Poste : Gestionnaire de la chaine d’approvisionnement
Location: Ouagadougou, Burkina Faso
Company: Plan International
OBJECTIF DU RÔLE
Plan International est une organisation humanitaire et de défense des droits de l’enfant indépendante qui s’engage à ce que les enfants vivent une vie exempte de pauvreté, de violence et d’injustice.
Nous unissons activement les enfants, les communautés et d’autres personnes qui partagent notre mission pour apporter des changements positifs durables dans la vie des enfants et des jeunes. Nous aidons les enfants à acquérir les compétences, les connaissances et la confiance dont ils ont besoin pour faire valoir leurs droits à une vie épanouie, aujourd’hui et à l’avenir. Nous accordons une attention particulière aux filles et aux femmes, qui sont le plus souvent laissées pour compte.
Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 75 ans, et nous sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.
Installé au Burkina Faso depuis 1976, Plan International œuvre pour faire progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles, en particulier ceux qui sont exclus ou vulnérables à travers la mise en œuvre des programmes et projets de développement et humanitaire, en collaboration avec d’autres partenaires et les communautés dans lesquels vivent ces enfants.
Au sein de Plan International Burkina Faso, le (la) titulaire de ce poste veillera à ce qu’une orientation stratégique appropriée soit définie et maintenue pour la chaîne d’approvisionnement du pays, conformément aux normes et processus de Plan International. Le(la) titulaire du poste dirigera la planification de l’approvisionnement et engagera un soutien proactif de la chaîne d’approvisionnement de première ligne pour répondre aux besoins et aux exigences des programmes et projets ; il(elle) assurera la conformité aux procédures et systèmes des donateurs, des subventions et de Plan, tout en respectant des normes éthiques élevées.
Responsable de l’organisation et de la coordination efficaces et efficientes de l’équipe de la chaîne d’approvisionnement, il s’agit d’une occasion d’accroître les performances et l’expertise au sein du bureau national et des unités de programme, en renforçant le contrôle interne, les processus, les capacités et les performances. Doté d’un fort esprit d’analyse et de résolution de problèmes, vous serez capable d’identifier les opportunités autant que les défis, et d’agir en tant que leader du changement.
DIMENSIONS DU POSTE
La gestion de la chaîne d’approvisionnement dans le cadre de ce poste :
Processus techniques dans les domaines de la planification opérationnelle, des achats, des actifs, de la gestion des stocks et des entrepôts, de la distribution, des dons en nature dans des contextes humanitaires et de développement.
Analyse de la performance des processus, suivi et rapportages
Application, conformité et renforcement des systèmes
Gestion d’équipe et renforcement des capacités
Les indicateurs clés de performance (KPI) pour la chaîne d’approvisionnement et l’administration sont développés, les mesures sont en place et les objectifs sont atteints pour assurer des synergies transparentes avec les autres départements.
Appuyer le directeur des opérations et lui rendre compte des efforts déployés pour minimiser les risques financiers et de conformité tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
Le poste couvre les domaines de la chaîne d’approvisionnement au niveau du bureau de pays, et la supervision du point focal de la chaîne d’approvisionnement des unités de programme par le biais d’une gestion en ligne pointillée. L’engagement inter fonctionnel avec d’autres fonctions est essentiel pour garantir une harmonisation des procédures à l’échelle du pays.
• Personnel : Le (la)titulaire du poste assure la gestion directe de l’équipe de la chaine d approvisionnement au niveau du bureau national et supervise techniquement les équipes de la chaine d’approvisionnement basées dans les unités de programme sur le terrain.
• Engagement des parties prenantes
En interne, le titulaire du poste s’engagera au-delà des frontières fonctionnelles et géographiques au sein du pays (personnel de programme et projet, finances, informatique, risques et conformité, responsables de l’unité de programme…).
En externe, il s’engagera à l’intérieur et à l’extérieur du secteur, notamment auprès des ONG internationales, des agences des Nations unies, des partenaires et des fournisseurs.
RESPONSABILITÉS
Maintenir un haut niveau de gestion de toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement.
• Les besoins du programme du pays sont planifiés, consolidés et fournis de manière appropriée, avec des processus efficaces pour réaliser des économies, assurer la conformité et minimiser les risques.
• Le stockage et le flux des marchandises dans la chaîne d’approvisionnement du pays permettent la réalisation des projets, tout en maintenant des contrôles cohérents et appropriés.
Leadership
• Responsable de la performance globale de la chaîne d’approvisionnement, en fournissant une orientation stratégique pour la fonction et en veillant à ce qu’elle soit bien alignée sur les objectifs stratégiques de l’organisation.
