ou ethnique ou le handicap.
- L’OIM ne perçoit aucun frais à quelque étape que ce soit de son processus de recrutement (candidature, entretien, traitement du dossier, formation ou autres frais). L’OIM ne demande aucune information relative aux comptes bancaires.
- L’OIM n’accepte que les candidatures dûment remplies et soumises via son système de recrutement en ligne. Cet outil permet également aux candidats de suivre l’état d’avancement de leur candidature.
Pour plus d’informations et pour consulter d’autres offres d’emploi, nous vous invitons à visiter notre site web : Carrières et offres d’emploi de l’OIM.
