Date : 08-juil-2022
Lieu : Abuja, Nigéria
Entreprise : Plan International
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante à but non lucratif qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles. Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte, et permettons aux enfants de se préparer – et de répondre – aux crises et à l’adversité. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant, mais savons que cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination.
En travaillant avec des enfants, des jeunes, des sympathisants et des partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels les filles et les enfants vulnérables sont confrontés. Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays, entraînant des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances. Plan International est enregistré au Nigeria auprès de la Corporate Affairs Commission.
Poste 1 : Responsable People and Culture – Développement
Lieu : Abuja
RÔLE BUT
Assurer une gestion efficace et efficiente des activités liées aux ressources humaines en vue de la mise en œuvre du programme de développement de Plan Nigeria. En collaboration avec le responsable des personnes et de la culture, le rôle fournit un soutien technique à tous les systèmes des personnes et de la culture pour le programme de pays et garantit que tous les processus, procédures et pratiques des personnes et de la culture sont conformes aux politiques et aux meilleures pratiques de Plan International. Le poste est également le leader administratif et stratégique de la réponse développementale.
DIMENSIONS DU RÔLE
Relevant du chef des personnes et de la culture, le gestionnaire des personnes et de la culture coordonnera et veillera à ce que le service des personnes et de la culture atteigne ses objectifs fondamentaux au sein du programme de développement et de l’organisation. Le titulaire du poste gérera en ligne les agents des personnes et de la culture dans le programme de développement et les autres rôles des personnes et de la culture basés au bureau de pays.
RESPONSABILITÉS
- Gérer toutes les questions liées aux personnes et à la culture avec le soutien du responsable des personnes et de la culture, notamment en veillant à ce que le personnel comprenne et respecte les manuels du personnel et des P&C.
- Dirige et coordonne tous les processus de recrutement et de sélection pour le programme de développement et s’assure que tous les documents de recrutement sont traités pour les approbations nécessaires.
- Planifie et organise l’intégration des nouveaux employés pour leur permettre de s’installer plus rapidement et facilement.
- Élaborer et mettre en œuvre un plan de renforcement des capacités pour tout le personnel, les associés et les partenaires sur les politiques, processus et procédures organisationnels clés
- Tient à jour les organigrammes du programme de développement, les descriptions de poste et les dossiers des employés pour répondre aux besoins du programme.
- Assure le respect de la politique et des pratiques RH qui sont conformes à la politique mondiale et conformes aux exigences légales et législatives locales qui empêchent les conflits organisationnels.
- Fournir un encadrement et des conseils aux gestionnaires et aux superviseurs sur toutes les questions de RH, en promouvant l’équité et la transparence dans le traitement des pratiques de gestion des personnes, y compris la dénonciation disciplinaire, les griefs pour maintenir la cohérence et l’équité au sein de l’organisation.
- Avec le soutien du responsable du personnel et de la culture, effectue une analyse annuelle des besoins de formation pour tout le personnel, recherche, planifie et dispense une formation pour combler les écarts de performance.
- Soutenir les managers et le personnel dans la mise en œuvre du processus de gestion de la performance de Plan International.
- Assure la liaison avec les supérieurs hiérarchiques pour développer et maintenir des plans de succession pour les rôles clés du programme pour une transition en douceur des rôles clés et également mettre en œuvre des plans de développement de carrière
- Facilite les activités qui motiveraient et soutiendraient la rétention du personnel pour retenir le meilleur personnel.
- Maintient l’harmonie / le travail d’équipe au sein du personnel pour créer un environnement de travail sain et de qualité qui améliore les performances.
- Gère les congés annuels de l’ensemble du personnel
- Coordonne la soumission en temps opportun de la feuille de temps approuvée pour tout le personnel dans la réponse
- Participe pleinement aux réseaux locaux d’ONG ou de ressources humaines multisectorielles et veille à ce que l’apprentissage et les meilleures pratiques soient partagés et utilisés
- Gère tout le processus d’intégration du personnel et le processus de sortie sur le système HRIS
- Travaille avec le supérieur hiérarchique pour assurer l’inscription et la gestion du personnel sur l’assurance vie et maladie collective
- Avec le soutien du supérieur hiérarchique, traite tous les paiements liés aux RH au personnel et aux tiers (indemnités de réinstallation, paiement des droits finaux, etc.)
