Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles.
Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.
Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer – et de réagir – aux crises et à l’adversité. Nous conduisons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.
POSTE 1: Responsable Subventions & Business Development Manager
rôle BUT
Ce poste consiste à assurer l’élaboration efficace des propositions gagnantes et la conformité des donateurs dans la mise en œuvre et les rapports du projet tout en optimisant les dossiers de performance des subventions de donateurs spécifiques en coordination avec la mise en œuvre du programme et les équipes techniques. Le titulaire soutiendra la réalisation des objectifs de collecte de fonds du pays.
Dimensions du rôle
- Membre de l’équipe de gestion pays (CMT)
- Rapports au directeur national sur les opportunités de financement, l’élaboration de propositions et rapports aux BN et aux donateurs
- Travaille en étroite collaboration avec les équipes de programme et techniques pour l’élaboration de propositions et de rapports de qualité ;
- Assure le respect des exigences des donateurs dans la mise en œuvre du projet et rend compte aux donateurs
- Gère et supervise la performance d’un coordonnateur des subventions
Responsabilités
- Recueillir des données et recueillir des informations pour soutenir les engagements et les exigences en matière de rapports pour les rapports narratifs et financiers et aider à la préparation de rapports de qualité et opportuns, le cas échéant ;
- Examiner et s’assurer que toutes les exigences en matière de rapports et de documentation du projet sont respectées (qualité et respect des délais) en veillant à ce que les rapports narratifs et financiers soient préparés et soumis conformément aux accords avec les donateurs ;
- S’assurer que les plans de reporting sont élaborés, mis à jour et diffusés, et que la matrice de suivi des rapports est correctement gérée, et que les problèmes, y compris les retards, sont immédiatement signalés au responsable du développement commercial ;
- Contribuer aux rapports mensuels et trimestriels du service des subventions ;
- Veiller à ce que tous les documents d’approbation de financement (FAD) soient rédigés conformément au processus d’approbation des FAD et correctement soutenus et signés en temps opportun ;
- Effectuer des visites de suivi et de soutien aux projets de subvention selon les besoins pour soutenir les rapports et résoudre les problèmes de gestion des subventions (par exemple, la conformité aux exigences des donateurs) et informer immédiatement le directeur de pays et le responsable de la mise en œuvre du programme de tout problème potentiel de non-conformité de Plan International ou des partenaires ;
- Responsable de la mise à jour, de la maintenance et de la diffusion des fichiers FAD/subventions et des systèmes de remplissage (par voie électronique) et de la garantie que les flux de travail sont complétés par le coordinateur des subventions ;
- Fournir un soutien au comptable des subventions et aux unités de programme selon les besoins pour s’assurer que les documents de subvention nécessaires et pertinents sont disponibles dans les unités de programme
- Apporter un soutien aux processus de démarrage des subventions, y compris la participation aux ateliers de démarrage des subventions, la préparation du budget et la cartographie ;
- Agir en tant que personne-ressource sur les questions de conformité des subventions liées aux exigences des donateurs ;
- Veiller à ce que les problèmes de subvention / FAD soient identifiés et résolus en relation avec le coordinateur des subventions et faire rapport au directeur de pays si nécessaire ;
- Suivre de près les cadres logiques des projets et les progrès globaux dans la réalisation des résultats de chacun des projets financés par des subventions afin d’assurer une contribution efficace au développement d’un système d’apprentissage plus détaillé ;
- Rechercher des opportunités de collecte de fonds, examiner et résumer les besoins de financement des opportunités pertinentes en collaboration avec l’équipe technique du programme ;
- Appui à la recherche et à la mise à jour des indicateurs de données statistiques pertinents, des études sectorielles, des plans stratégiques gouvernementaux et non gouvernementaux et de toute autre documentation pertinente sur le Burkina Faso ;
- Travailler avec le personnel du programme dans la préparation et/ou l’examen des nouvelles propositions et des budgets de proposition ;
- Gérer et développer la performance du coordonnateur des subventions sous sa responsabilité afin d’assurer la prestation d’un soutien et de services de qualité. Cela comprend l’approbation, le suivi et l’évaluation des plans de responsabilité individuelle et de développement personnel conformément à la politique et au processus de gestion des performances de Plan International ;
- Assister le directeur de pays concernant les communications vers / depuis les bureaux nationaux et les donateurs ;
- Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International en matière de protection des enfants et des jeunes et d’égalité des genres et d’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, mais sans s’y limiter, s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite (CoC) de Plan International, leur pertinence par rapport à leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.
