Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité des filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant, mais nous savons qu’il est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
PROFIL DE RÔLE
| Titre | Agente des ressources humaines et de la culture | ||
| Domaine fonctionnel | Ressources humaines | ||
| Signalez à | Coordonnatrice des ressources humaines et de la culture | ||
| Lieu | Bissau | Fréquence des déplacements | 20 % à l’intérieur et à l’extérieur du pays |
| Date d’entrée en vigueur | Février 2025 | Note | 13 |
OBJET DU POSTE
En tant que membre de l’équipe des ressources humaines, le coordonnateur des ressources humaines est responsable d’apporter un soutien global et opérationnel dans les domaines de la gestion des congés, de l’assurance maladie des employés et des systèmes d’information. Les ressources humaines dans les SISR. Il/Elle s’assurera que les systèmes et les dossiers des ressources humaines sont à jour et que toutes les exigences relatives aux renseignements sur le personnel et aux changements qui surviennent au cours de la carrière sont mises à jour dans chaque dossier du personnel.
Sous la supervision du (la) Coordonnateur(trice) des ressources humaines par pays, le (la) titulaire est (en) :
- Planification et suivi des licences.
- Facilitation du processus de recrutement.
- Bonne tenue des dossiers administratifs RH.
- Traitement des données et maintenance des systèmes SIRH.
- Maintenance et suivi de l’assurance santé des salariés.
- Gestion de la paie et du paiement des avantages sociaux.
- Gestion de la motivation et du bien-être des RH.
RESPONSABILITÉS
Soutien administratif RH
- Assurer la gestion administrative du personnel et produire des communications liées aux changements touchant leur vie professionnelle (rotation du personnel, lettres d’offre, contrat de travail, certificat de travail, etc.).
- Gérer et suivre les déclarations de mouvements de travailleurs auprès des organismes compétents (Ministère du Travail, de la Sécurité sociale, des Assurances, etc.).
- Coordonner la logistique et la mise en place des réunions avec l’appui des RH.
- Préparer la communication au personnel sur les questions de ressources humaines.
- Suivi de la gestion de l’assurance santé des salariés pour l’intégration et les remboursements.
- Recueillez les feuilles de temps correctement remplies des employés pour justifier le temps consacré aux projets, pour le recouvrement des coûts et la preuve du soutien partagé des employés sur les subventions.
- Coordonner la signature des talons de paie par les employés et le directeur de l’assurance multirisque et les classer dans les dossiers du personnel.
Gestion des congés et des absences des employés
- Élaborer, mettre en œuvre et surveiller l’horaire des vacances des employés (planification des vacances) en lien avec la hiérarchie (superviseurs à différents niveaux).
- Alimenter les bases de données RH avec les taux d’absentéisme (accidents du travail, absentéisme, maladies, turnover, etc.) et fournir à la direction des informations et indicateurs fiables pour la prise de décision dans le SIRH : rapport d’absence, rapports objectifs, évaluation de la performance.
Gestion des données et systèmes d’information des ressources humaines
- Tenir à jour le système d’information des ressources humaines (SGRH et SIRH)
- Procéder au renouvellement du contrat sur la base des informations fournies par les superviseurs et la direction,
- Conservez les données personnelles des employés et alimentez le système RH (SIRH) avec les informations des employés
- Fournir à la direction des informations sur le personnel en temps opportun et s’assurer que les pratiques d’emploi de Plan International en Guinée-Bissau sont alignées sur la politique mondiale et les lois du travail locales ;
- Gérer le Centre des Employés avec la valorisation du personnel effectif à travers la participation à la formation des employés à l’utilisation du centre des employés ;
- Veiller à ce que les dossiers du personnel soient tenus correctement et de manière ordonnée, en préservant la confidentialité de ces dossiers ;
- Réaliser la production des déclarations annuelles (Inspection du travail, Caisse de sécurité sociale, etc.) ;
- Réaliser la production de la déclaration du personnel (bilan social, etc.),
- Effectuer la planification préalable des emplois et des compétences, la gestion de la main-d’œuvre et l’évaluation des besoins en fonction des budgets disponibles.
Protéger les enfants et les jeunes
Coordonner les sessions de sensibilisation et la mise en œuvre des mesures de protection des employés (anti harcèlement, PHEAS, code de conduite et Safe Call), en veillant à ce qu’elles soient mises en œuvre de manière proactive pour garantir un environnement de travail sûr. Un travail propice pour tous les employés, bénévoles, stagiaires et partenaires
À la demande de la direction ou du superviseur, participer aux enquêtes et aux processus de plainte.
Veiller à ce que les politiques globales de Plan International en matière de protection des enfants et des jeunes et celles en matière d’égalité des sexes et d’inclusion soient pleinement intégrées, conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et les directives de mise en œuvre applicables à son domaine de responsabilité. Il s’agit notamment de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence par rapport à leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément aux procédures appropriées.
Principales relations de travail
Intérieurement :
- En tant que membre de l’équipe RH : collaborer avec d’autres départements et d’autres bureaux locaux pour assurer l’intégration des processus RH.
Extérieurement
- Collaborer avec les avocats, le ministère du Travail, la sécurité sociale, les banques, les assurances, etc.
- Être un membre actif du Forum international des ONG de Guinée-Bissau et représenter le gouvernement sur toutes les questions liées au droit du travail, à la sécurité sociale, etc.
- Faire partie de l’équipe RH des ONG internationales, notamment celles opérant en Guinée-Bissau.
- Collaborer avec les autorités locales sur les questions juridiques.
- Être membre des réseaux de professionnels des RH concernés basés ici en Guinée-Bissau.
EXPÉRIENCE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES TECHNIQUES
Essentiel
- Baccalauréat en gestion des ressources humaines, en sciences sociales, en droit ou dans un domaine connexe, avec une vaste expérience en administration des ressources humaines (RH) ou diplôme équivalent.
- Minimum de 3 ou 4 ans d’expérience dans un poste similaire.
- Excellentes pratiques et connaissance de la gestion des opérations RH, telles que : recrutement, gestion des indemnités de départ, gestion des congés, gestion des retraites, collaboration avec les institutions du travail, les juridictions sociales, les avocats, etc.
- Excellentes pratiques et connaissances en gestion des systèmes d’information des ressources humaines.
- Bonne connaissance de la législation du travail locale et des exigences de l’environnement de travail en Guinée-Bissau.
- Bonne connaissance des outils et logiciels informatiques.
- Bonne maîtrise des logiciels de gestion de paie.
- Service axé sur la satisfaction du client.
- Intégrité, transparence dans la gestion et honnêteté.
- Adhérer aux valeurs antiracistes, d’équipe et de justice pour tous,
Souhaitable
- La connaissance du français et/ou de l’anglais serait un plus.
- Bonne connaissance de l’environnement de travail des ONG internationales.
- Bonne connaissance du droit du travail de la Guinée-Bissau.
