Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles.
Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous aspirons à un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.
Nous soutenons les droits des enfants de la naissance jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer – et de réagir – aux crises et à l’adversité. Nous conduisons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.
Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 85 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 75 pays.
Description de l’emploi
| Position | Spécialiste en assurance qualité
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Noter | D1 |
| Département et emplacement | Programmes (Tamale) | Date | avril 2020 |
| Relève de (poste) :
Supervise directement : |
Chef de projet
N’est pas applicable |
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| Objectif : comment ce poste soutient-il la stratégie et la mission de Plan International ? | Plan International est une organisation indépendante à but non lucratif qui fait progresser le bien-être des enfants et l’égalité pour les filles. Travaillant dans la construction de partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 80 ans et présent dans 70 pays, Plan International s’efforce pour un monde juste, s’attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables tout en travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et les partenaires.
Plan International Ghana recherche un spécialiste de l’assurance qualité pour travailler sur un projet intitulé « L’innovation des femmes pour les entreprises durables (WISE) ». Le projet WISE vise à tirer parti de l’énorme potentiel et de l’agence des femmes entrepreneures ghanéennes âgées de 19 à 55 ans dans les zones rurales et périurbaines en employant à la fois des interventions du côté de la demande et de l’offre pour contribuer à une réalisation accrue des droits à l’autonomisation économique, au bien-être et croissance économique inclusive dans 3 districts des régions de Bono et Ahafo (municipalité de Sunyani, Tano Nord et municipale de Techiman) et 2 districts de la région du Nord (Kumbungu et Tolon). Le projet a débuté en février 2020 et a une durée de 4 ans et un budget de plus de 5,5 millions d’euros. |
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Dimensions du rôle
Le spécialiste de l’assurance qualité est responsable de la gestion financière réussie et de la conformité aux directives de l’organisation et des donateurs (Affaires mondiales Canada) pour le projet WISE. Il / Elle est responsable de renforcer la capacité du personnel du projet respectif et des organisations partenaires locales à entreprendre une administration financière de qualité. Il / Elle veillera à ce que les rapports financiers et les pièces justificatives respectives partagées avec le donateur soient de haute qualité. Le spécialiste de l’assurance qualité se concentrera sur trois fonctions principales ;
- Assurance qualité pour la gestion financière et la conformité
- Gestion des risques
- Partenariats et développement du renforcement des capacités.
Le poste sera basé au bureau de Plan International Ghana à Tamale.
Responsabilités typiques – Résultats finaux clés du poste
Assurance qualité – Gestion financière et conformité : assurer la surveillance financière et de la conformité du projet WISE, en veillant à ce que les politiques organisationnelles et les normes d’assurance mondiales de Plan International soient respectées, et que les exigences de conformité des donateurs soient respectées.
- Élabore un plan de travail annuel d’assurance pour le projet WISE, comme convenu avec le chef de projet et le comptable du projet, qui fournit une assurance qualité sur les principaux systèmes, processus, politiques et contrôles financiers et de conformité en ce qui concerne Plan Ghana et les exigences du donateur.
- Examine les missions d’assurance en cours dans le plan de travail conformément aux normes internationales d’audit interne ; s’assurer que les normes de qualité sont respectées grâce à l’examen des processus à risque dans le plan d’examen annuel et alerter la direction des zones à risque potentielles.
- Assure la préparation en temps opportun des rapports d’assurance qualité et fournit un examen approfondi des rapports aux parties prenantes concernées sur les missions d’assurance entreprises.
- Surveille l’avancement des actions de la direction en réponse aux revues d’assurance, assurant un suivi efficace.
- Dirige les décisions sur les missions à prioriser compte tenu des besoins d’assurance concurrents des différentes parties prenantes du projet.
- Développe et surveille le calendrier du projet WISE pour les rapports, en veillant à ce que les délais des accords internes et des donateurs soient planifiés et respectés.
- Élabore un processus de suivi pour l’analyse du budget trimestriel par rapport aux chiffres réels afin d’assurer la mise en œuvre en temps opportun du plan de mise en œuvre annuel du projet.
- Créer des moyens innovants d’améliorer les processus de budgétisation.
- En collaboration avec le comptable de projet, travailler avec l’équipe de projet et les partenaires pour obtenir des informations financières précises et opportunes.
- Examiner et assurer des rapports financiers précis pour la direction et les donateurs.
- S’assurer que les projets sont prêts pour l’audit, conformément aux accords de financement, et diriger les audits de projet en liaison avec les auditeurs internes et externes.
Gestion des risques : maintenir une compréhension des risques financiers et de conformité potentiels pour le projet et élaborer de manière proactive des plans pour éviter, atténuer, gérer et réduire les risques.
- Planifier, concevoir et mettre en œuvre un processus global de gestion des risques pour le projet WISE.