• Assurer le développement de la planification opérationnelle globale pour les achats en liaison avec les départements respectifs, et diriger la mise en œuvre du plan afin d’atteindre les objectifs de l’organisation.
• Contrôler la performance globale des processus, gérer les améliorations continues dans le département, veiller à la réception de rapports réguliers, y compris l’analyse trimestrielle des dépenses.
• Gestion des performances – Gérer, motiver, développer et superviser la gestion des performances du personnel conformément aux systèmes, règles et règlements de l’organisation en matière de gestion des RH, y compris l’évaluation du personnel, la formation et la planification des carrières.
• Agir en tant que point focal de la chaîne d’approvisionnement pour toutes les subventions/programmes en fournissant un très haut niveau de leadership et de soutien de gestion dans les domaines connexes.
• Contribuer à l’élaboration de propositions de subventions couvrant tous les aspects de la chaîne d’approvisionnement (plans de la chaîne d’approvisionnement, plans d’achat, assurer le leadership de Plan International en matière de mesures d’efficacité et d’efficience, plans de dotation en personnel, budgétisation, etc.)
• Diriger les initiatives de changement de la chaîne d’approvisionnement par le biais de l’excellence de la chaîne d’approvisionnement mondiale ou nationale, conformément au manuel des opérations.
• Fournir une direction de la chaîne d’approvisionnement et un soutien à la gestion des programmes clés dans le pays, en mettant l’accent sur les moyens de travailler efficacement avec les différentes unités de programme.
• S’engager de manière proactive avec les équipes inter-fonctionnelles pour garantir l’inclusion des aspects de la chaîne d’approvisionnement dans tous les domaines de l’organisation, depuis l’élaboration des propositions, la budgétisation, la planification des programmes, le lancement et la mise en œuvre.
Gestion des opérations de la chaîne d’approvisionnement
• Responsable de l’exécution conforme et efficace des opérations de la chaîne d’approvisionnement en conformité avec les règles et règlements des donateurs et les normes, politiques et outils de Plan International.
• Contribuer de manière proactive à l’élaboration de propositions de subventions couvrant tous les aspects de la chaîne d’approvisionnement (plans de la chaîne d’approvisionnement, plans d’achat…) en assurant le leadership de Plan International dans les mesures d’efficacité et d’efficience, les plans de dotation en personnel, la budgétisation, etc.
• Diriger le développement de la planification de l’approvisionnement, l’analyse et l’orientation stratégique des activités d’approvisionnement dans le pays en assurant une planification et une allocation efficaces des ressources.
• Développer une structure d’achat solide avec une identification proactive du marché et des fournisseurs, le développement d’accords-cadres avec les fournisseurs en accord avec les besoins et les exigences du programme national.
• Développer une stratégie d’approvisionnement pour rendre les activités d’achat plus proactives et stratégiques de manière à permettre une exécution du programme dans les délais et au meilleur coût.
• Renforcer le développement, le suivi et l’exécution des contrats avec les fournisseurs, en veillant à ce que tous les documents de politique de Plan International soient inclus (protection de l’enfance, politique anti-corruption et anti-terrorisme, politique de genre et décharge de responsabilité).
• Assurer une rotation efficace des processus, un bon rapport qualité-prix et une utilisation efficace des ressources (financières et Humaines).
• Les coûts de la chaîne d’approvisionnement de bout en bout sont compris et contrôlés afin de garantir un recouvrement approprié des coûts pour les projets.
Excellence et Conformité de la chaîne d’approvisionnement et des achats
• Rendre compte de l’efficacité, de la conformité et de la rentabilité des processus, mesures et contrôles de gestion de la chaîne d’approvisionnement qui garantissent que la bonne qualité et la bonne quantité de biens et de services sont achetées au bon prix et livrées au bon endroit.
• Certifier que les contrôles internes de la chaîne d’approvisionnement sont toujours respectés et protègent l’organisation contre les pertes ou les malversations.
• Evaluer et contrôler les mesures utilisées pour gérer les risques dans tous les processus d’affaires de la chaîne d’approvisionnement et guider la direction dans le développement / l’amélioration des mesures de contrôle si nécessaire.
• Examiner tous les documents d’approvisionnement en veillant à ce qu’ils soient conformes aux politiques et procédures de l’organisation, au manuel des opérations, aux seuils nationaux et autres.
Développement des Capacités et Intendance :
• Procéder à des évaluations du personnel et surveiller les performances par le biais du mentorat, de l’encadrement, de réunions régulières en tête-à-tête et de coordination.