Relations clés
- Membre de l’équipe de gestion pays (CMT);
- Relève du directeur de pays
- Supervise un coordonnateur des subventions ;
- Les équipes de mise en œuvre du programme et techniques sont des collègues clés avec ce titulaire de poste ;
- Directeur de pays et équipe de gestion de pays pour prendre des décisions sur les principaux problèmes liés à la collecte de fonds et à la conformité des donateurs ;
- Des spécialistes et des chefs de projet pour fournir des commentaires sur les concepts/idées, contribuer aux propositions et fournir des rapports de qualité et opportuns ;
- Informer et assister régulièrement le Directeur Pays dans l’identification et la réponse aux opportunités de financement ;
- Excellentes relations de travail avec les collègues et les partenaires
Expertise technique, compétences et connaissances
Essentiel
- Excellente compréhension de la gestion des subventions des grands donateurs
- Excellente compréhension des processus de suivi financier et de contrôle des coûts des projets
- Bonne compréhension des procédures et exigences de l’UE, de la CE, de l’ACDI, du DFID et d’autres donateurs clés en matière d’obtention de subventions
- Excellentes capacités d’analyse
- Bonne compréhension du cadre logique du projet et des systèmes de suivi et d’évaluation
- Excellente compréhension des problèmes de développement au Burkina Faso et dans le monde
- Bonne compréhension des opportunités de collecte de fonds et élaboration de stratégies pour obtenir des subventions des donateurs
- Innovant, pratique et axé sur le terrain pour la mise en œuvre de projets de subventions
- Bonne connaissance de la préparation et de la gestion budgétaire
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale
- Maîtrise de l’informatique dans l’utilisation des technologies de l’information, en particulier Word, Excel, PowerPoint et Internet
- Capacité à hiérarchiser/gérer un volume de travail important et à respecter les délais
- Capacité à travailler sous pression
- Capacité à documenter correctement et compétence dans le classement des documents
- Humble, respectueux et capable de travailler sereinement sous pression
- Flexibilité et responsabilisation, et respect des délais
- Engagé dans la défense des droits des enfants, de la justice sociale et des questions de genre
- Crée un sens aigu de l’objectif au sein de l’équipe et des parties prenantes
- Tient compte de soi et des autres pour atteindre les objectifs convenus et les normes de comportement
- Se concentre sur les résultats
Souhaitable
- Expérience de travail avec les enfants et les communautés et de gestion de programmes et de projets liés aux enfants.
Les valeurs de Plan International en pratique
Nous sommes ouverts et responsables
- Favorise une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
- Se tient responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées.
- Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.
- Ouvert sur les erreurs et désireux d’apprendre d’eux.
- Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes
Nous nous efforçons d’avoir un impact durable
- Énonce un objectif clair pour le personnel et fixe des attentes élevées.
- Crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
- Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou aux crises.
- Basé sur des preuves et évalue l’efficacité.
Nous travaillons bien ensemble
- Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant.
- Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- S’engage et travaille bien avec d’autres personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et responsabilisants
- Nous donnons à nos collaborateurs les moyens de donner le meilleur d’eux-mêmes et de développer leur potentiel
- Nous respectons toutes les personnes, apprécions les différences et défions l’égalité dans nos programmes et notre lieu de travail
- Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur propre vie.
Environnement physique
Le titulaire sera basé au bureau de pays de Plan International Burkina Faso (Ouagadougou) avec des déplacements sur le terrain chaque fois que nécessaire, des visites aux représentants des donateurs dans le pays et des déplacements internationaux limités pour rencontrer les donateurs/bureaux nationaux de Plan.