- Identifier, analyser et documenter les risques auxquels sont confrontés le projet WISE et ses partenaires, ainsi que les stratégies d’atténuation des risques. Mettre à jour l’analyse aussi souvent que nécessaire et rendre compte à la direction, en fournissant des recommandations pour l’amélioration de la gestion des risques et du système de contrôle interne. Assurez-vous que l’équipe de projet a une bonne compréhension des finances du projet et des risques de conformité, permettant à l’équipe de développer des solutions et des tactiques d’atténuation des risques, y compris des risques variables et en évolution rapide.
- Assure l’existence et l’utilisation de contrôles internes efficaces conformément aux règles et réglementations de Plan International et des donateurs.
- Fournit un soutien technique à l’équipe de projet et aux formations organisationnelles axées sur la gestion des risques et l’efficacité du cadre de contrôle.
- Au besoin, fournit des conseils à l’équipe de gestion du pays sur les systèmes, les processus et les examens des politiques, en accord avec le chef de projet WISE en élaborant des stratégies pour minimiser les risques financiers et de conformité lors de la mise en œuvre du projet WISE.
Partenariats et développement des capacités : Établir des relations avec l’équipe du projet et les organisations partenaires, en les dotant efficacement des compétences et des outils nécessaires pour respecter les exigences de gestion financière et de conformité du projet.
- Établit des relations avec les principales parties prenantes internes, principalement l’équipe de projet et la direction du pays pour faciliter la conduite des missions d’assurance qualité et identifier les domaines appropriés pour le soutien de la direction
- Gérer le développement et l’examen des accords de partenariat et des contrats, en veillant à ce qu’ils soient conformes aux exigences de conformité de Plan International et des donateurs.
- Fournir une orientation et un soutien continu à l’équipe de projet et aux partenaires sur les exigences de Plan International et des donateurs décrites dans les accords et les contrats.
- Diriger l’identification des besoins de renforcement des capacités en ce qui concerne le personnel, les partenaires et les membres de la communauté (le cas échéant) dans la compréhension et le respect des procédures des donateurs et de contrôle interne ; fournir une orientation, une formation et un soutien continu sur les politiques et procédures liées à Plan et aux donateurs.
- Fournit une formation et un soutien technique à l’équipe de projet, aux partenaires et aux communautés sur les meilleures pratiques en matière de politiques et procédures financières et administratives.
- Facilite le partage d’apprentissage, basé sur les meilleures pratiques ou de différents partenaires ainsi que sur les meilleures normes et pratiques du projet.
- Interagissez avec d’autres fonctions d’assurance qualité des ONGI locales et d’autres partenaires, ainsi qu’avec la communauté des donateurs pour échanger des connaissances et apprendre sur les meilleures pratiques d’assurance et les développements en matière de gestion des risques.
Gestion du changement, soutien à la gestion et apprentissage : Influence le changement au sein de l’équipe de projet pour renforcer la gestion des risques, la responsabilité et l’efficacité.
- Aide la direction à améliorer les opérations et à fournir une plate-forme d’apprentissage à travers Plan.
- Fournit des recommandations pratiques sur la façon d’améliorer les systèmes, les processus, les politiques et les contrôles liés au projet WISE
- Facilite le partage de l’apprentissage, basé sur les meilleures pratiques ou de différents partenaires ainsi que sur les meilleures normes et pratiques du projet
- Fournit un soutien technique lors des réunions de réseau et d’autres formations organisationnelles axées sur la gestion des risques et l’efficacité du cadre de contrôle
- Fournit des conseils à l’équipe de gestion du pays sur les systèmes, les processus et les examens des politiques, en accord avec le chef de projet en élaborant des stratégies pour minimiser les risques financiers et de conformité lors de la mise en œuvre du projet WISE.
Gestion des relations : établit des relations avec les parties prenantes internes et externes pour faciliter la conduite des missions d’assurance qualité et l’échange de connaissances sur les meilleures pratiques d’assurance
- Établit des relations avec les principales parties prenantes internes, principalement l’équipe de projet et la direction du pays pour faciliter la conduite des missions d’assurance qualité et identifier les domaines appropriés pour le soutien de la direction
- Interagir avec d’autres fonctions d’assurance qualité des ONGI locales et autres partenaires, et la communauté des donateurs pour échanger des connaissances et apprendre sur les meilleures pratiques d’assurance et les développements en matière de gestion des risques
Gérer des problèmes
- Travailler dans une vaste zone géographique et plusieurs districts/municipalités avec différentes langues qui nécessitent de faire des choix stratégiques sur la hiérarchisation des besoins d’assurance
- Le rôle travaillera avec l’équipe de projet WISE, l’équipe de gestion nationale, Plan International Canada. Cela impose une exigence de développement de relations de travail et de communication d’excellence qui est plus importante que dans des relations de gestion plus régulières
- Décider quelles missions prioriser compte tenu des nombreux besoins d’assurance concurrents des différentes parties prenantes du projet
- Trouver des solutions d’assurance efficaces aux niveaux de risque variables et en évolution rapide du projet.
