Palladium recrute pour ce poste (11 Octobre 2023)

Aperçu du projet et rôle :

Le groupe Palladium recherche un poste de responsable des subventions/conformité au sein du département de gestion financière. Le responsable des subventions/conformité gérera les portefeuilles de subventions, conformément aux politiques et procédures de Palladium et de l’USAID. 

 Tâches et responsabilités principales :

• Prépare et traite les demandes de subvention et supervise la gestion et la mise en œuvre des subventions pour toutes les opportunités du secteur public.
• S’assure que toutes les sous-attributions sont conformes aux règles et réglementations des gouvernements et des autres donateurs multilatéraux.
• Renforce et maintient les structures administratives et les processus interministériels nécessaires pour garantir la transparence des subventions, une mise en œuvre fluide, des rapports, des contrôles requis et un suivi.
• Guider et conseiller les bénéficiaires sur l’interprétation des termes et conditions des subventions et des règles et réglementations des clients, ainsi que former, guider et encadrer les homologues des bénéficiaires, selon les besoins, en coordination avec les responsables techniques et le responsable principal des subventions et de la conformité.
• Fournit des conseils au personnel technique dans l’élaboration des SOW, des EOI et des RFA pour les subventions, y compris l’élaboration de la description technique du programme, des étapes, des livrables et des critères de sélection pour garantir l’approbation de l’USAID.
• Coordonne avec le responsable principal des subventions et de la conformité de l’ACO avant la soumission au chef du projet et/ou à l’USAID pour garantir la qualité et la conformité.
• Prendre des initiatives et fournir des solutions créatives à des problèmes contractuels/conformités complexes, en travaillant avec les membres concernés de l’équipe IHP sur des initiatives et des problèmes à l’échelle du projet.
• Fournir des conseils contractuels et réglementaires, garantissant la conformité du contrat conformément aux termes et conditions des commandes de tâches prises en charge, et par conséquent rédiger la demande d’approbation du client si nécessaire ;
• Diriger l’acquisition de subventions/sous-subventions de biens et de services dans le cadre de l’ordre de travail, y compris, mais sans s’y limiter : des projets de manifestations d’intérêt, d’appels d’offres, etc. 
• Gérer le processus de sélection lors des évaluations des propositions, y compris les notes d’évaluation et les justifications de sélection.
• Effectuer les évaluations préalables à l’attribution et la diligence raisonnable.
• Faciliter les négociations avec les bénéficiaires en consultation avec le responsable principal des subventions et de la conformité et les responsables techniques.
• Rédiger, examiner et finaliser le document de subvention/sous-subvention résultant en plus des modifications nécessaires.
• Préparer, organiser et conserver les dossiers et dossiers de subventions documentant l’attribution, la modification, la performance et la conformité des subventions.
• Fournir des dossiers de subvention pour documenter les nouvelles attributions de subventions, les modifications et les changements administratifs.
• Participer à la mise en œuvre et au suivi des étapes des subventions, en suivant les livrables des subventions et en surveillant l’octroi des subventions par rapport au budget des subventions.
• Examiner et traiter les demandes de paiement des factures pour les jalons atteints et vérifiés.
• Maintenir la base de données du portefeuille de subventions et les données des subventions de projet sur le système de base de données de subventions pertinent et sur le site Project SharePoint pour tous les mécanismes de subventions, en garantissant toujours des enregistrements à jour pour les contrôles ponctuels et les audits.
• Transmettre les risques et les problèmes liés aux subventions au responsable principal des subventions et de la conformité ou au directeur des finances et de l’administration, aux responsables techniques et aux autres membres du personnel de l’IHP, selon les besoins.
• Faire rapport sur les progrès globaux par rapport aux objectifs, jalons, résultats, taux d’épuisement et activités convenus en matière de subventions.
• Contribuer aux réponses aux demandes des clients en collaboration avec le responsable principal des subventions et de la conformité.
• Assurer le respect des règles et réglementations établies dans l’organisation (c’est-à-dire s’assurer que tout le personnel suit le(s) cours annuel(s) sur les exigences de conformité de l’USAID FP, les cours obligatoires Palladium, le maintien de la conformité COVID-19 au sein du bureau et dans toutes les fonctions officielles comme les ateliers et les réunions) ;  
• Veiller au strict respect des délais et des délais de toutes les étapes du processus de subvention, comme indiqué ci-dessus.
• Conseils en matière de processus et sous-traitances, en garantissant la documentation de préparation à l’audit du processus ;  
• Autres tâches assignées.  

Qualifications requises:

• Master en commerce, finance, comptabilité, économie ou tout autre domaine pertinent. Un baccalauréat avec au moins 6 ans d’expérience dans les domaines des subventions, des affaires, de la finance, de la comptabilité ou de tout autre domaine pertinent peut remplacer un diplôme d’études supérieures.
• Au moins cinq années d’expérience dans la gestion de subventions pour des organisations donatrices. Expérience avec le système de gestion des subventions de l’USAID hautement appréciée.
• Excellentes compétences en communication, en relations interpersonnelles et en leadership, y compris la capacité de gérer des budgets importants et les attentes des clients.
• Capable de communiquer efficacement et d’excellentes compétences interpersonnelles pour nouer des relations de travail efficaces à tous les niveaux.
• Niveau élevé de connaissances en informatique, doit avoir une bonne connaissance des applications de base d’Office 365 telles que Word, Excel, Power Point, Access, etc.
• Capacité à traiter de manière appropriée des questions sensibles et à maintenir un haut niveau de confidentialité à tout moment.