Le groupe Agence française de développement (AFD) met en œuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale. Il finance, accompagne et accélère les transitions vers un monde plus cohérent et résilient.
Quel sera votre rôle ?
Missions
L’assistante de direction basée à Casablanca a pour mission principale d’appuyer les Directions régionales Afrique du Nord de l’AFD et de PROPARCO dans leur fonctionnement quotidien, l’organisation de leurs activités, la coordination logistique et administrative, ainsi que la préparation des temps forts des directions.
Activités principales
- Appui à l’organisation et au fonctionnement de la direction régionale
Assurer la gestion d’agendas complexes et évolutifs (réunions, missions, congés, absences, et priorités)
Coordination de séquences institutionnelles et commerciales, incluant des rendez-vous de haut niveau
Coordonner l’organisation logistique quotidienne (déplacements, salles de réunion, équipements, fournitures, prestataires et notamment chauffeur)
Assurer le suivi administratif des prestataires en lien avec le chargé de gestion avec un partage du suivi
Contribuer à la fluidité de la circulation de l’information au sein de la direction
- Organisation et coordination des missions
Préparer et assurer la circulation des ordres de mission
Organiser les déplacements professionnels[MF1] fréquents (réservations de billets, hébergements, logistique associée) des agents de la direction, ainsi d’appuyer les déplacements professionnels des agents du Groupe AFD au Maroc (hébergements et logistique associée)
Préparer les dossiers de mission (visas, documents administratifs, supports nécessaires)
Veiller à l’anticipation et à la bonne coordination des contraintes logistiques liées aux déplacements
Gestion réactive des ajustements d’agenda de dernière minute.
- Appui administratif et bureautique
Rédiger les courriers à la demande de la direction
Concevoir et mettre en forme des présentations PowerPoint et documents de travail
Assurer la réception, l’enregistrement, la diffusion et l’archivage du courrier et des documents (en français et en anglais)
- Accueil et interface
Assurer l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes
Être un point de contact pour les partenaires, prestataires et visiteurs
Contribution à la qualité de l’image institutionnelle et professionnelle de la Direction.
- Gestion documentaire et archivage
Organiser le classement et l’archivage des documents relevant de ses prérogatives
Veiller à la bonne tenue des archives physiques et numériques
Appuyer le chargé de gestion au besoin pour les inventaires (bureaux, équipements, logements le cas échéant)
- Organisation des temps forts et événements
Appuyer l’organisation d’événements internes (séminaires, réunions élargies, teambuilding, repas d’équipe) et externes (conférences, forums[MF2] …)
Coordonner les aspects logistiques et organisationnels en lien avec les parties prenantes concernées
Contribution à la préparation des séquences institutionnelles et commerciales de haut niveau.
- Appui administratif au suivi des sujets de sécurité
Assurer le suivi administratif des dispositifs de sécurité (DSA, livret du missionnaire, documents et procédures associés)
Appuyer l’organisation des briefings sécurité à destination des nouveaux arrivants
Contribuer à la bonne circulation de l’information sécurité auprès de l’équipe, en lien avec les référents concernés
- Appui à la continuité de la gestion en l’absence du chargé de gestion
Assurer l’intérim administratif du chargé de gestion en son absence
Servir de point de contact avec la plateforme régionale de gestion pour les sujets courants.
Qui recherchons nous ?
Formation et expérience
- Formation supérieure de niveau Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative, secrétariat ou domaine équivalent
- Expérience confirmée (minimum 5 ans minimum) sur un poste similaire, idéalement dans un environnement institutionnel, international ou multiculturel
Compétences techniques
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Capacité à produire des documents clairs, structurés et de qualité professionnelle
- Très bonne organisation du travail administratif et documentaire
- Capacité à gérer des agendas complexes et des priorités multiples
- Capacité à prioriser et à anticiper les échéances stratégiques dans un contexte d’agendas mouvants.
- Bonne maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit
Qualités humaines et relationnelles
- Sens aigu de l’organisation, rigueur et fiabilité
- Discrétion et respect strict de la confidentialité
- Autonomie et capacité d’anticipation
- Réactivité et gestion du stress.
- Polyvalence, réactivité et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle
- Excellent sens du service et de la relation professionnelle
- Aisance relationnelle et capacité à évoluer dans un environnement multiculturel
- Bonnes capacités rédactionnelles et esprit de synthèse
- Goût pour le travail en équipe et la coordination transverse.
Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
La Direction Régionale Afrique du Nord couvre quatre pays actifs : le Maroc, l’Algérie, la Tunisie et l’Égypte. Elle intervient dans un environnement institutionnel exigeant, à forts enjeux partenariaux, financiers et politiques. Afin de garantir un fonctionnement fluide, efficace et sécurisé de la Direction régionale, celle-ci s’appuie sur une assistante de direction expérimentée, véritable point d’appui transversal pour l’équipe, contribuant à la qualité de l’organisation, de la coordination administrative et logistique, ainsi qu’à la préparation des séquences institutionnelles et commerciales. Le poste requiert autonomie, sens de l’anticipation et capacité à évoluer dans un environnement multiculturel et à rythme soutenu. L’assistante exerce sous l’autorité hiérarchique de la Directrice régionale AFD, avec un lien fonctionnel étroit avec la Directrice régionale PROPARCO et la Responsable de la gestion [Les équipes de la Direction régionale AFD se composent de 10 personnes et de 8 personnes pour la Direction régionale PROPARCO]
Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement (AFD)?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.
