Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles.
Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.
Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer – et de réagir – aux crises et à l’adversité. Nous conduisons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.
Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 85 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 75 pays.
Description
du poste Poste Chef des opérations (H-OP) Grade
Département et emplacement Plan International Cameroun Date Juin 2022
Relève du directeur pays (CD)
Objectif
Comment ce poste soutient-il la stratégie et la mission de Plan ? Travaillant dans 50 pays en développement à travers l’Afrique, l’Asie et les Amériques, l’objectif stratégique mondial déclaré de Plan (2017-22) est de travailler avec les enfants vulnérables et en particulier les filles afin qu’ils puissent apprendre, diriger, décider et s’épanouir. Dans le cadre de la stratégie, nous avons l’ambition de transformer la vie de 100 millions de filles et d’avoir un plus grand impact pour les enfants vulnérables, en particulier les filles. Plan vise à atteindre cet objectif en travaillant en partenariat avec d’autres et par le biais d’équipes hautement performantes dont les comportements reflètent les valeurs de l’entreprise.
Le H-OP est responsable de la direction, de la gestion et du développement d’une équipe d’experts fonctionnels, y compris les finances, la chaîne d’approvisionnement, les TIC, le parrainage, la sécurité, le contrôle interne, la gestion juridique et des risques, pour soutenir la livraison d’une programmation de qualité et intégrée conformément à les normes, cadres et procédures organisationnels.
Le H-OP est géré directement par le directeur de pays et devra parfois assumer les responsabilités du poste de directeur de pays en son absence.
Dimensions du rôle
• Le H-OP est membre de l’équipe principale de direction du pays avec d’autres responsables de pays et doit contribuer à la compréhension et à l’orientation stratégique de Plan dans le pays. Il ou elle supplée le CD en tant que de besoin et si besoin vis-à-vis des parties prenantes externes ;
• Le H-OP co-dirige la mise en œuvre du cadre de responsabilité de la priorité Excellence dans les opérations, il participe à l’examen mensuel des KPI, aux réunions trimestrielles du personnel, aux réunions/événements semestriels et annuels.
• La ligne H-OP gère trois responsables support dans les domaines Finance, Supply chain, ICT, Sponsoring, Sécurité, Contrôle interne, juridique et gestion des risques. Les responsables des fonctions Finance et TIC ont une ligne hiérarchique secondaire avec les responsables régionaux de ces fonctions.
• Le H-OP rend régulièrement compte au CD de la gestion de tous les risques associés à l’exécution du programme, y compris le budget, la gestion des personnes, la conformité légale et la sécurité.
• Le H-OP fournit une supervision technique et un soutien aux domaines d’influence et de mise en œuvre du programme dans la gestion des risques et le maintien de la conformité dans la prestation de programmes rentables.
• Le H-OP supervise la préparation, la consolidation et l’analyse des budgets des pays et des UP rassemblés pour soumission au bureau régional.
• Le H-OP gère le budget de soutien aux opérations.
• Sur délégation du Directeur Pays, le H-OP peut approuver tous engagements, contrats, subventions, baux, décaissements et transferts à des tiers jusqu’à 200 000 €.
• Le H-OP travaille à distance et virtuellement avec des équipes et maintient une gestion de haute performance dans les moments difficiles et difficiles des urgences d’épidémies, de pandémies et de catastrophes naturelles. Par conséquent, il / elle doit être résilient et s’adapter aux contextes nationaux.
Responsabilités typiques – Résultats finaux clés du poste
Développement d’équipe et gestion du personnel
• Dotation : Supervise l’embauche, le développement et la rétention de personnes qualifiées à tous les postes de l’unité de soutien aux opérations et d’autres unités nécessaires pour soutenir la prestation de programmes efficaces, efficients et de haute qualité ;
• Consolidation et entretien de l’équipe : établir, convenir, communiquer et surveiller les normes de performance et de comportement pour l’unité de soutien aux opérations. Les termes de référence, les objectifs et les indicateurs de performance clés (KPI) de l’équipe sont convenus chaque année, et surveillés et mis à jour tous les trimestres
• Développement individuel et gestion de la performance : gérer et développer la performance des équipes de soutien aux opérations à travers le pays pour assurer la prestation d’un soutien et de services de qualité. Cela comprend l’approbation, le suivi et l’évaluation des plans de responsabilité individuelle et de développement personnel conformément à la politique et au processus de gestion des performances de Plan.
