Location: CONAKRY, Guinea
Company: Plan International
Plan International est une organisation indépendante de développement et d’aide humanitaire qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité des filles.
Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent influencé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous luttons pour un monde juste, s’attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.
Nous soutenons les droits de l’enfant depuis la naissance jusqu’à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Nous pilotons les changements de pratiques et de politiques au niveau local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.
Nous construisons de puissants partenariats pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.
L’organisation recrute pour les postes suivants :
Poste 1 : Spécialiste Protection, Sauvegarde, Participation & Plaidoyer pour les Enfants et les Jeunes
ROLE PROFILE
| Title | Spécialiste Protection, Sauvegarde, Participation & Plaidoyer pour les Enfants et les Jeunes | ||
| Functional Area | Programme et Influence | ||
| Reports to | Head of Programme & Influence | ||
| Location | Conakry | Travel required | yes |
| Effective Date | 01 Aout 2022 | Grade: | D2 |
role PURPOSE
Le/la Spécialiste Protection, sauvegarde, participation et plaidoyer pour les enfants et jeunes est membre de l’équipe Programme et Influence. A ce titre, Il/elle assure le leadership technique et des conseils pour la conception, la mise en œuvre, mise en œuvre et le suivi-évaluation des projets et activités relevant de protection, la sauvegarde, la participation et le plaidoyer pour les enfants et jeunes, au niveau de Plan International Guinée dans les contextes de développement et d’urgences. Il/Elle fournit un soutien aux équipes nationales des différents programmes dans le domaine de la protection et de la sauvegarde des enfants et jeunes, afin de garantir une haute qualité des interventions. Il/Elle facilite l’élaboration des propositions relatives à la protection, la participation et le plaidoyer en faveur des enfants et des jeunes à travers une communication proactive avec les différentes équipes des programmes et l’organisation des échanges réguliers d’informations. Il/Elle assure le soutien qualitatif de la mise en œuvre de la politique de sauvegarde des enfants et des jeunes, y compris la prévention du harcèlement, de l’exploitation et des abus sexuels (PHEAS).
Dimensions of the Role
- Il/Elle est responsable du respect des normes et standards de mise en œuvre de la politique mondiale de sauvegarde des enfants et des jeunes à Plan International Guinée
- Il/Elle participe pleinement à la planification stratégique et est responsable de la mise en œuvre de l’objectif stratégique de Plan International Guinée spécifique à la protection, la sauvegarde, la participation et le plaidoyer pour les enfants et les jeunes, dans les contextes de développement et/ou d’urgences.
- Il/Elle s’assure une représentation effective de l’Organisation dans les cadres appropriés (clusters, cadre de concertation, rencontres nationales, internationales…) et d’y exercer l’influence nécessaire à l’atteinte de l’ambition de Plan International Guinée.
- Il/elle assure la supervision technique de tous les projets spécifiques à la Protection de l’enfant.
- Il/elle entretient des relations fonctionnelles avec l’équipe de leadership du cluster Mano-River, du bureau régional WACAH et du bureau international de Plan International, pour les questions en rapport les programmes de protection, la sauvegarde, la participation et le plaidoyer en faveur des enfants et des jeunes.
Accountabilities
- Coordonne la planification et le contrôle de qualité des projets portant sur la protection des enfants et des jeunes, la participation et le plaidoyer ;
- Fédère, et promeut l’engagement et la participation des jeunes ;
- Apporte l’expertise technique aux différents projets pour une meilleure intégration de la sauvegarde, la participation de l’enfant et des jeunes, et le genre ;
- Assure la mise à jour et l’exécution de la procédure locale de sauvegarde des enfants et des jeunes ;
- Assure que Plan International Guinée respecte scrupuleusement les standards de la politique de sauvegarde et la PHEAS ;
- Assure que Plan International Guinée accompagne activement l’élaboration des rapports périodiques de la sauvegarde et PHEAS à tous les niveaux ;
- Participe à l’élaboration des propositions de projet pour s’assurer qu’ils répondent aux exigences en matière de protection et sauvegarde de l’enfant et des jeunes ;
- Est responsable de la dissémination et du renforcement des capacités du staff de Plan International Guinée, des communautés et des partenaires sur la politique de sauvegarde et la PHEAS ainsi que les objectifs de Plan International sur l’engagement et la participation des jeunes ;
- Représente Plan International Guinée de manière active dans les conférences, séminaires, les réunions techniques et en général dans tous les évènements où les problèmes de Protection de l’enfant et du genre sont débattus à l’intérieur comme à l’extérieur de la Guinée ;
- Tient un système d’archivage adéquat de la documentation relative à la Protection de l’enfant et au genre ;
- Exécute toute autre tâche en lien avec le poste à la demande du superviseur.