POSTE 2: ADJOINTE ADMINISTRATIVE
- PROFIL DE RÔLE
| Titre | adjointe administrative | ||
| Domaine fonctionnel | Bureau de pays | ||
| Rapports à | Coordonnateur administratif | ||
| Emplacement | Bureau de pays | Déplacement requis | dix% |
| Grade | C1 | ||
rôle BUT
Ce poste consiste à garantir que la communication entre le public interne et externe de Plan se déroule de manière fluide et à fournir des services de soutien administratif et de secrétariat pour faciliter la mise en œuvre des activités du programme dans le bureau de pays et l’unité de programme.
Dimensions du rôle
- Domaine de responsabilité – Bureau de pays
- Peut être nommé pour siéger au comité des achats de temps à autre
Responsabilités
- Reçoit et passe les appels sortants et les enregistre pour assurer une libre circulation des informations vers une mise en œuvre efficace des travaux ainsi que pour suivre les appels pour examen et répartition des coûts vers la réduction des factures de téléphone.
- Maintient, entretient et gère la réception pour recevoir les clients internes et externes ainsi que pour améliorer l’image de l’organisation sans interruption de travail ni plainte du public.
- Reçoit les visiteurs et les dirige de manière appropriée pour fournir un service client efficace et maintient toujours une bonne relation de travail avec le public sans aucune rétroaction négative.
- Assurez-vous que la zone de réception ne reste jamais inactive. Trouvez toujours un remplaçant approprié lorsqu’il n’est pas présent à la réception.
- Gardez une trace des courriers et des documents entrants et sortants pour assurer la sortie efficace du travail sans aucun rapport de documents ou de courriers manquants.
- Fournit un soutien logistique pour la formation interne, les réunions du personnel et les voyages internationaux afin d’assurer le succès de l’organisation de tels événements sans aucune plainte défavorable concernant l’adéquation des éléments logistiques.
- Aide à la préparation du rapport de réception du matériel pour comptabiliser et garder une trace de tous les articles commandés pour la mise en œuvre du programme sans aucune perte subie par Plan Ghana.
- Responsable de la gestion de la petite caisse pour assurer le décaissement, l’utilisation et le compte efficaces de la petite caisse sans aucun rapport de mauvaise gestion ou de détournement de fonds.
- Aide à la réception et à la mise en banque des fonds reçus pour garder une trace des fonds pour les activités du programme et assure toujours la sécurité et la sauvegarde des fonds sans aucun rapport de perte de fonds.
- Fournit des services de soutien de soutien au directeur de pays (CD) en l’absence du titulaire pour s’assurer que le bureau du CD est toujours bien doté sans aucune interruption de son travail.
- Adhère toujours à la politique de protection de l’enfant de Plan pour protéger et protéger l’enfant sans aucun rapport ou incident de maltraitance d’enfant.
- Effectue toute autre tâche qui peut être assignée de temps à autre pour assurer la mise en œuvre efficace du programme du pays.
- Suivre, collecter et rassembler les feuilles de travail mensuelles des heures supplémentaires des chauffeurs de toutes les unités de programme et les soumettre au coordinateur administratif avant la date limite.
- Assure la liaison et / ou assiste le Département des ressources humaines dans la coordination, l’initiation et l’introduction des recrues au bureau de pays pour permettre une installation en douceur des nouveaux arrivants. (Par exemple, position assise, connaissance des environs du bureau.)
- Achat de fournitures de bureau et entretien de l’inventaire du magasin ; cela comprend le suivi et la notification au coordonnateur administratif lorsque les articles sont aux niveaux critiques établis. L’inventaire des stocks ne doit jamais dépasser les niveaux critiques établis.
- Sur avis du coordonnateur administratif, coordonner la réparation et l’entretien de l’équipement et de la machinerie de bureau.
- Toute autre tâche jugée appropriée et proportionnée au niveau de responsabilité du poste.
