Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante à but non lucratif qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles. Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte, et permettons aux enfants de se préparer – et de répondre – aux crises et à l’adversité. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant, mais savons que cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination.
En travaillant avec des enfants, des jeunes, des sympathisants et des partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels les filles et les enfants vulnérables sont confrontés. Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays, entraînant des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances. Plan International est enregistré au Nigeria auprès de la Corporate Affairs Commission.
Date limite de dépôt des candidatures : 23 janvier 2023.
Lieu : Maiduguri
RÔLE BUT
Le but de ce rôle est de soutenir les processus et la gestion de la coordination des subventions du pays.
DIMENSIONS DU RÔLE
Maintenir l’adhésion à l’échelle de l’organisation pour répondre aux normes de qualité internes et externes de la gestion des subventions, aux directives des donateurs et aux processus de conformité et de gestion connexes.
RESPONSABILITÉS
Administration et gestion des subventions
- Soutenir l’unité de développement des affaires du pays sur les activités de mobilisation des ressources dans le bureau de pays de Plan Nigeria.
- Soutenir le gestionnaire des subventions dans la coordination et le suivi de la mise en œuvre des projets et programmes financés par les donateurs
- Gérer les transactions de subventions des donateurs de manière efficace et efficiente et assurer des rapports de qualité
- Soutien à la mise en place d’un mécanisme de suivi des subventions afin de suivre efficacement les activités de subvention, de déterminer les progrès
- Soutenir le processus d’élaboration de propositions en travaillant avec le personnel du programme, en rédigeant des récits budgétaires, en éditant des propositions et en veillant à ce que les procédures appropriées de gestion des propositions et des subventions soient suivies.
- Veiller à ce que les rapports aux donateurs soient soumis en temps opportun ; que les rapports sont cohérents et exacts (rapports trimestriels, intermédiaires ou finaux).
- Veiller à ce que les subventions soient mises en œuvre conformément aux directives de Plan International et aux réglementations pertinentes des donateurs.
Informations sur la gestion des subventions
- Administration SAP, y compris des mises à jour régulières sur les subventions grâce à un examen quotidien et à la surveillance du tableau de bord SAP.
- Assurer la configuration en temps opportun de toutes les subventions dans le système SAP et les modifications correspondantes effectuées.
- Maintenir et mettre à jour les fichiers de subventions pour le portefeuille attribué (fichiers en version électronique et papier)
- Documentez et partagez les principaux problèmes de conformité avec le personnel et les partenaires de Plan International en préparant le terrain pour la gestion de la conformité.
- Rédiger le document d’approbation de financement et s’assurer que tous les fichiers des documents d’accord de financement (FAD) sont mis à jour régulièrement. Cela comprendra les copies papier et les copies électroniques.
- Participez au processus d’intégration de nouveaux partenaires, à partir de la sollicitation, de l’évaluation préalable à l’attribution, de l’attribution et de la clôture.
Rapports de gestion
- Soutenir le responsable des subventions dans la génération du rapport sur les revenus.
- Fournir un soutien aux équipes de programme et des finances sur la conformité des rapports.
- Fournir des rapports stratégiques sur l’état des subventions pour la prise de décision par la direction.
- Prise en charge des rapports mensuels sur le pipeline du bureau de pays.
Activités de suivi budgétaire
- Coordonner les réunions BVA et documenter les points d’action.
- Participer à la préparation du budget annuel sur le terrain.
- Soutenir les responsables du budget dans l’établissement des coûts et l’examen du budget de la proposition.
- Soutenir les OSC dans la préparation et les modifications du budget.
Conformité et audit
- Participer à un audit régulier des procédures, pratiques et documents de PIN pour identifier les domaines d’amélioration possibles
- Créez et gérez des plans d’action efficaces en réponse aux demandes d’audit et aux violations de conformité.
- Évaluer les opérations de PIN pour déterminer le risque de non-conformité.
- Assurez-vous que tous les employés, partenaires et fournisseurs sont informés des dernières réglementations et processus des donateurs.
Gestion des sous-récipiendaires et des partenariats
- Participer à l’exercice de diligence raisonnable lors de la sélection des partenaires
- S’assurer que les bénéficiaires respectent les exigences de financement du PIN et des donateurs et fournir les informations requises sur les réglementations des donateurs.
- Gérer la clôture conforme des subventions accordées par le PIN.
- coordination du paiement en temps opportun en fonction des jalons approuvés ; travailler en étroite collaboration avec les partenaires pour terminer les jalons retardés ou incomplets.
- Ce rôle ne supervise directement aucun rôle.
EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES
Essentiel
- Un diplôme en études du développement, en études commerciales ou en sciences sociales (maîtrise ou équivalent en affaires internationales, développement ou matière connexe sera un atout supplémentaire).
- Au moins quatre ans d’expérience de travail dans la gestion de projets et/ou de subventions et dans le développement/la conception de propositions/d’affaires.
- Expérience dans l’élaboration et l’interprétation des budgets des donateurs.
- Connaissance des problèmes de développement, des tendances, des défis et des opportunités et des implications pour la communauté.
- Aptitude avérée à élaborer et à rédiger des propositions et des concepts de subventions et expérience dans les propositions gagnantes.
- Aptitude avérée à travailler en collaboration dans un environnement d’équipe multidisciplinaire.
- Bon communicateur avec de solides compétences organisationnelles, de gestion du temps et d’analyse.
- Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques.
- Solides compétences en rédaction et en édition avec une attention particulière aux détails.
- Capacité à jongler avec des priorités concurrentes, à respecter des délais exigeants et à travailler sous pression dans des environnements de sécurité instables.
Souhaitable
- Excellentes compétences éprouvées dans le développement et la rédaction de propositions de subventions
- Bonnes aptitudes à la recherche, à la négociation et à la résolution de problèmes
- Travail efficace avec et à travers les partenaires
- Solides compétences en planification et en organisation
- Forte réflexion stratégique et compétences interpersonnelles
- Excellentes compétences en communication.
- Excellente maîtrise des outils MS Office (avec d’excellentes compétences en Microsoft Excel).