- Assure une gestion efficace de tous les avantages du personnel – dans le programme de développement (service HMO, etc.)
- Veiller à ce que le personnel fournisse une documentation complète et appropriée pour la gestion de la paie
- Travaille en étroite collaboration avec le responsable du personnel et de la culture pour l’administration de la paie
- Veiller à ce que tous les processus de départ du personnel soient terminés, notamment en veillant à ce que le personnel qui quitte le personnel reçoive des indemnités de fin de carrière, le cas échéant
- Agit en tant que premier point de contact pour toutes les plaintes du personnel du programme de développement et du bureau de pays.
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable des ressources humaines et de la culture pour s’assurer que tous les KPI régionaux et mondiaux sont soumis en temps opportun
- Participer au processus annuel de budgétisation et de planification du département P&C
- Veiller à ce qu’un système de gestion de fichiers approprié soit maintenu pour le personnel à temps plein et le personnel ad hoc dans tous les sites du programme de développement
- Prend en charge les processus d’audit interne et externe
- Effectue toute autre tâche qui lui est assignée pour soutenir la réalisation des objectifs organisationnels.
EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES
Essentiel
- Un baccalauréat ès sciences en gestion des ressources humaines / sciences sociales ou d’autres cours connexes. Toute certification professionnelle pertinente et une maîtrise seront un avantage supplémentaire.
- Au moins 3 à 5 ans d’expérience professionnelle pratique dans la gestion des systèmes de ressources humaines dans une organisation similaire
- Connaissance des lois nigérianes.
- Expérience de la mise en œuvre réussie de politiques et de pratiques organisationnelles en matière de RH.
- Expérience dans une fonction de spécialiste des ressources humaines, conception organisationnelle, gestion des performances, gestion des récompenses, recrutement et sélection, ou formation et développement
- Excellente écriture et expression orale en anglais
Compétences et connaissances
- Compétences de base en ressources humaines
- Communique clairement et efficacement en fonction du public
- Posséder de bonnes compétences en rédaction de rapports
- Passion pour l’apprentissage et le développement.
- Bonnes compétences en informatique.
- Joueur d’équipe
Plan International Nigeria est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la religion, le sexe ou les handicaps. Plan International Nigeria est pleinement engagé dans la protection de l’enfance afin d’empêcher les enfants de toutes les formes d’abus. Les femmes sont fortement encouragées à postuler. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés
Poste 2 : Responsable Financier Pays
RÔLE BUT
Le but de ce poste est :
- Assurer la direction et la gestion globales de la fonction financière, promouvoir la gérance financière, la responsabilité, la fiabilité et l’exactitude des rapports financiers, assurer une gestion efficace des ressources, la comptabilité et les rapports ainsi que l’utilisation et la protection des actifs.
- Mettre en œuvre des politiques financières pour le budget, la gestion de trésorerie, la comptabilité des subventions et des autres donateurs, l’examen financier du projet, la comptabilité et les rapports conformément aux processus et politiques de Plan International Inc.
DIMENSIONS DU RÔLE
- Le poste gère directement 5 personnes au sein du département des finances du pays.
- L’équipe Country Finance est composée d’environ 29 personnes, y compris des comptables de terrain et de projet
- Le Country Finance Manager dirige les services financiers fournis au sein de Plan International Nigeria, qui dispose d’un budget annuel d’environ 30 millions d’euros.
- Membre de l’équipe de direction du pays
RESPONSABILITÉS
Supervision et développement d’une équipe financière excellente et performante dans le pays
- Développer, motiver et retenir le personnel financier actuel et recruter de nouveaux employés si nécessaire,
- Établir et mettre en œuvre des plans de développement et de formation pour l’ensemble du personnel financier,
- Diriger des réunions régulières des membres de l’équipe des finances, y compris ceux des domaines de mise en œuvre et d’impact du programme (PIIA),
- Veiller à ce que la gestion des performances de tout le personnel financier soit conforme à la norme mondiale.
