Au PAM, l’humain est au cœur de toutes nos actions. Notre vision pour l’avenir du PAM repose sur des équipes diversifiées, engagées, compétentes et performantes, sélectionnées au mérite, évoluant dans un environnement de travail sain et inclusif, incarnant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec nos partenaires pour sauver et transformer la vie des personnes que nous servons.
Associé(e) de soutien aux entreprises G6 (Soutien à la haute direction)
Intitulé du poste : Adjoint(e) au soutien aux entreprises G6 (Soutien à la haute direction)
Type de contrat : Contrat à durée déterminée
Unité : Direction (bureaux des CD et des DCD)
Lieu d’affectation (ville, pays) : Le Caire/Égypte
Durée : 12 mois (prolongeable en fonction des performances et de la disponibilité des fonds)
Objectif du poste :
Sous la supervision générale du directeur pays, l’assistant(e) administratif(ve) veillera au bon fonctionnement du service clientèle. Ce poste exige un haut niveau de professionnalisme, de discrétion et d’initiative pour gérer des tâches administratives complexes et apporter un soutien de haut niveau à la direction.
La personne titulaire du poste coordonnera et assurera une vaste gamme de services de soutien aux entreprises, notamment la gestion des agendas, l’organisation de réunions importantes, la préparation de documents d’information et le traitement de la correspondance confidentielle. Ce poste implique une collaboration étroite avec les équipes internes et les parties prenantes externes afin de garantir des prestations de services rapides et de haute qualité.
Principales responsabilités (liste non exhaustive) :
- Fournir un soutien dédié d’assistant de direction.
- Préparer et/ou consolider des rapports complets, de la documentation, de la correspondance, des notes d’information, etc. et effectuer des recherches dans le domaine de travail.
- Rechercher et utiliser activement les retours d’information pour améliorer les processus et procédures de l’entreprise.
- Répondre aux demandes complexes d’assistance aux entreprises afin de fournir une résolution rapide et précise des demandes des clients.
- Superviser la tenue des dossiers et des bases de données afin de garantir que l’information est organisée et facilement accessible au personnel et conforme à toutes les réglementations et politiques pertinentes.
- Réviser et corriger la correspondance et la documentation, en fournissant des commentaires et en apportant des modifications le cas échéant, afin de contribuer à la production de ces documents dans les délais et selon les normes de qualité.
- Aider les gestionnaires à planifier, à suivre et à rapprocher les budgets afin de garantir une utilisation efficace des ressources financières prévues.
- Évaluer et recommander des améliorations aux procédures et pratiques, afin de contribuer à la prestation efficace des services de soutien aux entreprises.
- Fournir au personnel une gamme complète de services de soutien aux entreprises complexes afin de contribuer au bon fonctionnement des opérations commerciales.
- Fournir des conseils, un soutien et/ou une formation au personnel de soutien junior dans la prestation de services de soutien aux entreprises, afin de soutenir leur apprentissage en matière de soutien aux entreprises.
- Coordonner les tâches des collègues juniors afin de garantir que les services de soutien soient fournis de manière cohérente et conformément aux normes requises.
- Toute autre tâche en adéquation avec le niveau du poste et l’expertise requise.
AUTRES EXIGENCES SPÉCIFIQUES RELATIVES AU POSTE :
- Fournir un soutien direct au directeur pays et au directeur pays adjoint, notamment en matière de gestion proactive des calendriers, de planification des voyages, d’itinéraires de mission et de suivi des points d’action.
- Rédiger, relire et traduire la correspondance officielle, les rapports et les documents de réunion/d’information en arabe (et de l’arabe vers l’anglais selon les besoins), en veillant à l’exactitude, à la clarté et à la conformité aux normes du PAM.
- Établir et maintenir des relations efficaces entre les différentes unités internes et avec les parties prenantes externes (agences des Nations Unies, homologues gouvernementaux, donateurs et organisations partenaires), en facilitant la circulation rapide de l’information et la coordination des actions.
- Organiser les réunions et événements de haut niveau (ordres du jour, invitations, logistique, protocole) et préparer/lire à l’avance les dossiers, les points de discussion, les notes de synthèse et les outils de suivi des actions.
- Assurer la coordination de toute la correspondance officielle (lettres, notes de service, courriels) avec les unités internes, les partenaires externes et les entités gouvernementales, en gérant l’acheminement et le traitement, en garantissant le professionnalisme et la livraison dans les délais, et en maintenant un registre/archive structuré à des fins d’audit et de récupération.
Qualifications et expérience :
Éducation:
Un baccalauréat en administration des affaires, en gestion, en relations publiques ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Expérience :
Six ans ou plus d’expérience professionnelle à responsabilités croissantes dans le secteur d’activité concerné, avec une expérience en travail administratif général.
Connaissances et compétences :
- Connaissances spécialisées de l’application des processus métier courants, des méthodes pratiques de soutien aux entreprises, des procédures et des systèmes utilisés dans le domaine d’activité, acquises grâce à une formation technique et à une expérience professionnelle.
- Bonnes aptitudes en communication pour fournir des services de soutien aux entreprises spécialisés à un large éventail de personnes.
- Capacité d’analyser et d’interpréter des données financières et de suivre les budgets.
- Capacité à identifier et à recommander de manière proactive des pistes d’amélioration pour la conception et la prestation de services spécialisés.
- Forte orientation client, avec la capacité d’anticiper les besoins, de fournir un soutien en temps opportun et d’entretenir des relations positives avec diverses parties prenantes.
- Expérience en matière de coordination du travail des autres et de son propre travail, ainsi que de formation et de soutien aux autres.
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer des priorités concurrentes dans un environnement dynamique, avec un souci du détail.
- Capacité à maintenir la confidentialité et à faire preuve de discrétion dans toutes les interactions.
- Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) et d’Adobe Acrobat.