Programmation de la protection de l’enfant
- Influencer la redynamisation des structures du système de protection de l’enfant dans les zones de Plan International Guinée pour les rendre plus préventives et adaptées aux problèmes de protection des enfants ;
- Accroître les compétences du personnel de Plan International Guinée et partenaires dans le suivi des structures des mécanismes communautaires de protection de l’enfant en Guinée.
- Participer activement au niveau national à la formulation ou la revue des politiques et stratégies de Protection de l’enfance ;
- Renforcer les capacités des services étatiques dans les domaines prioritaires de protection de l’enfant dans le pays (l’enregistrement des faits d’état civil, lutte contre le mariage d’enfants et les MGF/E…) ;
- Organiser la supervision et l’appui technique aux activités des équipes de terrain (programmation de la protection de l’enfant en situation de développement et urgence) ;
- Contribuer au renforcement des capacité techniques des équipes des projets, en matière de protection et de sauvegarde des enfants et des jeunes y compris la PHEAS.
Politique de sauvegarde des enfants et jeunes
En tant que point focal principal technique de sauvegarde et PHEAS, il/elle sera chargé. e de :
- Réaliser un plaidoyer clair et convaincant sur la Politique de sauvegarde à tous les niveaux du bureau et agir en tant qu’ambassadeur et modèle pour la mise en œuvre de la Politique de sauvegarde à tout moment. Cela impliquera l’utilisation des plateformes et événements internes adéquats (par ex. réunions de gestion, intégrations du personnel, etc.) pour renforcer la sensibilisation et augmenter l’implication envers la politique;
- Fournir au Directeur et aux employés un soutien et des conseils accessibles et de qualité, qui garantissent l’intégration des mesures de Politique de sauvegarde adéquates au sein des opérations, des processus et des programmes du bureau, tel que défini dans les normes de mise en œuvre de la Politique de sauvegarde et autres documents connexes fondamentaux;
- Collaborer avec les équipes et/ou départements clés des bureaux, pour garantir que l’identification des risques et les stratégies de gestion des processus, activités et procédures du pays incluent une évaluation des risques dans le cadre de la Politique de sauvegarde et que des actions correctives adéquates soient élaborées;
- Organiser les briefings, réunions d’intégration et/ou ateliers obligatoires sur la Politique de sauvegarde pour le personnel, les directeurs et les associés, pour faire en sorte que tous soient informés des implications de cette politique sur leur poste et de la manière dont ils doivent exécuter leurs responsabilités spécifiques en vertu de la politique. Organiser une formation et une intégration continue pour la remise à niveau, si nécessaire;
- Examiner et renforcer les systèmes et processus de la Politique de sauvegarde au sein des organismes partenaires/donateurs, pour garantir leur compréhension et leur engagement vis-à-vis des exigences de la Politique de sauvegarde de Plan. Planifier et organiser les ateliers de formation sur la Politique de sauvegarde en conséquence;
- Élaborer et organiser des briefings, des réunions d’intégration et/ou des ateliers sur la Politique de sauvegarde de Plan auprès des enfants et des communautés avec lesquels/dans lesquelles le bureau travaille, selon le cas;
- Coordonner l’application des normes de mise en œuvre de la Politique de sauvegarde de Plan, pour faire en sorte que les directeurs soient informés des normes applicables à leur domaine de responsabilité, et réunir une équipe de points focaux délégués pour garantir l’intégration des mesures de la Politique de sauvegarde dans les activités de tous les départements;
- Soutenir le développement de plans de mise en œuvre de la Politique de sauvegarde au niveau du pays, qui définissent clairement les lacunes en matière de mise en œuvre et la façon dont celles-ci peuvent être corrigées;
- Superviser et appliquer les actions de suivi, afin de garantir des niveaux maximaux de conformité et de compétence;
- Coordonner les exercices d’auto-évaluation annuelle des normes de mise en œuvre de la Politique de sauvegarde et de notification d’incidents, en fournissant des rapports sur les résultats et les tendances à l’équipe de direction du pays;
- Entreprendre et/ou soutenir l’élaboration des procédures locales en matière de Politique de sauvegarde alignées sur la cartographie de l’environnement externe local de la protection des enfants et les directives mondiales;
- Mettre en place un point central pour l’enregistrement, le compte-rendu et la diffusion des informations collectées à propos des activités de mise en œuvre de la politique de sauvegarde organisées dans le bureau et du partage d’informations et de la bonne pratique avec les homologues internationaux de la Politique de sauvegarde;
- Recevoir les rapports d’allégations en matière de sauvegarde et réagir efficacement conformément aux procédures locales, en agissant en tant que point de référence du pays/bureau national;
- Fournir un soutien et des conseils pour la gestion des cas présumés de maltraitance d’enfants et des préoccupations concernant la sauvegarde émanant du personnel, des associés et des visiteurs de Plan, y compris l’ouverture, l’assistance et la gestion de toute enquête nécessaire, conformément aux politiques et procédures adéquates;
- Prévoir un suivi et un soutien au personnel pour la mise en œuvre des plans de soins des victimes.
