L’organisation
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles.
Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent réprimé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination, et les filles sont les plus touchées.
En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.
Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer – et de réagir – aux crises et à l’adversité. Nous conduisons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.
Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.
PROFIL DE RÔLE
Titre : Coordonnateur des finances
Domaine fonctionnel : Finances
Relève du : Responsable financier du pays
Lieu : Bertoua et Garoua PIIA ; Nombre de Postes : Deux (02) ; Déplacements requis : Déplacements limités sur le terrain
Date d’entrée en vigueur : juin/juillet 2023 ; Note : C2 ; Durée du contrat : Deux (02) Ans
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante à but non lucratif qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles.
Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Cependant, ceux-ci sont souvent réprimés par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. De plus, ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.
Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte. De plus, nous permettons aux enfants de se préparer – et de réagir – aux crises et à l’adversité. Nous conduisons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.
Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 75 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.
Veiller à ce que des processus financiers solides
soient en place pour fournir une comptabilité transparente, une gestion des flux de trésorerie précise et opportune, des analyses et des rapports financiers et des contrôles financiers internes adéquats dans le domaine de l’influence et de la mise en œuvre du programme avec un soutien spécial aux partenaires.
Dimensions du rôle
1. Planification et suivi du budget
2. Comptabilité et trésorerie
3. Rapports et analyse financiers
4. Contrôles financiers internes
Responsabilités
Planification et suivi du budget
1. Participe au processus de budgétisation et s’assure que les plans opérationnels sont conformes aux budgets approuvés,
2. Surveille le budget du PIIA et fournit une analyse régulière du budget par rapport au budget réel pour information à l’équipe de gestion du PIIA (domaine d’influence et de mise en œuvre du programme) et CFM.
3. Assurer la liaison avec les équipes de programme et de subvention pour gérer de manière appropriée les informations financières des projets (y compris les subventions) dans les systèmes d’entreprise (SAP et SAP BI)
.
5. Examiner les grandes lignes du projet et les modifications pour garantir l’exactitude de la codification et de la disponibilité du budget conformément au dernier budget de financement avec des résultats spécifiques pour les coûts répartis (3001) et les coûts directs partagés (2961)
Comptabilité et trésorerie :
1. Examine et consolide les prévisions de trésorerie mensuelles du PIIA avec un rafraîchissement de trésorerie toutes les deux semaines.
2. S’assure que le décompte surprise de la petite caisse est effectué au moins une fois par trimestre et bien documenté.
3. Veiller à ce que le PIIA dispose de fonds suffisants pour les opérations et la mise en œuvre du projet.
4. S’assurer que toutes les transactions de la période treize (13) sont examinées, approuvées et affichées
5. S’assurer que les coûts directs partagés (opérations PIIA et salaires) sont enregistrés mensuellement dans les projets appropriés en fonction de l’allocation budgétaire des donateurs.
Rapports et analyses financiers :
1. Préparer les rapports financiers mensuels et trimestriels PIIA (créances, passifs, acomptes, avances du personnel…) et les envoyer à l’analyste commercial pour examen et consolidation 2. Consolider
et envoyer à l’analyste commercial les mises à jour des avances des partenaires fin de chaque mois.
3. Mettre en œuvre des processus mensuels de recouvrement intégral des coûts selon les besoins,
4. Suivi mensuel des avances (cash, projets et avances des partenaires, etc.
5. Préparer le rapprochement bancaire mensuel et les soldes bancaires cibles et signaler les irrégularités notées à CFM avant sa signature.
6. Examiner les calendriers et les rapports de fin d’année
7. S’assurer que les rapports financiers des subventions sont préparés en fonction des exigences des donateurs et en temps opportun.
Contrôle financier interne 1. Veiller à
ce que le formulaire récapitulatif de délégation de pouvoir pour le bureau soit suivi au niveau du PIIA et informer le CFM de tout changement.
pièces justificatives jointes conformément au manuel d’exploitation (OM) et aux lois locales et avant l’autorisation du programme
Responsable de zone d’influence et de mise en œuvre.
3. Assurez-vous que toutes les transactions sont enregistrées dans SAP., s’il y a une exception, contactez CFM pour la
direction approprié.
5. Préparer et mettre à jour les matrices de séparation des tâches.
6. Effectuer une visite sur le terrain au moins une fois par mois pour soutenir les partenaires quand et si disponible
7. Identifier les domaines de faiblesses du contrôle interne et faire rapport au CFM.
8. Agir sur la composante financière de l’audit via le rapport mensuel sur l’état de la liste des actions d’audit.
9. Coordonner avec le CFM les modifications/mises à jour de la réglementation bancaire affectant les transactions financières.
10. Former le personnel financier, non financier et partenaire sur les processus et procédures liés aux finances.
Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la protection de l’enfance (CPP) et l’égalité et l’inclusion des genres (GEI) soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, mais sans s’y limiter, s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite (CoC) de Plan International, leur pertinence par rapport à leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.
Relations clés
Interne :
1. Personnel du programme – élevé
2. Responsable HROD – Moyen
3. Responsable financier pays – Élevé
4. Comptable des subventions – Élevé
5. Coordinateur des subventions – Faible
6. Comptable national – Élevé
7. Analyste commercial – Élevé
8. Assistant comptable du projet – Élevé
9. PIIAM – Élevé
Externe :
1. Partenaires (Moyen)
Expertise technique, compétences et connaissances
Essentiel :
1. Diplôme universitaire en Comptabilité/Finance/Gestion
2. Au moins une (1) année d’expérience dans un rôle similaire.
3. Bonne connaissance de la gestion de projet
4. Bonne expérience et connaissance des règles et procédures comptables et de gestion des fonds de subvention ;
5. Bonne expérience et connaissance des contrôles et procédures financiers internes.
6. Bonne expérience des exigences de rapport de projet
Souhaitable :
1. Compétences en résolution de problèmes
2. Bon esprit d’équipe (capacité à travailler en équipe)
3. Maîtrise des applications Microsoft, en particulier Excel
4. Bonnes compétences en communication orale et écrite
5. Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés
6 Innovateur
7. Indépendant d’esprit, objectif et fait preuve d’un sens de l’intégrité.
8. Organisé, méthodique et méticuleux
9. Innovation et volonté d’apprendre plus rapidement
10. Reste calme et positif sous pression et dans des situations difficiles
11. Conscient de l’impact sur les autres et adaptant son comportement en conséquence
12. Tolérance – sensibilité culturelle par rapport à son impact sur les RH
13. Rétroaction mensuelle sur le temps
14. Reporting mensuel sur le temps.
Les valeurs de Plan International en pratique.
Nous sommes ouverts et responsables
1. Favorise une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
2. Se tient responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées.
3. Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.
4. Ouvert sur les erreurs et désireux d’en tirer des leçons.
5. Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes
Nous nous efforçons d’avoir un impact durable
1. Énoncez un objectif clair pour le personnel et fixez des attentes élevées.
2. Crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
3. Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou aux crises.
4. Basé sur des preuves et évalue l’efficacité.
Nous travaillons bien ensemble
1. Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant.
2. Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
3. Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
4. S’engage et travaille bien avec d’autres personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et responsabilisants
1. Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant.
2. Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
3. Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
4. S’engage et travaille bien avec d’autres personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Environnement physique
Le titulaire du poste travaillera dans un environnement de bureau typique avec certains de ses collègues dans le même environnement de bureau et d’autres sur le terrain.
Niveau de contact avec les enfants
Faible contact : Aucun contact ou très faible fréquence d’interaction.
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