Planification stratégique, rapports et soutien à l’exécution des programmes
• Planification stratégique : contribuer au développement stratégique et à la gestion du pays, en particulier en examinant et en commentant le projet de plan stratégique de pays (DSP) et les plans à long terme de l’unité de programme (PULTP)
; aux programmes : superviser la planification et la prestation de tous les services généraux et les exigences logistiques du travail du programme conformément aux procédures établies, par exemple : les achats, le stockage, le transport et la distribution ;
• Budgétisation : supervise la coordination de la préparation, de la consolidation, de l’analyse et de la soumission des budgets des pays et des PIIA au bureau régional (RO) conformément aux instructions et directives budgétaires sur le terrain ;
• Rapports : coordonner le processus de rapport, en particulier les rapports trimestriels et annuels, à l’OR, y compris la soumission en temps opportun de tous les rapports requis et la mise en œuvre des actions de suivi et des recommandations.
Conformité et gestion des risques
• Politiques et procédures : coordonne avec les chefs de département/section concernés afin que les systèmes et processus soient en place pour se conformer aux politiques, normes et procédures globales de Plan et aux exigences légales dans les domaines des finances, des personnes et de la culture, de l’approvisionnement Chaîne, TIC, parrainage, sécurité
• Protection de l’enfance : assurer la conformité et la cohérence de la politique de protection de l’enfance de Plan à tout moment pour sauvegarder et protéger les enfants contre toutes les formes d’abus ;
• Audit et enquête : supervise la facilitation des missions d’audit interne et externe et veille à ce que le suivi de l’audit et les listes d’actions soient traitées en temps opportun ;
• Gestion des risques : s’assurer que des systèmes et des processus sont en place pour identifier et gérer les risques, y compris l’élaboration, la mise à jour et la soumission d’un registre des risques à l’échelle nationale au RO conformément à la politique globale de gestion des risques, et s’assurer que les risques sont correctement identifiés, évalués, atténués et signalés par le biais de registres des risques à tous les niveaux du pays.
• Santé et sécurité : supervise le développement et la mise en œuvre des normes de santé et de sécurité conformément aux lois du pays hôte et à la politique mondiale de Plan en matière de santé et de sécurité ;
• Rapports sur les pertes et les incidents : signaler en temps opportun et de manière cohérente toutes les pertes et tous les incidents, y compris les mises à jour, au siège international (IH) et au RO ;
• Juridique et réglementaire : supervise l’examen des accords et des contrats et assure le respect des lois et réglementations du pays hôte, assure l’interface avec les conseillers juridiques, signale en temps opportun tous les cas juridiques potentiels aux conseillers juridiques, au RO et à l’IH, le cas échéant ;
Assistance aux procédures, processus et applications
• Assistance aux applications et systèmes : superviser le déploiement dans le pays des systèmes et applications d’entreprise, y compris les systèmes financiers, le système d’information RH (SIRH), YODA, ChildData et d’autres applications d’entreprise ;
• Politiques et procédures globales et régionales : superviser le déploiement, y compris la formation du personnel, des politiques et procédures globales dans le pays ;
• Politiques et procédures dans le pays : supervise le développement et la mise en œuvre de systèmes, politiques, procédures et directives financiers et de chaîne d’approvisionnement à jour pour soutenir les opérations dans le pays et assurer la conformité aux normes mondiales de Plan et aux exigences des donateurs.
Autres responsabilités
• Liaison avec les parties prenantes : assurer la liaison et communiquer avec les organismes gouvernementaux, les donateurs, les Nations Unies et les parties prenantes des agences locales et internationales – selon les besoins et sous la direction du directeur de pays.
Traiter les problèmes
• Capacité à comprendre et à assimiler rapidement la complexité du modèle d’entreprise, des systèmes et des procédures, des structures organisationnelles et des processus de prise de décision de Plan ;
• Capable de travailler dans une configuration de gestion matricielle et de travailler en collaboration avec les responsables fonctionnels du RO, c’est-à-dire les finances, la chaîne d’approvisionnement, le parrainage et les TIC ;
• Bonne compréhension des systèmes et normes RH, financiers, de parrainage et de la chaîne d’approvisionnement et être en mesure de proposer des solutions appropriées pour atteindre l’efficience et l’efficacité ;
• Bonne compréhension de la gestion de la sécurité/des urgences pour assurer la sécurité du personnel, minimiser les risques et maintenir la continuité des activités ;
• Capacité à fournir un soutien au domaine d’influence et de mise en œuvre du programme et au personnel du bureau de pays pour résoudre les problèmes internes de protection de l’enfance et autres incidents ;
• Capacité à identifier les risques critiques et systémiques et à prendre des mesures opportunes et appropriées.
• Capacité à travailler virtuellement en ligne et à distance pour gérer vos équipes à distance et maintenir une haute performance en cas d’urgence, d’épidémies et de pandémies.