• Développer de solides relations de travail intégrées avec les départements utilisateurs afin de soutenir l’identification précoce des besoins en matière de chaîne d’approvisionnement et de soutenir l’équipe de gestion des subventions lors de la rédaction des propositions.
• Fournir des analyses, des repères et des recommandations pour déterminer l’utilisation efficace des ressources.
• Diriger et mettre en œuvre l’amélioration continue en tant que mode de fonctionnement standard au sein du service de la chaîne d’approvisionnement.
• Superviser la fonction de la chaîne d’approvisionnement, y compris les unités de programme sur le terrain, en renforçant les capacités des processus et des équipes.
• Identifier les besoins de renforcement des capacités du personnel par le biais d’une évaluation des besoins de formation.
• Développer un plan de formation et de renforcement des capacités sur la base des lacunes identifiées lors de l’évaluation des besoins et par tout autre canal.
EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES
Éléments essentiels
• Diplôme universitaire (Bac + 4 au moins) dans le domaine de la gestion des affaires et de l’administration (MBA) ou dans un domaine connexe, avec au moins 5 ans d’expérience pratique dans un poste similaire, dont 3 ans dans le secteur humanitaire/ONG.
• Expérience dans un environnement similaire avec une échelle significative dans le domaine de la gestion des achats et de la chaine d’approvisionnement.
• Expérience de la chaîne d’approvisionnement dans le cadre de programmes d’urgence, tant dans le cadre d’une mise en œuvre autonome que par l’intermédiaire de partenaires.
• Expérience préalable de la gestion et du développement d’équipes et capacité à diriger, motiver et développer les autres.
• Solides compétences en matière de leadership et de relations interpersonnelles, avec une capacité particulière à sortir des sentiers battus.
• Solides compétences en matière d’analyse et de résolution de problèmes, avec la capacité d’établir des rapports et de démontrer l’amélioration des performances et de l’efficacité par le biais de rapports ponctuels et concis.
• D’excellentes compétences en matière de communication
• Solides compétences en informatique, notamment Excel et les logiciels de gestion intégrée des ressources (ERP) (SAP, Microsoft Dynamics…)
• Connaissance et expérience de la gestion de projet
• Solides compétences techniques en matière de chaîne d’approvisionnement, avec une expérience significative dans la gestion de chaînes d’approvisionnement sur plusieurs sites.
• Une connaissance des tendances et des contraintes du secteur humanitaire serait un avantage.
Compétences souhaitées
• Une expérience des chaînes d’approvisionnement internationales et des réglementations douanières serait un avantage.
• Aptitude dans le domaine de la formation et du renforcement des capacités seraient un avantage
• Une qualification professionnelle et l’adhésion à une institution reconnue dans le domaine des achats et des fournitures.
• Expérience de travail dans un environnement et des systèmes basés sur ERP
• Une expérience de travail dans le cadre d’interventions d’urgence à grande échelle/à évolution rapide serait un avantage.
Poste 2 : Un (e) Officier de la Gestion des Risques et du Contrôle Interne basé(e) à Niamey ;
Dans le cadre de la mise en œuvre de ce projet, Plan International Niger recherche des candidats (es) hautement qualifiés (es) pour occuper le poste ci-dessous :
Un (e) Officier de la Gestion des Risques et du Contrôle Interne basé(e) à Niamey ;
Répondant au : Directrice de Gestion des Risques et du Contrôle Interne
Lieu : Niamey
Type de Contrat: CDD de douze(12) mois avec possibilité de renouvellement selon les performances et la disponibilité budgétaire.
- Description générale du poste :
Le but du poste est de contribuer à l’évaluation et la fourniture d’une assurance raisonnable que les systèmes de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance fonctionnent bien. L’officier du département gestion des Risques et contrôle Interne a pour mission principale d’aider la Directrice de GR&CI à identifier et gérer les risques et de vérifier le respect des Standards de Gestion de l’organisation et ses partenaires. Elle assistera la Directrice de la gestion des Risques et du Contrôle Interne à mettre en place des actions visant à réduire /maitriser les risques. Elle travaillera sous la responsabilité de la Directrice de la Gestion des Risques et du contrôle interne de Plan International Niger et établira une étroite relation de travail avec tous les bureaux, départements /fonctions de Plan International Niger ainsi que les partenaires de mise en œuvre des projets et programmes.