Les rapports financiers et la tenue des registres des subventions sont complets, bien tenus et exacts
- Veiller à ce que tous les budgets de subventions soient entièrement chiffrés ; inclure le recouvrement des dépenses de personnel et des services de soutien,
- Tenir à jour les registres des dépenses de subventions, y compris les pièces justificatives approuvées par l’autorité compétente,
- Assurer la soumission en temps voulu de rapports financiers précis aux donateurs,
- Maintenir un suivi étroit des avances aux partenaires, des rapports de dépenses par les partenaires et des pièces justificatives complètes et s’assurer qu’au moins 20 % de toutes les liquidations des partenaires sont vérifiées par vous,
- Veiller à ce que les partenaires respectent strictement les nouvelles directives de partenariat local de Plan international Nigeria.
La direction et les équipes de Plan Nigeria sont soutenues par des services financiers efficaces, des informations financières et des conseils
- Soutenir le directeur de pays dans la préparation des demandes de financement et la communication d’autres plans d’affaires au bureau régional,
- Rapporter les PIIA et les résultats du bureau de pays par rapport au budget, et d’autres mesures financières clés à l’équipe de direction du pays, y compris des conseils sur les problèmes mis en évidence par les finances et les recommandations pour les résoudre,
- Soutenir la paie, les déclarations réglementaires et la conformité fiscale au besoin,
- Fournir des services de paiement efficaces au personnel de Plan International Nigeria,
- Veiller à ce que la diligence raisonnable financière des partenaires soit effectuée dans le cadre des processus d’évaluation des partenaires.
La budgétisation et la planification sont basées sur des données financières excellentes et opportunes
- Organiser et contrôler le budget annuel et les processus de reprévision trimestrielle, y compris la communication des instructions, le respect des délais,
- Assurer l’examen et la mise à jour trimestriels des budgets opérationnels des pays.
Les rapports financiers et la gestion de la trésorerie sont exacts et conformes aux politiques et procédures établies
- Gérer le grand livre général et les processus de gestion de trésorerie, y compris les prévisions de trésorerie, les comptes de bilan,
- Veiller à ce que les meilleurs processus et pratiques financières soient maintenus et en introduire de nouveaux, le cas échéant,
- Mettre à jour la matrice d’autorisation financière et obtenir l’approbation du directeur de pays aussi souvent que nécessaire,
- Soutenir les audits de projet et les responsables de l’audit de Plan International Nigeria. Veiller également à ce que les actions d’audit soient mises en œuvre et que des actions alternatives soient prises au besoin pour remédier aux faiblesses des contrôles et procédures financiers identifiées dans les rapports financiers et d’autres formes de rapports d’audit,
- Soutenir la soumission par le directeur de pays d’informations financières opportunes et fiables.
EXPERTISES TECHNIQUES, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES
Essentiel
Connaissances
- Qualification professionnelle financière / comptable (ICAN, CPA ou équivalent)
- 5 à 7 ans d’expérience dont au moins 3 ans dans un poste de direction
- BSc. En comptabilité, finance ou tout autre domaine connexe. Un master sera un atout supplémentaire
- La connaissance du secteur et des problématiques de gestion financière qui lui sont propres est un atout
- Connaissance des normes internationales d’information financière, des normes de contrôle et des exigences en matière de rapports des principaux donateurs internationaux
Compétences
- Compétences éprouvées en gestion efficace pour diriger des équipes sur plusieurs sites et opérer dans une structure de gestion multiculturelle et matricielle
- Excellentes compétences éprouvées en analyse financière
- Capacité à démontrer et à favoriser chez les membres de l’équipe un engagement ferme à répondre aux besoins des autres employés et gestionnaires en matière de services financiers
- Un bon anglais écrit et parlé est également un avantage.