Resource/portfolio
- Contribuer à la mobilisation des ressources à travers la rédaction de notes conceptuelles et proposals pour satisfaire les besoins en ressources du CP protection
Partnerships/collaboration
- Organiser et/ou assister régulièrement aux réunions du groupe local de protection et réunions des coalitions nationales sur la protection de l’enfant.
Elaboration des rapports périodiques
- Contribuer à la documentation des activités de Plan International Guinée à travers les rapports de mission, les rapports trimestriels et annuels.
- Produire des études de cas et cas de succès
- Ensures that Plan International’s global policies for Safeguarding Children and Young People and Gender Equality and Inclusion are fully embedded in accordance with the principles and requirements of the policy including relevant Implementation Standards and Guidelines as applicable to their area of responsibility. This includes, but is not limited to, ensuring staff and associates are aware of and understand their responsibilities under these policies and Plan International’s Code of Conduct (CoC), their relevance to their area of work, and that concerns are reported and managed in accordance with the appropriate procedures.
Key relationships
Au niveau interne,
- HPI en tant que superviseur et pour avis techniques (révisions/validations), Information ;
- Avec les collègues HPO, les PIIAMs, les autres membres du ECLT, les chefs de projets, et les spécialistes des domaines pour des orientations techniques, des recommandations opérationnelles…;
- MERL Unit pour capitaliser et disséminer auprès du staff les enseignements issues des projets
- Département des Operations pour des appuis RH, techniques, administratifs, logistiques et financiers
- Les Chefs de projet et PIIA : pour l’accompagnement technique dans la mise en œuvre des activités de protection et de participation des enfants et le suivi des stratégies définies dans les projets/programmes.
- Les Comités de Développement Locaux : pour l’accompagnement technique dans la mise en œuvre des activités de protection et de participation des enfants et le suivi des stratégies définies dans les projets/programmes ;
- Les Agents du contrôle internes : pour fournir des informations et coordonner le suivi de la mise en œuvre du registre des risques de la politique de sauvegarde des enfants et jeunes et des recommandations retenues dans les rapports d’audits et du contrôle interne et externe ;
- Conseillers techniques, et autres chefs de Départements : Pour le suivi des stratégies définies dans les projets/programmes et autres orientations de de la Direction de Plan International.
Au niveau externe,
Pour des questions de partage d’information, de planification d’activités, de suivi des plans d’actions, de réseautage…etc avec les Communautés, les élus locaux, les Autorités Administratives Locales et nationales, les partenaires nationaux (ONGs, OCBs,) et internationaux (ONGs, les institutions internationales, les Agences des Nations Unies etc) :
- Les services de tutelle au niveau national notamment le Ministère de la Promotion Féminine de l’Enfance et des Personnes Vulnérables, le ministère de l’administration du territoire et de la décentralisation… ;
- Les organisations d’enfants et de jeunes au niveau national et préfectoral pour leur accompagnement technique ;
- Les institutions, les organisations non gouvernementales internationales et réseaux de protection de l’enfant pour des échanges de partage et de coordination.
Technical expertise, skills and knowledge
Connaissances :
- Maîtrise dans un domaine pertinent (sciences sociales, Droit / Protection de l’enfant, Travail de jeunesse ou autres domaines en rapport avec la mission). Au moins cinq (5) ans d’expérience de travail directement liée au travail avec les jeunes, la protection/sauvegarde de l’enfant et la promotion des droits de la jeune fille.
- Aptitude à distinguer et à décrire les principaux concepts de sauvegarde, protection, d’égalité des sexes et d’inclusion (y compris l’équité, les croyances personnelles, la lutte contre les mauvais biais, la discrimination, l’exclusion, le genre, les normes sociales, les causes profondes et la transformation).