- Dimension du Poste :
La titulaire du poste devra :
- Travailler dans toute la zone géographique couverte par Plan International Niger. Cela oblige à développer d’excellentes relations de travail et une communication supérieure aux relations de gestion plus régulières ;
- Rapporter directement à la Directrice de la Gestion des Risques et du Contrôle Interne (RMICM) ;
- Travailler en étroite collaboration avec tous les responsables des normes de gestion et les points focaux dans les départements et bureaux pour identifier les risques potentiels et tester les mesures de contrôle.
La titulaire du poste :
- Ne supervise pas d’autres personnes ;
- Ne gère pas un budget.
- Responsabilités :
- Participer à l’Identifications tous les risques encourus par Plan International au Niger et des actions de mitigation de ces risques ;
- Vérifier le respect des procédures programmatiques et opérationnelles dans la mise en œuvre des actions de Plan International Niger et ses partenaires ;
- Faire des contrôles ponctuels auprès des différentes unités de fonction (projets, partenaires, comptabilité, logistiques, acquisitions, subventions, parrainage etc…) pour tester l’effectivité du fonctionnement et l’utilisation des outils de gestions technique, administrative, financière et comptable (manuels, plans d’actions, différents tableaux de bord, nomenclatures budgétaire et analytique, plan comptable, SAP, etc.) nécessaires à la définition et au pilotage des objectifs, à l’élaboration des plans annuels d’activités et au suivi de leurs réalisations;
- Conduire des analyses institutionnelles et organisationnelles des ONGs partenaires ;
- Renforcer les capacités des partenaires sur les principes et procédures de gestion des fonds de Plan international Niger ;
- Signaler les problèmes de gestion des risques et les déficiences des contrôles internes identifiés avec les recommandations ;
- Assister la Responsable de la Gestion des risques et du contrôle interne à la mise à jour mensuelle de actions et contrôle de risques dans l’application de Gestion des Risques et de la Conformité ;
- Faire le suivi de la mise en œuvre des recommandations des missions d’audit internes et externes ;
- S’assurer de la bonne compréhension et de la bonne application des procédures et des directives par le personnel de Plan International Niger et les partenaires ;
- Favoriser l’apprentissage de la gestion des risques et la prévention des fraudes ;
- Contribuer à renforcer les capacités des staff et partenaires, y compris des communautés, pour appliquer avec succès leurs compétences et leurs ressources afin d’atteindre leurs objectifs et de répondre aux attentes de toutes les parties prenantes ;
- Informer et sensibiliser le staff et les partenaires sur les risques liés à la sauvegarde des enfants et des jeunes, à la fraude et la corruption et alerter la Responsable de la Gestion des Risques et du Contrôle Interne en cas d’allégation de violation et d’abus des enfants et jeunes ;
- Alerter la Responsable de la Gestion des Risques et du Contrôle Interne en cas d’allégation de violation du code de conduite et de procédure et / ou d’accord spécifique du donateur, ainsi que d’utilisation abusive des biens de Plan International ;
- Participer si nécessaire au processus de pré-investigation des allégations comme demandé ;
- Identifier, documenter et partager les bonnes et les mauvaises pratiques.
- Fournir une assurance
- Contribuer à la préparation et au suivi du budget du département pour la mise en œuvre du plan de travail annuel ;
- Rapporter au Responsable de la gestion des risques et du contrôle interne du niveau des missions d’assurance en cours suivant le plan de travail et conformément aux normes internationales d’audit interne ;
- Participer à la préparation des rapports aux parties prenantes sur les missions de contrôle interne, les missions de l’Assurance Globale, des Investigations de fraude et d’audit externe ;
- Suivre la mise en œuvre des actions de la direction et autres départements en réponse aux examens d’assurance et informer le responsable de la gestion des risques et du contrôle interne ;
- Contribuer à l’initiation des membres de l’équipe de gestion du nouveau comité sur demande concernant la gestion des risques, l’efficacité du cadre de contrôle et le rôle de l’assurance de la qualité.
- Gestion des Relations :
Le rôle établit des relations avec les parties prenantes internes et externes pour faciliter la conduite de missions d'assurance qualité et l'échange de connaissances sur les meilleures pratiques en matière d'assurance. Il s’agit principalement :
- Le rôle interagit avec les autres fonctions d’assurance qualité des ONG locales, autres ONGs internationales et de la communauté des donateurs afin d’échanger des connaissances et d’apprendre sur les meilleures pratiques en matière d’assurance et les avancées en matière de gestion des risques ;
- Le rôle accède et participe aux activités des réseaux professionnels et des communautés de pratique de gestion des risques.