- Maîtrise des progiciels Microsoft Office et du grand livre général de Plan, du suivi des subventions et du système SAP
- S’efforcer d’obtenir des performances élevées au sein de l’équipe et pour les activités de Plan
- Réflexion stratégique et innovation – améliorer l’efficacité dans l’utilisation des ressources
- Prise de décision et gestion des risques – identification et action sur la gestion des risques financiers conformément aux exigences de conformité
- Influence et communication – capable de communiquer ses préoccupations aux managers et aux équipes
- Construire des équipes et des partenariats efficaces – avec les équipes et les parties prenantes
- Développer les gens – laisser un héritage d’une équipe localement compétente
- Conscience de soi et résilience – opérer dans un contexte très instable et en développement
- La connaissance de SAP sera très appréciée
Poste 3 : Directeur des Programmes, de la Qualité et de l’Innovation
RÔLE BUT
Ce rôle devrait assurer le leadership de la programmation de Plan International Nigeria, renforcer la qualité et élaborer des approches innovantes. Il / elle dirigera l’équipe du programme dans le développement et la gestion de programmes innovants et de qualité axés sur les filles et transformateurs en matière de genre, conformément au plan stratégique du pays, conformément à la stratégie mondiale. Le titulaire du poste surveillera et évaluera l’impact du programme et assurera un apprentissage partagé du programme. Comme déterminé par le CD, il / elle agira pour le CD et assumera les responsabilités stratégiques de leadership du pays.
DIMENSIONS DU RÔLE
Communique largement au sein de Plan International Nigeria, avec les partenaires et les institutions gouvernementales concernées. Un poste de leadership stratégique; le titulaire du poste travaillera avec le CD et les responsables des programmes de développement et humanitaires. Plan International Nigéria étant un programme à double mandat, le directeur de la qualité et de l’innovation du programme fournira des conseils spécialisés à l’équipe du programme national, régional et international sur les questions de développement et humanitaires au Nigéria. Le rôle nécessite la capacité d’analyser et de communiquer des informations complexes à un niveau simple à un large public et d’influencer divers publics cibles internes / externes au Nigeria et probablement dans la région de l’Afrique de l’Ouest.
RESPONSABILITÉS
Résultats finaux clés et responsabilités typiques
Assurer le leadership stratégique de l’unité de programme
La gestion
- Élaborer des politiques, des objectifs, des plans d’activités et des échéanciers pour les programmes ;
- Membre de l’équipe de direction du pays.
- Contribuer aux décisions collectives et éclairées prises par l’équipe de direction et l’équipe de direction des pays (CLT) sur les principaux problèmes de stratégie, de mise en œuvre et de suivi du programme.
- Faciliter la conception et l’évaluation du plan et des programmes stratégiques de pays
- Faciliter l’établissement et la mise en œuvre de normes de responsabilité, d’efficacité et d’efficience dans la réalisation du programme de Plan.
- Agir en tant que directeur de pays si nécessaire.
Développement et gestion du programme
- Élaborer le plan opérationnel et le budget annuels de gestion des programmes et des projets.
- Assurer la coordination entre le développement et le programme de réponse humanitaire
- S’assurer que tous les programmes sont conformes à la procédure de qualité des programmes.
- Veiller à ce que le programme soit mis en œuvre de manière rentable, consultative, participative et sensible au genre et assurer une manière transformatrice en matière de genre dans tous les programmes de Plan International Nigeria
- Travailler avec les gestionnaires de programme et l’équipe du partenariat pour s’assurer que des plans de renforcement des capacités sont élaborés pour chaque partenaire et surveiller la mise en œuvre de ces plans.
- Effectuer des visites régulières et fréquentes de soutien au programme dans tous les sites du programme dans le but de fournir des orientations programmatiques et un soutien au personnel et aux partenaires de Plan International Nigeria en termes d’exécution du programme, de conformité des donateurs et de mise en œuvre du programme.
- Présider la réunion de l’équipe de gestion du programme.
- Tenir des réunions régulières de gestion de programme avec les gestionnaires de programme et les chefs des départements de soutien.
- Veiller à ce que des cadres de suivi, d’évaluation et d’apprentissage soient élaborés pour chaque programme et mis en œuvre.
- Représenter Plan lors de réunions nationales, régionales et internationales, selon les recommandations du directeur de pays et veiller à ce que les informations/accords soient communiqués et mis en œuvre en conséquence.