- Être capable de conduire des plaidoyers pour influencer positivement les croyances et coutumes néfastes et défavorables à la sécurité et le développement des enfants et des jeunes, et l’Egalite pour les filles ;
- Compréhension approfondie de la manière dont le sexe, l’âge et d’autres facteurs socioculturels se recoupent pour assurer l’accès aux droits ;
- Principes fondamentaux du Suivi & Evaluation sensible au genre dans la protection (indicateurs ventilés par sexe et sensibles au genre et indicateurs qualitatifs sur le changement des normes sociales) ;
- Compréhension approfondie des politiques / stratégies gouvernementales de protection de l’enfance, en particulier celles liées aux orientations stratégiques de Plan International Guinée ;
- Compréhension des ODD liés à la protection de l’enfance et au genre ;
- Connaissance en planification stratégique, la théorie du changement et le processus de conception de projet ;
Compétences :
- Bien organisé et capacité à travailler avec un minimum de supervision ;
- Aptitudes à pouvoir fédérer, susciter et promouvoir l’engagement des jeunes ;
- Excellentes compétences en matière de travail d’équipe, de collaboration, de facilitation et de réseautage ;
- Excellentes compétences en présentation, communication et facilitation ;
- Solides compétences en communication écrite et orale (anglais et français) ;
- Très bonne aptitude à resauter et à diriger une vaste coalition de partenaires;
- Compétences et expérience en matière de plaidoyer et de représentation ;
- Agile pour aborder les structures de pouvoir et les relations entre les sexes et leurs impacts en lien avec les questions de protection, de sauvegarde et de participation des enfants et jeunes ;
- Compétence à veiller et conseiller le respect des standards de sauvegarde dans la mise en œuvre des projet et programmes.
- Maitrise de l’outil informatique et communication en anglais est un fort atout.
Comportements :
- Bonne probité morale et bonne aptitude dans le travail avec les enfants surtout les filles ;
- Utilise des résultats basés sur des preuves pour faire des choix et conduire le changement ;
- Engagé à travailler, à prendre l’initiative d’être innovant et créatif pour atteindre des résultats ;
- A le courage de se remettre en question et remettre en question la façon dont nous travaillons pour proposer des approches innovantes ;
- Vise la qualité dans tout ce qu’il fait, en respectant les délais, en travaillant continuellement pour améliorer les performances ;
- Prend la responsabilité de ses actions et apprend des succès et des échecs ;
- Soutient l’égalité et la diversité des genres, et défie les formes d’inégalité ou de harcèlement ;
- Aptitude à faciliter des discussions difficiles avec diverses parties prenantes – y compris sur la sexualité des jeunes et le privilège des hommes ;
- Est un modèle sur la façon de vivre les principes et les engagements d’égalité entre les sexes et d’inclusion de Plan ;
Désirable
Crée un environnement où les enfants, les jeunes, les partenaires et les collègues sont soutenus et en sécurité ;
- Aptitude à planifier et à utiliser de manière efficace et efficiente les ressources financières et autres, conformément aux exigences de l’organisation et des donateurs ;
- Connaissance et expérience dans l’utilisation des méthodes de développement participatif et d’influence ;
- Convaincu et combat contre les pratiques les traditionnelles néfastes (l’excision) au sein de sa famille.
Plan International’s Values in Practice
We are open and accountable
- Promotes a culture of openness and transparency, including with sponsors and donors.
- Holds self and others accountable to achieve the highest standards of integrity.
- Consistent and fair in the treatment of people.
- Open about mistakes and keen to learn from them.
- Accountable for ensuring we are a safe organisation for all children, girls & young people
We strive for lasting impact
- Articulates a clear purpose for staff and sets high expectations.
- Creates a climate of continuous improvement, open to challenge and new ideas.
- Focuses resources to drive change and maximise long-term impact, responsive to changed priorities or crises.
- Evidence-based and evaluates effectiveness.
We work well together
- Seeks constructive outcomes, listens to others, willing to compromise when appropriate.
- Builds constructive relationships across Plan International to support our shared goals.
- Develops trusting and ‘win-win’ relationships with funders, partners and communities.
- Engages and works well with others outside the organization to build a better world for girls and all children.
We are inclusive and empowering
- We empower our staff to give their best and develop their potential
- We respect all people, appreciate differences and challenge equality in our programs and our workplace
- We support children, girls and young people to increase their confidence and to change their own lives.
Physical Environment
Environnement de bureau typique avec des déplacements dans les zones de programme de Plan International Guinée et à l’étranger
Level of contact with children
Contact élevé : Interaction permanente avec les enfants et les jeunes.
SIGNATURE
| Functions | Name& Signature |
| Employee: | |
| Supervisor | |
| HR&OD Manager | |
| Country Director |
| Plan International est une Organisation qui prône l’égal accès à l’emploi, une politique de Tolérance Zéro à la fraude et est engagée pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et l’équité du genre ; les procédures de recrutement reflètent ces valeurs.