Communications et relations de travail
- Équipe de gestion de projet Wise (y compris les gestionnaires d’unités de programme)
- Bureau national de Plan Ghana et Bureau national du Canada Programmes, équipes techniques et financières
- Organisations partenaires locales et internationales
Connaissances, compétences et comportements requis pour atteindre les objectifs du rôle
Connaissance et expérience:
- Master en Finance, Comptabilité, Audit ou son équivalent, avec Qualification Professionnelle Partie II ;
- Vaste expérience pratique d’au moins cinq ans en gestion financière, conformité et gestion des risques / audit basé sur les risques ;
- Au moins 3 ans d’expérience dans un poste similaire avec une institution reconnue de préférence une ONG internationale
- Connaissance et expérience de travail avec les directives des donateurs internationaux et les exigences de conformité dans le secteur du développement, telles que Affaires mondiales Canada, USAID, Nations Unies, etc.
- Connaissance et compréhension des exigences légales et réglementaires financières ghanéennes
- Expérience dans l’élaboration et la révision de contrats et d’accords de partenariat
- Expérience dans le développement et la prestation de développement des capacités et de mentorat aux équipes de projet et aux partenaires, en particulier dans les domaines de la gestion financière, de la conformité et de la gestion des risques ;
- La connaissance de la gestion du cycle de projet et de la mise en œuvre du programme est un atout supplémentaire ;
Compétences:
- Capacité à former et à encadrer le personnel, les partenaires et les communautés
- Bonne capacité d’analyse et de synthèse
- Capacité d’étudier et de comprendre rapidement un nouvel environnement d’exploitation et des systèmes organisationnels
- Bonnes compétences en communication (écrite ou orale)
- Bonne capacité d’écoute et de négociation
- Indépendance et objectivité, vous devez être capable de travailler avec un minimum de supervision
- Organisé, méthodique et minutieux
Comportement:
- Promouvoir la haute performance
- Ouvert aux commentaires et prêt à essayer de nouvelles approches et processus
- Excellent esprit d’équipe
- Favorise l’innovation, l’apprentissage et la transparence
- Communique efficacement et avec enthousiasme en fonction de l’auditoire
- Gagne, développe et conserve sa crédibilité
- Se comporte de manière cohérente dans son approche du travail et de la prise de décision
Environnement physique et exigences :
Le poste travaille généralement dans un environnement de bureau avec 50 % de déplacements importants dans les lieux de projet et des visites d’organisations partenaires.
Niveau de contact avec les enfants
Contact faible : Aucun contact ou très faible fréquence d’interaction
Faible contact – les responsabilités professionnelles de ce poste n’exigent pas que le titulaire du poste ait un contact individuel avec les enfants au quotidien. Il y aurait des contacts occasionnels avec des enfants, et on s’attend à ce que les enfants soient protégés à tout moment.
Lieu : Tamale
Type de rôle : Conformité
Relève de : Chef de projet (WISE)
Niveau : D1
Date de clôture : 14 décembre 2022
L’égalité, la diversité et l’inclusion sont au cœur même de tout ce que représente Plan International.
Nous voulons que Plan International reflète la diversité des communautés avec lesquelles nous travaillons, offrant des opportunités égales à tous, quels que soient l’âge, le handicap, le changement de sexe, le mariage et le partenariat civil, la grossesse et la maternité, la race, la religion ou les convictions, le sexe ou l’orientation sexuelle.
Plan International est basé sur une culture d’inclusion et nous nous efforçons de créer un environnement de travail qui garantit que chaque équipe, dans chaque bureau, dans chaque pays, est riche en personnes, pensées et idées diverses.
Nous favorisons une culture organisationnelle qui embrasse notre engagement envers la justice raciale, l’égalité des sexes, les droits des filles et l’inclusion.
Plan International estime que dans un monde où les enfants sont confrontés à tant de menaces de maltraitance, il est de notre devoir de veiller à ce que nous, en tant qu’organisation, fassions tout notre possible pour assurer la sécurité des enfants. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants avec lesquels nous entrons en contact et que nous ne devons en aucune façon contribuer à nuire ou à mettre les enfants en danger.
Une série de contrôles préalables à l’emploi seront effectués conformément à la politique de Plan International sur la protection des enfants et des jeunes. Plan International participe également au programme inter-agences de divulgation des fautes professionnelles. Conformément à ce programme, nous demanderons des informations aux employeurs précédents des candidats sur toute découverte d’exploitation sexuelle, d’abus sexuel et / ou de harcèlement sexuel pendant l’emploi, ou sur les incidents faisant l’objet d’une enquête lorsque le candidat a quitté son emploi. En soumettant sa candidature, le demandeur d’emploi confirme sa compréhension de ces procédures de recrutement.
Veuillez noter que Plan International n’enverra jamais d’e-mails non sollicités demandant un paiement aux candidats.