- Publications – assurer le leadership dans la facilitation de la publication des rapports / documents du programme d’entreprise de Plan Nigeria.
- Établir des relations avec des partenaires/réseaux appropriés travaillant avec Plan International Nigeria.
Gestion et contrôle financier
- Assurer la mise en œuvre de contrôles financiers appropriés pour le programme
- Surveiller le budget mensuel par rapport aux chiffres réels et informer le directeur de pays de tout problème lié à la mise en œuvre du programme et au budget, y compris les dépenses
- Veiller à ce que des budgets élaborés soient rentables et réalistes.
Gestion des ressources humaines
- Gestion de la performance de tout le personnel du programme et de la mobilisation des ressources.
- Soutenir le personnel du programme et identifier les domaines d’amélioration de leur performance.
- Coordonner avec le responsable des ressources humaines, les responsables des unités de programme et identifier les besoins de formation et les cours de formation appropriés pour eux.
- Former et initier le personnel administratif du bureau de pays et de l’unité de programme aux procédures de base du plan, aux meilleures pratiques, etc., selon les besoins.
- Veiller à ce que la sécurité du personnel, la sécurité du personnel et les procédures d’évacuation médicale et de sécurité soient élaborées, approuvées et mises en œuvre, le cas échéant.
Gérer des problèmes
- Capacité à gérer les priorités et les attentes concurrentes des parties prenantes internes et externes et à rester calme et résilient face à la pression.
- Faire preuve de dynamisme dans le leadership, cultiver les talents et favoriser l’apprentissage et le partage afin d’assurer un soutien efficace et efficient du programme de haut niveau qui contribue à la réalisation du plan stratégique du pays.
- Influencer des situations où il n’a aucun contrôle direct sur les ressources ;
- Gérer plusieurs et travailler avec des collègues éloignés pour former une équipe d’administration virtuelle efficace ;
- Utiliser les procédures de Plan pour régler les conflits entre le personnel administratif ;
- Résoudre les problèmes qui ne sont pas couverts par les processus établis.
- Analyser les causes possibles des problèmes et suggérer des solutions pour les résoudre.
- Transférer, chaque fois que nécessaire, le cas au directeur de pays ou au CMT pour examen.
Communications et relations de travail :
- Préparer des rapports de programme annuels pour la consommation nationale et internationale.
- Préparer et soumettre les rapports trimestriels pertinents au bureau régional.
- Fournir au hub régional, au hub mondial, aux bureaux nationaux et aux autres Cos des réponses rapides concernant les requêtes liées au programme.
- Rapport au directeur de pays.
- Fournir des conseils et un soutien au directeur de pays de Plan International Nigeria sur les questions de qualité et d’innovation du programme.
- Travailler avec tous les membres SLT/CLT et les autres chefs de départements pour l’efficacité des opérations de Plan International Nigeria ;
- Coordonner avec les chefs d’unité des ressources humaines et de l’administration l’évaluation du personnel du programme au Plus.
EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES
Qualification et expérience
- Une maîtrise en sciences sociales, en études du développement ou dans d’autres domaines connexes.
- Au moins 10 ans d’expérience (dont 5 doivent être au niveau de la direction senior ou nationale) dans les programmes, le suivi et l’évaluation et la mobilisation des ressources.
- Connaissance approfondie de l’environnement socio-économique et politique du Nigeria. Y compris le développement et le contexte humanitaire.
- Connaissance approfondie de l’environnement de développement et de programmation humanitaire du Nigéria.
- Forte capacité du réseau national à influencer l’orientation du programme.
- Expérience dans la production de propositions et de rapports pour une variété de donateurs
- Compréhension et expérience démontrables des questions d’équité entre les sexes et de leur pertinence pour le travail de développement et d’intervention humanitaire
Compétences:
- Solides compétences en leadership et en gestion.
- Excellente connaissance des applications de complication pertinentes, y compris les applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook), SAP et autres applications pertinentes
- Maîtrise de l’anglais écrit et parlé. La connaissance pratique du français sera un avantage.
- Communique clairement et efficacement dans un style qui inspire confiance et renforce la crédibilité auprès du personnel.