- Faire face aux problèmes :
- Le rôle gère les problèmes spécifiques liés à l’objectif du département de Gestion des Risques et Contrôle interne de Plan International ses partenaires ;
- Contribuer à trouver des solutions d’assurance efficaces Niger et de par les pays présentant des niveaux de risque variables et en évolution rapide ;
- Informer son superviseur de toute déviation pouvant constituer un risque pour les opérations.
- Protection des Enfants et Egalités des Genres :
Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées :
- Effectue des contrôles de conformité sur la prise en compte de l’éventail des risques menaçant les enfants et les jeunes dans toute leur diversité dans l’ensemble des programmes/projets incluant la mise en œuvre des mesures efficaces de réduction et de mitigation des risques.
- Les organisations partenaires bénéficient d’un soutien pour développer une culture organisationnelle, des systèmes, des processus et des compétences appropriés afin de mettre en œuvre les mesures de sauvegarde convenues.
- Crée un environnement propice à la sauvegarde et impulse un modèle de valeurs et de comportements responsables au niveau organisationnel
- Promeut la diversité, l’égalité des sexes, l’inclusion et l’exercice responsable du pouvoir.
- Prend en compte la sauvegarde dans les outils de gestion des risques et les lignes directrices s’y rapportant, Appui aux équipes finances pour renforcer les processus, les outils et les directives afin d’inscrire le thème de la sauvegarde dans l’ensemble des activités financières et programmatique.
- Renforce des capacités sur la manière de promouvoir une culture organisationnelle respectueuse et d’identifier, d’atténuer, de gérer et de surveiller les risques suscités par le travail de l’organisation.
- Relation de travail :
Relation de travail Direct
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Personnes |
Niveau de contact |
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La Directrice de la Gestion des Risques et du Contrôle Interne |
Elevé |
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La direction du pays |
faible |
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Les chefs de département et d’unité fonctionnelles |
faible |
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Les unités d’influence et de mise en œuvre des programmes |
Elevé |
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Le personnel de terrain et des différentes unités fonctionnelles |
Elevé |
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Les partenaires y compris agents des communes et structures étatiques |
Elevé |
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Les fournisseurs de biens et services |
Elevé |
I. Qualifications, Expériences professionnelles et compétences réquises :
L’Officier du département Gestion des Risques et Contrôle interne doit avoir les qualifications suivantes :
- Posséder un Diplôme de niveau supérieur (Bac+3 au moins) ou équivalent en, Finances, Comptabilité, Audit/contrôle, ou une expérience professionnelle pertinente dans l’un des domaines
- Savoir utiliser les principaux logiciels d’application de Windows ainsi que la navigation Internet ;
- Bonnes compétences en communication (écrite et orale) en Français ;
- Parler et écrire couramment l’Anglais seraient un avantage ;
- Être honnête et intègre ;
- Démontrer d’excellentes capacités rédactionnelles et analytiques ;
- Être disposé à effectuer de missions régulières sur le terrain ;
- Maîtriser les procédures d’audit et les mécanismes de contrôle interne ;
- Avoir un bon esprit d’équipe ;
- Disposer d’une maîtrise des compétences informatiques et de l’utilisation des logiciels et autres applications pertinents, par ex. Traitement de texte, tableur, base de données, Internet ;
- Être disponible et capable de travailler sous pression ;
- Avoir une excellente capacité d’écoute et de négociation ;
- Avoir une grande capacité d’indépendance et d’objectivité dans le travail avec peu de coaching ;
- Être organisé, méthodique et méticuleux.
- La connaissance de la mise en œuvre des programmes et projets de développement est un atout supplémentaire ;
- Au moins trois (3) années d’expérience dans un poste similaire au sein d’une institution reconnue, de préférence une ONG internationale ;
- Etre de nationalité nigérienne.
Environnement physique :
Le poste est basé au bureau pays à Niamey mais peut être transféré dans un autre bureau au Niger. Le titulaire du poste voyagera fréquemment (jusqu’à 70% du temps) au niveau national (dans les zones d’influence et de mise en œuvre de programme) et parfois au niveau international.
Niveau de contact avec les Enfants :
Contact moyen : Interaction occasionnelle avec les enfants et les jeunes.
Les valeurs de Plan International
- Nous œuvrons pour un impact durable
- Nous sommes ouverts et redevables :
- Nous travaillons bien ensemble
- Nous sommes inclusifs et agissons pour le renforcement des plus vulnérables
DOSSIER DE CANDIDATURE :
Les candidats intéressés par ce poste peuvent soumettre leur candidature à travers le lien,
Les candidats doivent envoyer leur candidature au plus tard le 04 novembre 2022 à 17H30.
Aucune candidature physique ne sera acceptée
Seul (e) s les Candidat (e) s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