- Tenir un registre des actifs fixes et de faible valeur et diriger une équipe pour effectuer une vérification annuelle
Gérer des problèmes:
- Comprend l’importance de favoriser et de maintenir une bonne image pour l’organisation et agit de façon à atteindre cet objectif auprès du public
- Fait preuve d’un bon sens du jugement et des responsabilités face aux défis associés à la prestation de services à la clientèle
- Fonctionne avec un minimum de supervision
- Renvoie toutes les décisions finales à un cadre supérieur. Assurez-vous que les principes et directives de la nouvelle politique mondiale sur la prévention du harcèlement, de l’exploitation et des abus sexuels sont pleinement intégrés et dans votre travail local.
- Assurez-vous que toute personne concernée, enfant, membre d’une communauté où travaille Plan International et/ou participant au programme sait comment et se sent en sécurité et habilité à signaler toute préoccupation, allégation ou suspicion de harcèlement sexuel, d’exploitation ou d’abus et que le rapport est pris au sérieux.
- Créer et renforcer la capacité de tout le personnel, des associés et des visiteurs à prévenir et à répondre de manière rapide, efficace, sûre, complète et confidentielle à toutes les plaintes, allégations et incidents de harcèlement, d’exploitation et d’abus sexuels.
Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International en matière de protection des enfants et des jeunes et d’égalité des genres et d’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, mais sans s’y limiter, s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite (CoC) de Plan International, leur pertinence par rapport à leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.
Relations clés
- Garde et maintient un contact élevé avec les clients externes pour favoriser et établir une bonne relation de travail avec eux au nom de l’organisation et présenter une bonne image pour l’organisation
- Maintient un contact élevé avec tout le personnel du bureau de pays pour assurer la libre circulation de l’information vers la mise en œuvre du travail
Maintient un contact moyen avec le personnel des bureaux de l’unité de programme pour offrir des services de soutien de secours et des informations concernant les problèmes administratifs
Expertise technique, compétences et connaissances
Essentiel
Acquis par l’éducation, la formation et l’expérience
Qualification et expérience
– Diplôme/HND en secrétariat, études de gestion ou équivalent
– Au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire.
– Une expérience de travail avec une ONG internationale serait un avantage
Compétences
Compétences spécifiques au poste nécessaires pour mettre en pratique les connaissances.
– Bonnes compétences en communication et en TIC
– Bonnes compétences interpersonnelles
– Bonne relation client/client
– Bonnes capacités rédactionnelles et rédactionnelles
– Solide esprit d’équipe
– Haut niveau de discrétion et de responsabilité
– Bonnes capacités de planification et d’organisation
– Sensibilité culturelle
Comportement
Comportements démontrés nécessaires au titulaire du poste pour remplir avec succès le rôle :
- Rapidité et proactivité dans l’exécution des tâches
- Bonnes capacités d’organisation de la planification
- Communique de manière à inspirer confiance et professionnalisme
- Bonnes relations humaines et capacité d’écoute
- Ouvert aux commentaires et à la volonté d’adopter de nouvelles approches et de nouveaux processus
- Capacité d’interface avec tous les niveaux de gestion
- Analytique et soucieux du détail
- Bon joueur d’équipe
- Soucieux de la sûreté et de la sécurité
Les valeurs de Plan International en pratique
Nous sommes ouverts et responsables
- Favorise une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
- Se tient responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées.
- Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.
- Ouvert sur les erreurs et désireux d’apprendre d’eux.
- Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes
Nous nous efforçons d’avoir un impact durable
- Énonce un objectif clair pour le personnel et fixe des attentes élevées.
- Crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
- Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou aux crises.
- Basé sur des preuves et évalue l’efficacité.
Nous travaillons bien ensemble
- Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant.
- Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- S’engage et travaille bien avec d’autres personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et responsabilisants
- Nous donnons à nos collaborateurs les moyens de donner le meilleur d’eux-mêmes et de développer leur potentiel
- Nous respectons toutes les personnes, apprécions les différences et défions l’égalité dans nos programmes et notre lieu de travail
- Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur propre vie.
Environnement physique
Ce poste nécessite 5% sur le terrain pour offrir le soutien requis pour les activités administratives liées aux unités de programme.
Niveau de contact avec les enfants :
Contact faible : Aucun contact ou très faible fréquence d’interaction
Contact moyen : Interaction occasionnelle avec les enfants
Haut niveau : Interaction fréquente avec les enfants
