Palladium est un leader mondial dans la conception, le développement et la diffusion d’impact positif – la création intentionnelle de valeur sociale et économique durable. Nous collaborons avec les gouvernements, les entreprises et les investisseurs pour relever les défis mondiaux les plus urgents.
Nous recherchons un(e) associé(e) administratif (ve) pour un projet financé par le FCDO et dont le démarrage est prévu en juillet 2025. Ce poste consiste à soutenir les fonctions financières, administratives et opérationnelles du programme, en assurant le bon déroulement des activités quotidiennes. L’associé(e) sera rattaché(e) au responsable des finances et des opérations, sous la supervision générale du chef d’équipe du projet.
Ce poste est à pourvoir localement et n’inclut pas les frais de déménagement ni les indemnités d’expatriation. Les candidats doivent avoir le droit légal de résider et de travailler au Ghana.
Les principales responsabilités comprennent :
Administratif:
- Soutenir les processus financiers, y compris le suivi des dépenses, le traitement des factures et la tenue de registres précis à des fins d’audit et de reporting.
- Fournir un soutien administratif pour assurer le fonctionnement efficace du programme de pays, notamment en tenant à jour les calendriers, en planifiant et en coordonnant les réunions, en organisant les voyages et en organisant les événements.
- Soutenir la gestion et la maintenance de la base de données du bureau et du programme dans le système SharePoint, en veillant à ce que les documents et fichiers critiques soient régulièrement enregistrés et correctement organisés.
- Aider à la gestion des feuilles de temps pour le personnel local, en veillant à ce que les feuilles de temps soient soumises dans les délais de l’entreprise et qu’aucune heure de suspens ne soit enregistrée.
- Fournir un soutien dans le processus de recrutement et aider à suivre et à maintenir la base de données des congés, y compris les soldes de congés à jour et précis.
En collaboration avec le responsable des finances et des opérations, assister l’équipe projet dans le recrutement de consultants, de fournisseurs et d’entrepreneurs. Cela comprend la réalisation d’études de marché pour identifier les sources d’approvisionnement, l’évaluation des devis, la négociation avec les fournisseurs et les prestataires de services et la coordination pour garantir la livraison des biens et services dans les délais.
- Aider l’équipe de projet à respecter les politiques de l’entreprise, les procédures opérationnelles standard (SOP), les processus de projet et les réglementations des donateurs lors de l’embauche de consultants, de fournisseurs et d’entrepreneurs, en coordination avec le responsable des finances et des opérations.
- Surveiller les dates d’échéance des livrables et les dates d’expiration des contrats, et informer les moniteurs techniques et l’équipe du siège en temps opportun pour lancer les prolongations de contrat si nécessaire.
- Aider aux processus d’approvisionnement, à la coordination des voyages et de la logistique, à la gestion des documents, à la planification des réunions et à l’administration générale du bureau.
- Tenir et mettre à jour des dossiers individuels pour chaque approvisionnement. S’assurer que les dossiers sont complets et prêts pour l’audit, y compris la documentation des processus de sélection, des contrats et des modifications, des livrables, des factures et des clôtures des contrats des consultants, des sous-traitants/bénéficiaires et des fournisseurs.
- Soumettre les livrables et les factures examinés et approuvés au responsable des finances et des opérations pour le traitement des paiements.
- Effectuer d’autres tâches et fonctions connexes qui lui sont assignées.
Compétences et aptitudes :
- Connaissance des règles et réglementations des donateurs (FCDO et non-FCDO),
- Excellentes compétences en communication, en analyse et en organisation
- Solides compétences opérationnelles et analytiques
- Capacité à prioriser les tâches pour répondre en premier aux besoins les plus critiques.
Exigences:
- Au moins un baccalauréat en administration, économie, comptabilité, statistiques, banque, finance ou autre discipline connexe, avec 4 années d’expérience professionnelle pertinente
- Une expérience des réglementations financières et de conformité pour les projets des donateurs est souhaitable.
- Compétences informatiques : SharePoint, Microsoft Excel, Microsoft Word
- Organisé, soucieux du détail, capable de maintenir la confidentialité, proactif, axé sur les solutions.
- Bon anglais oral et écrit.
Comment postuler :
Palladium offre une rémunération compétitive. Nous encourageons vivement tous les candidats qualifiés à postuler via notre portail en ligne.
Langues : La maîtrise de l’anglais est requise.
Autres compétences souhaitables : Initiative, fortes capacités conceptuelles, bon jugement
Avis de non-responsabilité : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associés au poste.
Protection
Nous définissons la protection comme « l’action préventive menée par Palladium pour protéger nos employés, nos clients et les communautés avec lesquelles nous travaillons contre tout préjudice ». Nous nous engageons à garantir que tous les enfants et adultes en contact avec Palladium soient traités avec respect et à l’abri de toute maltraitance. Tous les candidats retenus seront soumis à un processus de sélection renforcé comprenant des entretiens axés sur la protection et un processus rigoureux de diligence raisonnable.