- Sensibilité aux différences culturelles et capacité à travailler efficacement dans un environnement multiculturel.
- Excellentes compétences en travail d’équipe et capacité à établir de bonnes relations tant à l’interne qu’à l’externe.
- Capacité d’analyse pour tirer des conclusions pertinentes.
- Capacité d’influencer, de négocier et de persuader le personnel à tous les niveaux de l’organisation.
- Capacité à gérer efficacement son temps et à prioriser les tâches
- Capacité à maintenir et à atteindre l’efficacité opérationnelle et à identifier et atténuer les risques liés à l’administration.
- Aptitudes éprouvées à influencer et à négocier avec des publics internes et externes.
- Compétences de représentation confiante.
Comportements:
- Crée un sens aigu de l’objectif et de l’engagement au sein de sa propre partie de l’entreprise et avec les parties prenantes
- Tient compte de soi et des autres pour atteindre les objectifs convenus et les normes de comportement
- Fait preuve d’un haut degré de professionnalisme/d’intégrité
- Réflexion stratégique et contribution efficace à son propre travail et au développement organisationnel.
- Bon jugement et prise de décision dans des situations complexes
- Forte intelligence émotionnelle, y compris la conscience de soi.
- Donne l’exemple pour motiver les performances élevées des autres
- Engagement très fort envers l’apprentissage continu
RÔLE BUT
Fournir un soutien administratif, administratif et logistique solide au bureau d’Abuja conformément aux politiques de Plan International. Le rôle contribuera à une gestion de bureau efficace, y compris un soutien à la gestion du magasin, à la gestion des stocks/des actifs, à la gestion des conducteurs de CO, à la coordination de tous les déplacements terrestres et à la supervision des services de conciergerie. Le titulaire utilisera les pratiques générales de bureau et les procédures administratives pour exécuter les tâches assignées.
DIMENSIONS DU RÔLE
- Mise en œuvre des processus administratifs, des protocoles et des systèmes pour le bureau d’Abuja.
- Fournir un soutien administratif et logistique au personnel
- Supervision des concierges / nettoyeurs
RESPONSABILITÉS
Entretien et gestion des véhicules
- S’assure que les inspections quotidiennes et hebdomadaires des véhicules et des générateurs de secours sont effectuées et qu’un entretien régulier est effectué.
- Assurez-vous que tous les véhicules PIN sont nettoyés et que des vérifications de routine sont effectuées pour s’assurer qu’ils disposent quotidiennement des outils de travail appropriés.
- Assurez-vous que tous les véhicules PIN sont ravitaillés en carburant à l’aide d’un bon de carburant approuvé et enregistrez-le sur la feuille de journal du véhicule en temps opportun.
- Assurez-vous que tous les véhicules PIN sont garés en toute sécurité à l’endroit désigné à la fin de chaque journée de travail au plus tard à 18 heures.
- Assurez-vous que tous les véhicules PIN ont une documentation officielle à jour (permis, assurance, etc.)
- Assurez-vous que les véhicules disposent du matériel nécessaire, comme des parapluies, une trousse de premiers soins, une carte, des extincteurs, etc.
- Facilite la réparation ou la récupération des pannes de véhicules et de générateurs au besoin, y compris la réparation/récupération en dehors des heures de travail ; assure le suivi des entretiens périodiques des véhicules.
- Coordonner et mettre à jour le tableau des déplacements quotidiens (dépôts/prises en charge à l’aéroport et déplacements à l’intérieur/à l’extérieur de la ville).
- Veiller à ce que les déplacements en dehors des heures de bureau soient préalablement approuvés officiellement par le service administratif.
- Assurez-vous que le journal des mouvements du véhicule est rempli en temps opportun et régulièrement et qu’il est enregistré avec précision.
- Signalez immédiatement au responsable de l’administration et de la logistique tout accident ou problème impliquant des véhicules de Plan International.
- Conformité aux dispositions de la politique sur les véhicules à moteur et les voyages de Plan International Nigeria.
