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Description de l’emploi
- Le responsable du soutien aux entreprises soutiendra les programmes Palladium Nigeria. L’objectif spécifique du poste est de fournir un soutien exécutif et opérationnel (financier et conformité) efficace et efficient en tant que membre de l’équipe de soutien aux entreprises (BST).
Tâches et responsabilités principales :
Assistance exécutive :
- Fournir un soutien à la direction en coordonnant les activités et les opérations du bureau pour garantir l’efficacité et la conformité aux politiques de l’entreprise.
- Élaborer et tenir à jour les calendriers d’entretien des installations, au besoin, en assurant la liaison avec les gestionnaires des installations et en offrant un service courtois aux équipes de projet PIDNL conformément aux accords de niveau de service (SLA) BST établis.
- Rédiger des lettres officielles, y compris des lettres d’immigration pour les visiteurs internationaux, assurer la liaison avec les équipes SRMT pour fournir un soutien et une logistique dans le pays aux visiteurs et aux programmes.
- Fournir un soutien exécutif adéquat dans la coordination des réunions de la haute direction du PIDNL et des assemblées publiques et événements trimestriels, en soutenant l’élaboration et la mise en œuvre du calendrier d’entreprise annuel du PIDNL.
- Fournir un soutien dans l’élaboration de la documentation clé du PIDNL, y compris le rapport annuel sur les performances du PIDNL et les procès-verbaux de réunion soutenant le développement et la maintenance des tableaux de bord opérationnels, comme indiqué.
- Maintenir les bases de données Excel / en ligne de BST, y compris le téléchargement de la documentation officielle clé sur la page SharePoint du Nigeria
- Assurer la mise à jour du plan de travail BST (diagrammes de Gantt), en assurant une communication efficace des priorités et des risques au gestionnaire rapidement.
- Soutenir BST dans le développement et la mise en œuvre de politiques locales standardisées existantes et nouvelles dans l’ensemble du portefeuille PIDNL.
Soutien aux opérations (Finances) :
- Traiter les déclarations financières périodiques de la BST. Cela comprend la soumission des espèces et des bons bancaires, des prévisions mensuelles et du transfert de fonds, la garantie des pièces justificatives à des fins d’audit et la soumission dans les délais stipulés par les équipes de gestion financière et de comptabilité fournisseurs.
- En collaboration avec la gestion financière, établir les codes de compte BST, en veillant à ce qu’ils répondent aux exigences du client et du projet en matière de répartition, de suivi et d’évaluation des coûts.
- Soutenir le gestionnaire principal, Conformité et opérations, dans la gestion des processus de communication et de rapprochement des comptes bancaires de BST. Soutenir le développement des coûts partagés mensuels entre les projets de Palladium au Nigeria.
- Coordonner et gérer le suivi des contrats PIDNL prenant en charge l’administration des contrats et des services partagés, administrer et gérer les contrats de services partagés (informatique, sécurité, nettoyage, fournitures, etc.) dans l’ensemble du portefeuille PIDNL. Participer au processus d’approvisionnement pour identifier les fournisseurs appropriés pour les services.
- Préparer les formulaires d’approbation de paiement (PAF), en veillant à la conformité avec les SOP d’approvisionnement et de paiement du palladium et la documentation appropriée. Cela comprend la préparation des approbations de paiement statutaires périodiques (par exemple, WHT, ITF, NSITF, NHF, etc.)
- Suivez le paiement et la soumission des frais statutaires (FiRs, WHT, PAYEE, NHF, etc.), en faisant remonter les non-paiements au responsable de la conformité et des opérations.
Assistance aux opérations (conformité :
- Agir en tant que point de contact pour l’Afrique pour les contrôles de diligence raisonnable en ligne sur les fournisseurs de services Palladium.
- Agir en tant que point de contact pour coordonner et faire remonter les problèmes de RH sur HMO et assurer l’enregistrement des nouveaux arrivants auprès des organismes statutaires (par exemple, FIRS, SIRS, NHF et Pension).
- Coordonner les réunions et les calendriers lors des processus d’audit de conformité internes et externes avec les bureaux fiscaux et statutaires.
- Tenir à jour le registre des actifs de l’équipe de soutien aux entreprises (BST) et assurer la conformité avec les directives opérationnelles de gestion des évaluations et que les pièces justificatives sont complètes à des fins d’audit.
- S’assurer que l’assurance-vie continue du personnel est renouvelée avant la date d’échéance.
- En collaboration avec le directeur principal, Conformité et opérations, coordonner les versements et les calendriers pour le Fonds national d’assurance sociale (NSITF) et le Fonds de formation industrielle (ITF) pour l’entité. Non-conformité croissante.
- Entreprendre des tâches selon les besoins qui contribueront au fonctionnement efficace de l’équipe de soutien aux entreprises et de la plate-forme PIDNL au Nigeria.
Exigences de déclaration :
Le rôle relève du directeur de pays. Les exigences de déclaration comprennent :
- Participation aux réunions BST bihebdomadaires.
- Participation aux réunions hebdomadaires et mise à jour régulière du gestionnaire.
- Mises à jour trimestrielles sur l’état des domaines de résultats clés (KRA) personnels et sur toute autre question importante et/ou domaine de préoccupation.
- Contributions aux rapports de l’unité commerciale, au besoin.
- Autres rapports à la demande du supérieur hiérarchique.
Des relations:
- Le rôle fera partie de l’équipe de soutien aux entreprises du Nigeria.
- Ce rôle travaille en étroite collaboration avec les équipes de projet, le directeur pays, le directeur principal ; Conformité et opérations ; Gestionnaires de financement de projets ; Comptabilité Fournisseurs et Gestion Financière.
Niveaux d’autorité :
- Le rôle ne porte aucune autorité de signature.
Le rôle est requis pour :
- Analyser et faire des recommandations judicieuses au supérieur hiérarchique,
- Contribuer à l’amélioration des processus grâce à des propositions/idées/suggestions innovantes et rentables.
Qualifications requises:
- Formation et expérience minimales requises.
- Un baccalauréat ou un HND pertinent.
- Expérience de travail pertinente liée à ce rôle.
- Expérience de projet, d’exploitation et de soutien à la direction.
Compétences essentielles requises :
- Haut degré de compétences organisationnelles et capacité à gérer efficacement son temps.
- Excellent esprit critique et grande attention aux détails.
- Sens aigu de la gestion financière et des prévisions et confiance dans le travail avec les chiffres.
- Expérience préalable dans la gestion des processus d’approvisionnement.
- Solides compétences informatiques et compétences avec la suite bureautique Microsoft (au minimum Word, Excel, PowerPoint).
- Expérience antérieure dans une capacité d’administration et d’exploitation.
- Travail en équipe et respect des délais.
- Bonnes compétences analytiques et extraire des informations pertinentes et exploitables à partir des données.