• Capacité à s’adapter et à être résilient dans les moments difficiles et à être capable de soutenir vos coéquipiers à distance en conséquence
Communications et relations de travail
Internes Externes
• Membres de l’équipe de direction du pays • Équipe de direction
élargie du pays
• Autres H-OP dans la région
• Responsables des départements fonctionnels du RO (TIC, parrainage, finances, sécurité et chaîne d’approvisionnement)
• Responsable et équipe d’assurance mondiale
• Conseiller juridique au siège international.
• Autorités nationales et locales, en particulier les ministres compétents dans le pays, par exemple le département du travail, le ministère des Finances ,
etc.
• Connaissances, compétences et comportements en matière d’ associations et de réseaux de sécurité nécessaires pour atteindre les objectifs du rôle
Connaissances
• Connaissances démontrables résultant d’une éducation, d’une formation ou d’une expérience pratique sur les débats clés du développement, en particulier autour des droits de l’enfant ;
• Connaissance démontrable des finances, de la chaîne d’approvisionnement et de la gestion des affaires ;
• Solide connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), du courrier électronique et d’Internet;
• Solide connaissance des exigences de conformité des donateurs et de gestion des subventions ;
• Maîtrise de l’anglais et solide connaissance pratique du français, parlé et écrit;
• La connaissance du pays d’accueil, des facteurs géopolitiques affectant la pauvreté des enfants dans le pays ainsi que des opportunités politiques, sociales et économiques de développement est un avantage.
Compétences et comportements de leadership démontrés par l’expérience
Viser la haute performance :
• Atteint la clarté et la responsabilité parmi toute l’équipe de leurs objectifs individuels et collectifs ;
• Organise clairement et efficacement le travail au sein de l’équipe;
• Traite les mauvais élèves en améliorant leur contribution ou en gérant leur sortie, le cas échéant.
Réflexion stratégique et innovation :
• Crée une direction stratégique solide pour sa propre partie de l’organisation dans le contexte plus large de Plan ;
• Contributeur majeur à la direction de l’équipe de direction dont il fait partie;
• Flexible pour répondre aux nouvelles demandes présentées dans les situations d’urgence.
Prise de décision et gestion des risques :
• Peut résoudre des problèmes complexes de manière équilibrée ;
• Bon jugement dans la prise de décision, faisant le meilleur usage des informations disponibles ;
• Disposé à prendre des décisions difficiles ou impopulaires et à s’y tenir.
Influence et communication :
• Utilise le potentiel de cultures variées pour trouver des solutions ;
• Excellent auditeur qui comprend et fait preuve de sensibilité aux points de vue des autres ;
• Établit rapidement de bonnes relations avec un large éventail de personnes, y compris celles qui occupent des postes de pouvoir et qui ont des points de vue/intérêts différents ;
• Représente efficacement Plan auprès des cadres supérieurs des organisations de parties prenantes externes ;
• Comprend la politique externe et interne et est capable de s’y retrouver ;
• Communique avec clarté et passion à la fois 1-1 et avec de grands groupes;
• Négociateur efficace dans des situations complexes;
• S’affirmer sans être agressif.
Construire des équipes et des partenariats efficaces :
• Crée une équipe très motivée avec un objectif unifié ;
• Modifie sa propre vision pour obtenir le meilleur résultat pour l’organisation ;
• Contribue efficacement au travail d’autres fonctions/unités et à l’équipe de direction dans son ensemble
• Capable d’établir des partenariats et d’améliorer les relations ;
• Résout efficacement les conflits au sein de sa propre équipe ou au-delà des frontières.
Développement des personnes :
• Utilise continuellement des situations 1-1 et d’équipe pour développer les autres ;
• Organise le travail pour donner aux autres des opportunités de développement ;
• Adapte le style pour répondre aux besoins d’une grande variété de personnes ;
• Traite efficacement les erreurs et remotive les personnes impliquées.
Conscience de soi et résilience :
• Conscient de ses propres forces, faiblesses et proactif dans l’utilisation de la rétroaction et de l’auto-développement
• Conscient de l’impact sur les autres et utilise l’impact pour créer un climat positif au travail
• Conscient de ses propres réactions émotionnelles et capable de les gérer
• Gère efficacement sa propre charge de travail et gère le stress sans se blesser ni nuire aux autres
• Positif face au changement et capable de bien faire face à l’ambiguïté et d’aider les autres à le faire
Environnement physique
• Basé dans le bureau de pays situé à Yaoundé avec des déplacements locaux importants et réguliers ainsi que des déplacements internationaux,
• Capacité à se rendre dans des régions éloignées,
• Niveau de sécurité actuel : Moyen
Niveau de contact avec les enfants :
Contact faible : Aucun contact ou très faible fréquence d’interaction avec les enfants.
Organigramme
Lieu : Yaoundé
Date de clôture : 11-07-22