- Analyse / examine et surveille le rapport mensuel de consommation de carburant pour tous les véhicules CO
- Préparer et soumettre un rapport mensuel sur l’entretien des véhicules, les déplacements des véhicules et la consommation de carburant
- Tenir à jour une enquête trimestrielle sur les prix des carburants et des pièces de rechange pour la réparation et l’entretien des véhicules
- En tant que point focal du système mondial de suivi de la flotte, assurez-vous que toutes les données du pays sont soumises en ligne tous les 8 jours de chaque mois
- Analyser mensuellement le Global Fleet Report et faire des recommandations d’amélioration au supérieur hiérarchique
Transport de personnel et de matériel
- Facilite le transport du personnel et des personnes désignées vers toutes les zones conformément aux instructions et avec les formulaires de demande de véhicule approuvés.
- Permet le convoyage des marchandises vers les points requis, comme indiqué de temps à autre.
- Assurez-vous que tous les actifs du plan ne sont pas laissés sans surveillance dans le véhicule lorsqu’il est garé.
Autres prestations de services :
- Organiser la répartition et la livraison de tous les documents entre Plan et les autres prestataires de services.
- Envoi de biens et de matériaux à divers bureaux de projets pour faciliter l’exécution du programme sans aucun rapport de perte ou de destruction d’articles
- Gérer et coordonner les chauffeurs CO et gérer leur horaire quotidien de routine
- Se conformer à la politique de protection de l’enfant de Plan à tout moment pour protéger et protéger l’enfant à tout moment sans aucun signalement ou incident de maltraitance d’enfant.
- Connaissance des pratiques générales de bureau et des procédures administratives.
- Soutien à la maintenance des systèmes généraux de bureau, y compris le classement, l’envoi, la réception et la distribution de documents, la photocopie/numérisation, etc.
- Aider à l’organisation de réunions et d’événements spéciaux.
- Aider à mener des études de marché et des recherches sur les produits, selon les besoins réguliers de l’équipe logistique et administrative
- Aider à la recherche de devis pour l’achat de biens et de matériaux pour l’exécution du programme conformément aux procédures de l’entreprise afin de garantir l’optimisation des ressources.
- Responsable de l’affichage de la bonne réception sur SAP à l’aide des documents pertinents – (bon de livraison, factures et bon de commande).
- Soutenir les activités du programme au bureau si nécessaire.
- Tenir et tenir à jour les registres et les matériaux du magasin pour assurer un approvisionnement rapide en matériaux au personnel pour l’exécution efficace de leur travail sans aucune interruption du flux de travail
- Maintenir de bonnes relations professionnelles avec les fournisseurs pertinents et les visiteurs du bureau
- Ingénieux dans la collecte et la fourniture d’informations.
- S’assurer que le bureau est rangé en tout temps grâce à une supervision efficace des nettoyeurs
- Reçoit et signe les éléments d’immobilisation et maintient l’inventaire physique
- S’assure que les actifs sont reçus, codés et enregistrés dans le registre des actifs et veille à ce que la cession des actifs soit effectuée conformément aux politiques existantes et aux règles spécifiques des donateurs.
- Utiliser des systèmes et des processus pour assurer un flux de travail fluide et opportun.
- Effectuer toute autre tâche qui peut être assignée de temps à autre pour soutenir la réalisation des objectifs organisationnels.
EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES
Essentiel
- Un diplôme avec un minimum de 3 ans d’expérience professionnelle ou un BA / BSc / HND dans n’importe quelle discipline avec un minimum de 2 ans d’expérience sur le terrain.
- Expérience antérieure dans l’utilisation des opérations ERP, en particulier SAP
- Maîtrise de MS Word, MS Excel et MS Outlook indispensable
- Connaissance de l’utilisation d’équipements de bureau standard
- Excellentes compétences en communication – écrite et verbale
- Capacité à hiérarchiser les projets et solides compétences en résolution de problèmes
- Bonnes capacités de recherche et souci du détail
Plan International Nigeria est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la religion, le sexe ou les handicaps. Plan International Nigeria est pleinement engagé dans la protection de l’enfance afin d’empêcher les enfants de toutes les formes d’abus. Les femmes sont fortement encouragées à postuler. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés
