Poste 1 : Responsable Administratif & Logistique Pays
Date : 25 avril 2022
Lieu : Abuja, Nigéria
Entreprise : Plan International
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante à but non lucratif qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles. Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte, et permettons aux enfants de se préparer – et de répondre – aux crises et à l’adversité. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant, mais savons que cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination.
En travaillant avec des enfants, des jeunes, des sympathisants et des partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels les filles et les enfants vulnérables sont confrontés. Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays, entraînant des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances. Plan International est enregistré au Nigeria auprès de la Corporate Affairs Commission.
Date limite de dépôt des candidatures : 5 mai 2022.
Lieu : Abuja
Objectif du rôle
Le rôle du responsable de l’administration et de la logistique du pays est de fournir un soutien aux bureaux extérieurs et au bureau de pays dans les domaines suivants : administration générale, achats, logistique, gestion du bureau et contrats/questions juridiques. Sous la direction du directeur des opérations, le responsable de l’administration et de la logistique du pays assurera des achats rapides et de la plus haute qualité, le bon fonctionnement et l’efficacité des installations de Plan International Nigeria, la gestion des stocks, de la flotte et des voyages en développant, mettant en œuvre et évaluant les programmes de maintenance et d’amélioration. en ce qui concerne les opérations continues de l’organisation. Il / elle planifiera, gérera toutes les tâches opérationnelles, de soutien, de suivi et de rapport du pays dans les domaines énumérés ci-dessus.
Dimensions du rôle
- Gérer l’unité d’administration et de logistique, y compris la supervision du budget.
- Superviser et gérer trois équipes directes, le personnel du bureau de projet sur la gestion matricielle et coordonner avec les unités administratives et logistiques dans les bureaux extérieurs.
- Fournir des conseils et un soutien en temps opportun à tous les bureaux extérieurs et au bureau de pays pour les questions liées à l’administration et à la logistique ;
- Concevoir des programmes de formation appropriés pour le personnel administratif et logistique du bureau de pays et des bureaux extérieurs.
- Examiner et réviser, si nécessaire, tous les documents et procédures juridiques utilisés par le bureau de pays et les bureaux extérieurs.
- Effectuer d’autres tâches administratives et logistiques d’une manière qui soutient l’équipe du bureau de pays et améliore l’efficience et l’efficacité de Plan International Nigeria ;
Responsabilités
- Fournir des conseils et un soutien à tous les bureaux de projet et au bureau de pays pour les questions liées à l’administration et à la logistique
- Assurer la gestion et la coordination globales du travail des équipes administratives et logistiques du bureau de pays et de tous les bureaux de projet dans les programmes de développement et humanitaires
- Soutenir l’équipe de gestion du pays sur les questions de logistique, d’administration et de relations gouvernementales – avec la responsabilité d’assurer une communication, des conseils et un transfert de connaissances efficaces
- Veiller à ce que les systèmes et procédures administratifs et logistiques appropriés soient suivis lors de l’achat de biens et de services dans tous les bureaux de Plan
- Tenir tous les bureaux de projet informés des nouveaux développements dans les questions liées à l’administration et à la logistique, telles que la conformité aux politiques ou procédures nouvelles ou révisées du bureau mondial et son adaptation aux procédures administratives et logistiques locales.
- Assurer des services d’approvisionnement en temps opportun et de la plus haute qualité, la maintenance et la sécurité de tous les actifs, équipements, matériaux et fournitures de Plan International Nigeria.
- Collaborer avec tous les chefs de département et le personnel pour s’assurer que l’achat de biens et de matériaux est correctement planifié, livré en temps opportun dans la qualité requise à un coût efficace.
- Veiller à ce qu’il existe un système administratif solide pour l’approvisionnement, le stockage, l’inventaire, le contrôle et l’entretien des actifs, la distribution et la réception de tous les matériaux/biens de Plan – conformément aux procédures de Plan et aux exigences des donateurs pour les subventions.
- Leadership et coordination efficaces et démonstratifs de tous les besoins d’approvisionnement dans le programme de pays (à la fois pour le développement et le programme humanitaire) à l’aide du système de suivi des achats consolidé.
- Coordination et gestion de la liste des fournisseurs approuvés de Plan International Nigeria, tenir des séances de rétroaction régulières avec les fournisseurs approuvés.
- Responsable de l’approbation et de la publication de la demande d’achat et du bon de commande sur SAP
- Concevoir des programmes de formation appropriés pour le personnel administratif du CO et des bureaux de projet.
- Soutenir les bureaux de projets et le personnel administratif des unités de pays dans l’identification des domaines d’amélioration de leur performance.
- Coordonner avec le responsable des ressources humaines du pays, les chefs de projet pour identifier les cours de renforcement des capacités appropriés pour l’unité conformément à l’allocation budgétaire et au plan de développement du personnel
- Initier et former le personnel administratif et logistique du bureau de pays et du bureau de projet sur les procédures de base de Plan, les meilleures pratiques, etc., selon les besoins.
- Examiner et réviser si nécessaire tous les documents et procédures juridiques utilisés par le bureau de pays et les bureaux de projet.
- Examiner tous les contrats et accords et faire des recommandations au directeur de pays, par l’intermédiaire du directeur des opérations, pour approbation.
- Examiner chaque année tous les contrats et sous-traitants de Plan International Nigeria pour s’assurer qu’ils sont conformes aux politiques et procédures de Plan, protéger les intérêts de Plan et respecter la législation du pays.
- Concevoir des contrats types appropriés pour les pratiques courantes dans le pays, y compris les contrats de conseil, les constructions, les accords de projet et autres documents juridiques connexes.
- Examiner régulièrement l’accord de pays de Plan International Nigeria et s’assurer qu’il respecte toutes ses obligations comme stipulé dans l’accord.
- Assurer la liaison avec l’avocat de Plan comme mandaté et fournir au bureau de pays des conseils appropriés et opportuns sur les questions juridiques.
- Effectuer d’autres tâches administratives d’une manière qui soutient l’équipe du bureau de pays et améliore l’efficience et l’efficacité de Plan International Nigeria.
- Organiser et participer activement aux réunions du bureau de pays et informer les autres membres de l’équipe des activités, initiatives, etc. dans le domaine de l’administration et de la logistique.
- Aider le personnel des bureaux de pays et des bureaux de projet à examiner l’organisation des opérations, à identifier les domaines où l’efficacité opérationnelle peut être améliorée et à recommander, aider à mettre en œuvre d’autres plans d’action.
- Faciliter l’interface du personnel administratif et logistique avec les autres membres du personnel pour favoriser des opérations fonctionnelles et efficaces
- Superviser le personnel administratif
- Organiser et superviser les services administratifs dans tous les bureaux pour assurer un classement et un archivage appropriés, maintenir le calendrier des activités du bureau et suivre les événements majeurs.
- Encadrer et encadrer le personnel administratif et logistique, en donnant des commentaires constructifs et en recherchant des moyens efficaces de soutenir les performances du personnel en temps opportun
- Aider les chefs de bureau de projet à évaluer la performance du personnel administratif sur le terrain ;
- Préparer des félicitations et/ou des mesures disciplinaires au personnel administratif et logistique conformément au manuel personnel avec le soutien des RH
- Effectuer d’autres tâches selon les directives du directeur des opérations et du directeur de pays
Expertise technique, compétences et connaissances
Qualification et expérience
- Une maîtrise en administration des affaires/publique, en logistique/gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans tout domaine connexe.
- Un minimum de 5 ans d’expérience dans la fourniture de toute une gamme de services administratifs et logistiques dans une organisation, idéalement avec au moins 3 ans dans une ONG internationale.
- Excellente et démontrable expérience dans la gestion des achats et de la logistique.
- Expérience démontrable dans la gestion de bureau et la coordination du personnel.
- Excellente écriture et expression orale en anglais
- Connaissance et compréhension de l’environnement politique du Nigéria ;
- Familiarité avec les règles et réglementations en matière d’approvisionnement financées par les donateurs
- Autres certifications professionnelles/de gestion pertinentes en administration et logistique
Compétences:
- Solides compétences en gestion administrative et logistique
- Bonnes compétences en rédaction de rapports et aptitude à élaborer des plans de travail efficaces, à gérer le temps et les priorités afin d’atteindre les objectifs du service.
- Maîtrise de l’utilisation des applications pertinentes, y compris les applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook), SAP et d’autres applications pertinentes.
- Compétences proactives éprouvées dans l’identification des économies de coûts, de l’évitement des coûts et des opportunités d’efficacité.
- Communique clairement et efficacement dans un style qui inspire confiance et renforce la crédibilité auprès du personnel
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement multiculturel
- Capacité d’analyse pour tirer des conclusions pertinentes
- Expertise démontrée dans les négociations, la résolution de conflits et la persuasion du personnel à tous les niveaux de l’organisation.
- Capacité à atteindre et à maintenir l’efficacité opérationnelle, à identifier et à atténuer les risques liés à l’administration et à la logistique
- Capacité à fonctionner dans des situations de haute pression tout en maintenant le contrôle émotionnel.
Comportements:
- Fait preuve d’un haut niveau de discrétion et de confidentialité et d’un bon jugement dans la gestion de situations délicates
- Fait preuve d’un haut degré de professionnalisme/d’intégrité
- Flexible avec une approche « can-do » et de résolution de problèmes
- Patience et diligence raisonnable
- Donne l’exemple pour motiver les performances élevées des autres
- Engagement très fort envers l’apprentissage continu
Plan International Nigeria est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la religion, le sexe ou les handicaps. Plan International Nigeria est pleinement engagé dans la protection de l’enfance afin d’empêcher les enfants de toutes les formes d’abus. Les femmes sont fortement encouragées à postuler. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
Poste 2 : Responsable des finances
Date : 25 avril 2022
Lieu: Maiduguri, Yola, Yobe, Nigeria
Date limite de dépôt des candidatures : 5 mai 2022.
Lieu : Maiduguri, Yola et Yobe
Objectif du rôle
Le but de ce rôle est d’assurer la responsabilité financière, de fournir des informations financières opportunes et précises sur le projet. Le titulaire du poste agit en tant que point focal des finances pour les activités liées aux finances (paiements, budgétisation, gestion des flux de trésorerie, rapports, audit, etc.).
Dimensions du rôle
Communique au sein de Plan International Nigeria et avec les partenaires et les institutions gouvernementales connexes. Le titulaire du poste contribuera à la gestion financière des projets, en interface avec les membres de l’équipe opérationnelle et du programme. Le titulaire du poste contribuera également au développement organisationnel des partenaires de mise en œuvre de Plan International Nigeria.
- Surveille et contrôle le budget annuel du projet et ses dépenses.
- Prépare les rapports financiers sur le projet.
- Domaine de responsabilité – Le projet.
Responsabilités
Soutenir la préparation du budget et le contrôle budgétaire pour la mise en œuvre efficace des plans financiers. Pour ce faire, le rôle consistera à :
- Préparer l’ensemble du budget annuel du projet dans le cadre de la préparation du budget annuel du pays.
- Surveiller les budgets du projet pour s’assurer que les dépenses sont conformes au plan afin d’éviter les dépenses excessives ou insuffisantes.
- Appui à la préparation du budget trimestriel des projets KP06.
Préparer des rapports financiers et autres pour aider à la préparation du rapport financier global du pays pour diffusion et prise de décision. Pour ce faire, le rôle consistera à :
- Aider à la préparation des rapports de gestion financière du pays (mensuels, trimestriels et annuels).
- Préparer le budget mensuel par rapport au rapport de projet sur les dépenses réelles.
- Préparer le rapport sur le solde bancaire cible (TBB) du compte bancaire dédié du projet.
- Préparer le rapport mensuel des avances non liquidées des partenaires.
- Assister le CFM dans la préparation des échéanciers financiers trimestriels et de fin d’année.
- Faire une visite de soutien mensuelle aux partenaires du projet et soumettre un rapport.
- Organiser des formations de renforcement des capacités identifiées pour les partenaires.
- Faire le suivi des dépenses payées d’avance, des charges à payer, etc., sur les projets et les soumettre au CO.
Soutenir la gestion de la trésorerie et les prévisions de trésorerie du bureau extérieur pour garantir la disponibilité des fonds pour les opérations dans les pays. Pour ce faire, le rôle consistera à :
- Soutenir les chefs de projet pour s’assurer que les prévisions de trésorerie mensuelles sont soumises en temps opportun.
Gérer les opérations du système SAP dans le bureau extérieur pour répondre aux exigences de Plan en matière de dépenses et de rapports financiers. Pour ce faire, le rôle consistera à :
- Assurer un suivi régulier avec les départements concernés responsables de la configuration du FAD dans SAP pour les nouveaux projets.
- Entreprendre des contrôles d’exactitude pour s’assurer que toutes les transactions saisies dans SAP sont correctes.
- Examiner régulièrement le statut NRGRANT pour s’assurer que les dépenses liées à la subvention sont imputées sur la subvention applicable.
- S’assurer de l’utilisation correcte de la WBS (structure de répartition du travail) pour toutes les réquisitions et tous les journaux.
- Conseiller le CO sur toutes les recharges interentreprises liées au projet.
- Assurez-vous d’effectuer toutes les procédures de fin de mois requises avant la fermeture de SAP.
- Le support maintient un bon classement pour tous les bons de paiement et rapports SAP liés au projet.
Mettre en œuvre des contrôles financiers internes et des processus de paiement pour atteindre le meilleur rapport qualité-prix à tout moment. Pour ce faire, le rôle consistera à :
- S’assurer que les paiements effectués sont conformes aux politiques et procédures approuvées de Plan et à celles des règles et réglementations des donateurs.
- Examiner les sections financières des demandes d’achat, des demandes d’avance, des liquidations et des bons de commande pour la conformité financière par rapport au projet.
- Soutenir l’examen des paiements de projet émis avant la signature par les gestionnaires autorisés de Plan.
- Préparer la liste des actions d’audit financier du projet après chaque audit et assurer la conformité.
- Assurez-vous que tous les coûts prévus sont récupérés en temps opportun et avec précision à partir du projet.
Soutenir le paiement précis et opportun des retenues obligatoires. Pour ce faire, le rôle consistera à :
Soutien pour s’assurer que les notes de crédit de retenue d’impôt sont rapidement collectées pour être distribuées aux fournisseurs/consultants liés au projet.
Expertise technique, compétences et connaissances
Essentiel
- Diplôme universitaire en comptabilité ou équivalent / qualification professionnelle.
- Expérience d’au moins 4 ans dans un poste similaire.
- Bonne connaissance des subventions et de la gestion de projets.
- Connaissance et utilisation d’un logiciel comptable (de préférence SAP)
- Expérience préférée : la connaissance et l’expérience des principaux donateurs de l’industrie sont fortement préférées.
- Expérience dans la fourniture d’une assistance au développement des capacités aux sous-bénéficiaires fortement préférée.
- Expérience de travail avec des sous-bénéficiaires requise.
Souhaitable
Compétences et connaissances
- Communique clairement et efficacement.
- Capacité à faciliter les processus participatifs pour toutes les parties prenantes pour la mise en œuvre des projets de subvention.
- Solides compétences en matière de constitution d’équipe, organisé et méthodique.
- Indépendance, objectivité et intégrité.
- Bonnes capacités de coordination et capacité à livrer dans des délais serrés.
- Excellente et démontrable expérience dans la gestion des subventions et des finances.
- Connaissance et compréhension de l’environnement politique du Nigeria
- Compétences interpersonnelles et de communication très développées, y compris de bonnes capacités d’écoute, d’influence, de négociation et de coaching.
- Capacité à établir et à entretenir des relations et à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et multiethnique en respectant la diversité.
- Expérience avec Microsoft Word, Excel, Power Point et Outlook.
Plan International Nigeria est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la religion, le sexe ou les handicaps. Plan International Nigeria est pleinement engagé dans la protection de l’enfance afin d’empêcher les enfants de toutes les formes d’abus. Les femmes sont fortement encouragées à postuler. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