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Poste 2 : COORDONNATEUR DES ACHATS
PROFIL DE RÔLE
| Titre | Coordonnateur des achats | ||
| Domaine fonctionnel | Approvisionnement | ||
| Rapports à | Administration responsable PAys | ||
| Emplacement | Conakry | Déplacement requis | 20 % au sein des différents sites et 80 % du temps sur des activités liées au bureau. |
| Date effective | Mai 2021 | Noter | |
rôle BUT
[Une déclaration concise, décrivant les principales raisons pour lesquelles ce rôle existe et une articulation claire du contexte du rôle. Comment ce rôle contribuera-t-il à créer un changement durable pour les enfants ?]
Ce rôle soutiendra le travail de Plan en Guinée en veillant à ce que l’approvisionnement soit aligné sur les normes organisationnelles et les meilleures pratiques.
Dimensions du rôle
[Cette section fournit un résumé de la taille et de l’autorité du poste. Il couvre la taille du budget détenu, le nombre de subalternes directs, les autres parties prenantes clés qui peuvent en dépendre, le type de communication requis, la représentation externe impliquée et la portée du rôle.]
Reportez-vous au responsable administratif et contractuel du pays et :
- Les activités d’approvisionnement soutiennent la prestation de programmes en temps opportun et de qualité
- Veiller au respect des procédures de passation des marchés de Plan International Guinée
- Fournir une mise à jour périodique de l’état du traitement des demandes à tout le personnel
- Assurer le paiement des biens et services dans le respect des normes en place
- Élaborer une liste de fournisseurs et surveiller sa mise à jour périodique
- Élaborer et suivre une liste de prix pour Plan International Guinée
- Surveiller conjointement avec le service financier les marchandises et les factures reçues dans SAP
- Surveiller la boîte e-mail d’approvisionnement
Responsabilités
[Cette section est essentielle pour clarifier les attentes du rôle, fournir le cadre de sa relation avec les collègues et fournir des domaines de responsabilité par rapport auxquels la performance peut être gérée.
Cela devrait inclure une série de brèves déclarations qui définissent les résultats finaux requis. Par exemple, conduire, contribuer, identifier, gérer, responsable de, conseiller/coacher, construire, développer, fournir, diriger, superviser, établir, participer, etc.
Les déclarations devraient idéalement être formulées de manière à susciter des réflexions de mesure. Par exemple, il est préférable d’indiquer quelque chose comme « atteindre les normes d’entretien » plutôt que « entreprendre l’entretien ». Le premier conduit à une mesure contre les normes d’entretien.]
- Les activités d’approvisionnement soutiennent la prestation de programmes en temps opportun et de qualité
- Collaborer avec tous les chefs de service et le personnel pour s’assurer que l’achat de biens et de matériaux est correctement planifié, livré en temps opportun dans la quantité et la qualité requises à un coût efficace ;
- Faire des mises à jour périodiques et fournir les informations au personnel sur leurs demandes ;
- Faites une évaluation régulière des risques susceptibles de compliquer la livraison continue des activités d’approvisionnement et surveillez les mesures d’atténuation qui auront été conçues.
- Maintenir de bonnes relations d’affaires entre Plan et les fournisseurs/prestataires de services sans aucun conflit d’intérêt avec l’équipe d’approvisionnement.
- Veiller au respect des procédures de passation des marchés de Plan International Guinée
- Saisir avec précision les données des fournisseurs dans SAP suite à leur validation
- Lancez des demandes de devis dans SAP et dirigez-les vers des fournisseurs approuvés en fonction des seuils concernés.
- Assurer une liaison étroite avec le responsable informatique en termes de spécifications du matériel informatique et obtenir son approbation avant de traiter toute demande d’équipement informatique.
- Interagir avec le comité d’approvisionnement (PC) pour l’ouverture en temps opportun des devis/offres et l’évaluation.
- Préparer une feuille de toile à examiner par son superviseur pour tous les achats en dessous du seuil du comité d’approvisionnement.
- Recueillir les besoins d’approvisionnement résultant des programmes et projets et les traduire en un plan d’approvisionnement consolidé à l’aide du modèle WACA
- Mettre à jour le plan d’approvisionnement sur une base trimestrielle
- Surveiller la mise en œuvre du plan d’approvisionnement pour la livraison en temps opportun des biens et services.
- Fournir une mise à jour périodique de l’état du traitement des demandes à tout le personnel
- Préparer/mettre à jour le rapport hebdomadaire sur l’état d’avancement du traitement des demandes reçues ;
- Soumettre le rapport à son superviseur pour examen et partage avec tout le personnel de Plan International Guinée tous les vendredis
- Tenir un bon registre de toutes les demandes reçues après leur entrée dans SAP
- Assurez-vous que seules les demandes d’achat dûment approuvées sont saisies dans SAP.
- Assurer le paiement des biens et services dans le respect des normes en place
- À réception de la facture, vérifier par recoupement que la quantité sur la facture correspond au bon de commande et au bon de livraison ;
- Préparer les demandes de paiement avec toutes les pièces justificatives, examinées par les finances et approuvées par l’administrateur avant la soumission finale aux finances pour paiement.
- S’assurer que toutes les factures sont traitées dans les sept (7) jours ouvrables suivant la réception
- Préparer les prévisions dans le modèle convenu et les soumettre aux Finances avec copie au superviseur sur une base mensuelle
- Élaborer une liste de fournisseurs et surveiller sa mise à jour périodique
- Mener un processus équitable et transparent pour développer une base de données de fournisseurs pour Plan International Guinée
- Coordonner le processus de mise à jour annuelle
- S’assurer que les fournisseurs sont évalués dès la fin des travaux et que les fiches d’évaluation sont conservées en lieu sûr en vue de la mise à jour annuelle.
- Élaborer et suivre une liste de prix pour Plan International Guinée
- Préparer et envoyer les demandes de prix aux fournisseurs agréés
- Coordonner avec l’évaluation du comité d’approvisionnement (PC)
- Obtenir des accords à long terme (LTA) signés avec des fournisseurs sélectionnés et partager des informations avec les unités de programme
- Veiller à ce que Plan respecte les obligations qui lui incombent en vertu des accords à long terme
- Surveiller conjointement avec le service financier les marchandises et les factures reçues dans SAP
- Une fois par semaine, vérifiez avec d’autres collègues administrateurs le statut GR/IR dans SAP
- Rencontrer les finances une fois par semaine pour analyser le rapport GR/IR et prendre des mesures correctives.
- Surveiller la boîte e-mail d’approvisionnement
- Consulter la boîte mail d’approvisionnement de Plan Guinée au moins deux fois par jour
- Demande d’information en cascade à celui qui est en mesure de répondre.
- Faites un résumé et partagez avec les fournisseurs sans signer avec son nom.
- Modifiez périodiquement le mot de passe de la boîte e-mail et partagez-le avec le superviseur
Les autres:
- S’assure que les politiques mondiales de Plan International pour la protection des enfants et des jeunes et l’égalité des genres et l’inclusion sont pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, mais sans s’y limiter, s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite (CoC) de Plan International, leur pertinence par rapport à leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.
Relations clés
[Cette section fait référence aux personnes à l’intérieur et/ou à l’extérieur de l’organisation avec lesquelles le titulaire du poste doit être en contact, et pourquoi. Cela devrait inclure la présence virtuelle.]
Ce poste rapporte au Responsable Logistique Pays. Le titulaire traitera également avec les autres employés du service et les soutiendra dans leurs besoins.
Expertise technique, compétences et connaissances
[Cette section détaille les compétences, les connaissances et l’expertise que le titulaire du poste devra démontrer pour bien faire le travail.
Cela devrait inclure des niveaux clairs d’expertise technique et de compétences qui soutiennent notre travail au niveau national, international et mondial.]
Essentiel
- Un diplôme reconnu en passation de marchés ou une qualification similaire d’un établissement d’enseignement réputé ;
- Un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente en gestion des achats dans un environnement d’ organisation réputé
- Bonne compréhension des processus d’approvisionnement et des liens avec d’autres opérations.
- Compétences de travail en équipe avec une attention aux contributions des autres membres de l’équipe
- Capacité à prioriser et à gérer diverses charges de travail avec des délais courts dans des environnements fragiles et culturellement dynamiques.
- Compétences diplomatiques et interpersonnelles, y compris les compétences de négociation et d’influence.
- Capacité à travailler avec de nombreux intervenants appartenant à des milieux professionnels différents.
- Excellentes connaissances informatiques, en particulier capacité à utiliser des applications courantes, Word, Excel, PowerPoint, courrier électronique et Internet.
- Loyal, honnête, digne de confiance et respectueux des procédures.
Souhaitable
- Bonnes compétences en communication. À l’aise de travailler avec des collègues de cultures différentes et de divers services internes ;
- Bonnes compétences rédactionnelles en anglais.
- Préférence pour le travail en équipe et un environnement de travail collaboratif
- Grande disponibilité;
- Grande capacité d’écoute, discrétion et tact.
- Sensible aux conditions culturelles et sociales.
- Engagement envers l’apprentissage continu; disposé à mettre à jour ses connaissances dans le domaine de la logistique.
- Capacité à répondre/gérer plusieurs demandes provenant de divers sites/services
- Expérience de travail dans une ONGI
Les valeurs de Plan International en pratique
Nous sommes ouverts et responsables
- Favorise une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
- Se tient responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées.
- Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.
- Ouvert sur les erreurs et désireux d’apprendre d’eux.
- Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes
Nous nous efforçons d’avoir un impact durable
- Énonce un objectif clair pour le personnel et fixe des attentes élevées.
- Crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
- Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou aux crises.
- Basé sur des preuves et évalue l’efficacité.
Nous travaillons bien ensemble
- Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant.
- Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- S’engage et travaille bien avec d’autres personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et responsabilisants
- Nous donnons à nos collaborateurs les moyens de donner le meilleur d’eux-mêmes et de développer leur potentiel
- Nous respectons toutes les personnes, apprécions les différences et défions l’égalité dans nos programmes et notre lieu de travail
- Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur propre vie.
Environnement physique
[Dans cette section, indiquez « environnement de bureau typique » ou des conditions telles que « doit travailler à l’extérieur dans un climat extrêmement chaud et humide ». Notez également si un équipement de protection est nécessaire.]
Environnement de bureau typique
Niveau de contact avec les enfants
[Veuillez supprimer le cas échéant]
Interaction occasionnelle avec les enfants
POSITION DANS L’ORGANOGRAMME
SIGNATURE
| Nom et Signature | |
| Employé: | |
| Supervision | Responsable Administratif & Contractuel Pays |
| Responsable RH&OD | Habib DIALLO |
| Directeur de pays | Johnson Bien Aimé |
Poste 3 : Assistant(e) Ressources Humaines
PROFIL DE RÔLE
| Titre | Assistant(e) Ressources Humaines | ||
| Domaine Fonctionnel | RH&OD | ||
| Rapporté à | Directeur Ressources Humaines et Développement Organisationnel | ||
| Lieu | Conakry | Mobilité | 15% |
| Date d’entrée en vigueur | 1er août 2022 | Noter | C2 |
RAISON D’ÊTRE DU POSTE
Ce poste consiste à appuyer le responsable des ressources humaines du pays dans la mise en œuvre des procédures de ressources humaines et d’une grande variété de fonctions de ressources humaines pour l’organisation. Le titulaire de ce poste assume une partie les responsabilités administratives des ressources humaines.
dimensions du poste
Offrir un support au personnel dans la mise en œuvre des politiques, procédures et systèmes RH en vue de répondre efficacement aux besoins en termes de qualité, de quantité et de rendement du personnel et ce, dans le strict respect de la législation guinéenne.
Le poste n’a pas de supervision directe ni de budget à gérer.
RESPONSABILITÉS
- Ouvrir un dossier individuel à partir des éléments fournis pour l’embauche et en assurer la mise à jour régulière en collaboration avec l’Administrateur RH de Plan International Guinée (lettres de démission ou de licencié, état de solde de tous comptes dument signés, fiche de décharge de responsabilité, entretien de sortie…)
- Assurer un classement des mémos et autres notes de décision en rapport avec les ressources humaines
- Assurer la confidentialité des informations RH
- Piloter l’exécution des procédures d’assurance sociale, médicale et vie des employés, afin de s’assurer que tous les employés sont couverts conformément aux politiques de l’organisation et aux exigences légales.
- Piloter la visite médicale annuelle légale avec la Médecine du Travail afin de s’assurer que tous les employés sont couverts conformément à la législation
- Participer aux processus de recrutements (publication appel d’offre, extraction des dossiers de candidature dans le système, tests pratiques et entretiens
- Transcrire les dossiers de candidature dans la matrice de présélection
- Transmettre aux candidats requis les avis de convocation et réunir les outils et équipements nécessaires à la tenue des tests de recrutement
- Assurer efficacement les transactions RH liées à la CNSS, l’ONFPP, la DNI (Direction Nationale des Impôts) ; collecter et classer toutes les quittances libératoires, recouvrements Allocations familiales ; retraites
- Assurer de bonnes relations de collaboration avec l’inspection du travail, l’AGUIP …..
- Piloter le paiement mensuel des salaires dans le système et s’assurer de l’envoi effectif des bulletins aux employés
- S’assure que chaque employé dispose d’un contrat de travail valide, d’un JD dument signé par les parties et de la présence de tous les documents requis dans les boîtes.
- Participant aux entretiens disciplinaires
- Préparer la documentation sollicitée au cours des audits internes et externes
- Classer les feuilles de temps mensuelles pour tout le personnel et faciliter leur traçabilité
- S’assurer que les preuves des orientations standard pour le nouveau personnel sont dument remplies et bien classées dans les dossiers du personnel
- Assurer le suivi des soumissions de conformité telles que les documents de politique signés, les renouvellements de contrat, les évaluations probatoires et périodiques, les autorisations de police, la soumission de copies certifiées des qualifications, etc. afin de garantir l’exhaustivité des dossiers du personnel à tout moment.
- Assurer le suivi effectif des plans de congés annuels de tout le personnel, et une gestion efficace des congés, en veillant à ce que les calculs et les rapports soient précis et effectués en temps voulu conformément aux dispositions du manuel de gestion RH et aux normes de l’organisation
- Prendre des dispositions logistiques efficaces pour les réunions, les ateliers, les tests et entretiens et les orientations du personnel en matière de RH et produire les documents pertinents, y compris les pratiques de suivi de ces derniers.
- Tenir à jour le fichier mensuel des Entrées et Sorties
- Fournir un soutien pour la préparation de documents et de dossiers RH précis et opportuns, notamment les dossiers de nomination, les lettres de transfert, les vérifications de références et d’antécédents et les autorisations, en veillant à la qualité, à l’authenticité et à l’exhaustivité de la documentation, conformément aux politiques RH et aux normes du plan, le cas échéant.
- Participer aux réunions du département RH, aux ateliers ou aux audiences disciplinaires et rédiger des comptes rendus précis et opportuns.
- En collaboration avec l’Administrateur, établissant un calendrier RH à jour pour le suivi des échéances importantes et les événements à venir
- Préparer les demandes de paiement pour les consultants et les autres employés
- Exécuter les demandes d’achat pour le département
- Effectuer toute autre tâche qui pourrait être demandée par le responsable hiérarchique.
Autres :
- S’assurer que chaque employé a fait son initiation en ligne et les certificats sont classés dans les dossiers individuels
- S’assure que les politiques mondiales de Plan International en matière de sauvegarde des enfants et des jeunes et d’égalité des sexes et d’inclusion sont intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, mais ne se limite pas à, s’assurer que le personnel et les associés sont conscients et comprennent leurs responsabilités dans le cadre de ces politiques et du Code de Conduite (CoC ) de Plan International,
Relations de travail clés
Interne
- Le Directeur des Ressources Humaines pour le pilotage et la mise en œuvre du plan d’action RH, le pilotage des chantiers RH et la transmission des informations requises dans le cadre de l’exécution des tâches
- L’Administrateur des Ressources Humaines transmet les informations requises pour la mise à jour des rapports périodiques.
- Le chargé des côtes recovery pour la gestion des time sheet
- Les différents organismes en relation avec le département RH : l’AGUIPE, l’Inspection du travail, la CNSS, la Direction Nationale des Impôts, les compagnies d’assurance, le Conseiller médical de Plan, les banques et assurances etc….
- Les finances
- L’admin
- Coordonnatrice exécutive CLT
Externe
- DNI, CNSS, ONFPP, AGUIPE,
- Inspection du Travail
- Compagnies d’Assurances
- BICIGUI
EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCES
Essentiel
– Diplôme universitaire en gestion des ressources humaines, Droit du Travail, administration ou expérience avérée en gestion des RH
– Au minimum 3 ans ferme d’exercice et d’expérience pertinente et avérée dans les pratiques de gestion des RH dans une organisation comparable à Plan.
– Expérience dans l’application et l’administration des lois applicables en matière de législation
– Expérience dans l’exploitation d’un système d’information sur les ressources humaines.
– Aptitude à travailler avec un minimum de supervision
Attitudes et Comportements
-Excellente qualité de communication écrite et orale
-Bonne compréhension des systèmes de gestion en ressources humaines
-Démontrer une forte capacité à travailler de façon autonome
-Avoir une bonne connaissance de l’environnement de travail avec les ONG,
-Bonne planification et organisation
-Bonne maîtrise de la langue française, l’utilisation de l’anglais comme langue de travail est un atout ;
-Compétences en informatique fonctionnelle
-Excellente connaissance de l’approche client et un engagement au service du personnel
-Capacité d’influence et de plaidoyer pour optimiser les résultats
-Ouvrir au feedback
-Attachement fort à l’application définie des politiques et procédures dans le but d’atteindre les objectifs organisationnels
-Degré élevé de discrétion
-La sensibilité culturelle
LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE
Nous sommes ouverts et responsables
- Promouvoir une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
Etre soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les normes les plus élevées d’intégrité. - Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens
- Etre honnête sur les erreurs et désireux d’apprendre de nos erreurs.
- Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes
Nous œuvrons pour un impact durable
- Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
- Créer un climat d’amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
- Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
- Se baser sur les preuves et évaluer notre efficacité
Nous travaillons bien ensemble
- Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute des autres et accepter de faire des compromis quand c’est approprié.
- Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- S’Engager et bien travailler avec les autres hors de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et habilitants
- Favoriser une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parties concernées
- Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
- Aider les enfants, les filles et les jeunes à renforcer leur confiance et à changer leur vie.
- Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel
Environnement physique
Faible pourcentage de déplacements sur le terrain
Niveau de contact avec les enfants
Niveau faible : interaction peu fréquente avec les enfants et Jeu
