Palladium
Palladium est un leader mondial dans la conception, le développement et la diffusion d’impact positif – la création intentionnelle de valeur sociale et économique durable. Nous travaillons avec les gouvernements, les entreprises et les investisseurs pour résoudre les défis les plus urgents du monde. Avec une équipe de plus de 3 000 employés opérant dans plus de 90 pays et un réseau mondial de plus de 35 000 experts, nous contribuons à améliorer les économies, les sociétés et, surtout, la vie des gens.
CATÉGORIE DE RESPONSABILITÉ Rôle :
Assistant de programme Statut : Mandat
fixe Ligne hiérarchique : Mise en œuvre, suivi et évaluation et apprentissage Associé
Autorité-escalade : Directeur de pays
RELATIONS EXTERNES ET INTERNES
Externe : Entités gouvernementales et du secteur privé ; donateurs de l’ONG et autres parties prenantes externes
Interne : Tous les employés de l’organisation
Lieu : Accra, Ghana
Voyage : Le rôle nécessitera des déplacements intérieurs fréquents au Ghana
Portée des travaux :
L’assistant de programme contribue au projet PROPEL Health en fournissant une combinaison de soutien administratif, logistique et technique au personnel technique du programme pour assurer la mise en œuvre réussie des activités du projet. L’adjoint de programme relève de l’associé à la mise en œuvre du projet et à la MEL, mais il appuiera également les autres membres du personnel technique du bureau qui sont chargés de diriger d’autres composantes du travail de PROPEL Health, au besoin.
Principales tâches et responsabilités :
- Aider à maintenir et à surveiller les plans de projet, les calendriers de projet, les heures de travail, les budgets et les dépenses
- Travailler en étroite collaboration avec le personnel technique pour soutenir la planification et l’organisation de réunions, d’ateliers et de formations liés aux activités de PROPEL Health, y compris la rédaction de listes d’invitations et de lettres et le suivi des RSVP des participants.
- Soutenir la production de matériaux techniques, y compris l’estimation des quantités pour les ateliers, la compilation de paquets d’information, etc.
- Aider le personnel technique à élaborer le contenu technique des réunions, notamment en rédigeant des ordres du jour et des présentations, et participer à la coordination et à la mise en œuvre des réunions et des activités.
- Rédiger les procès-verbaux des réunions d’équipe hebdomadaires et bimensuelles et d’autres réunions techniques, au besoin.
- Distribuer ce procès-verbal au personnel concerné en temps opportun et documenter le suivi ou les points en suspens pour les réunions ultérieures.
- Soutenir la documentation du projet en prenant des notes d’activité (notes au dossier), en interviewant le personnel technique et en les soumettant à l’AC à des fins de rapport et de capture des succès du projet.
- Initier et coordonner les entrées pour les suivis d’activité bihebdomadaires selon le calendrier et s’assurer que le calendrier de l’équipe est à jour
- Directeur pour s’assurer que toutes les activités du programme sont exactes.
- Aider à la planification des activités (par exemple, calendriers, tâches) et contribuer à l’élaboration des budgets des activités programmatiques. Collaborer avec le personnel des finances sur les projections d’approvisionnement et de dépenses.
- Soutien à la préparation des briefs créatifs, des ordres du jour des ateliers/réunions, des rapports d’activités
- Créer un calendrier de gestion des activités de projet pour chaque but et objectif du projet
- Identification des axes de réussite et accompagnement à la rédaction de success stories et pépites
- Représenter PROPEL Health lors de réunions avec les partenaires et les parties prenantes sur demande.
- Travailler avec les responsables techniques de PROPEL Health pour fournir des contributions à l’élaboration de rapports d’activité trimestriels, semestriels et annuels et à des histoires de réussite afin de présenter le travail de PROPEL Health Ghana.
Engagement des parties prenantes : Construire et maintenir une relation solide et saine avec les partenaires de mise en œuvre de l’USAID et d’autres parties prenantes clés, y compris le Service de santé du Ghana et d’autres institutions publiques, etc.
Autres responsabilités : Représenter PROPEL Health lors des réunions avec les partenaires et les intervenants, sur demande.
Qualifications requises :
Connaissances :
- Connaissance des procédures et des systèmes administratifs, de gestion et de reporting de l’USAID et d’autres bailleurs de fonds
- Connaissance des dernières tendances et des meilleures pratiques en matière de gestion de projet
- Passionné par la création d’un impact positif sur la santé au Ghana.Compétences :
- Compétences de haut niveau en communication et en collaboration – la capacité de travailler en collaboration avec d’autres partenaires et d’obtenir des résultats.
- Excellent leadership et gestion des personnes – aligner l’équipe autour d’objectifs communs ; Inspirer, motiver et coacher pour obtenir des résultats.
- Excellentes relations interpersonnelles – le rôle exige l’établissement et le maintien de relations saines à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation.
- Compétences en gestion de programme et en réflexion stratégique – Priorisation et exécution efficaces des projets.
- Analytique – capacité d’analyser et d’exploiter les données pour prendre des décisions éclairées.
- Organisation et gestion du temps : Capacité à travailler dans des délais serrés.
- Attention aux détails – le rôle exige d’être attentif aux détails et minutieux dans l’accomplissement des tâches.
- Suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Planner, PowerPoint, Teams, OneDrive et SharePoint)
- Collecte et surveillance de l’information – le rôle exige la collecte de données pour prendre des décisions éclairées.
- Adaptabilité – capacité d’anticiper et de réagir rapidement aux dynamiques changeantes dans un cadre local et international.
- Sensibilité à la diversité culturelle et compréhension des enjeux politiques et éthiques entourant le travail du projet.
- Compétences en résolution de problèmes – Prendre des décisions qui ont des implications majeures dans le respect des délais des bailleurs de fonds ; le maintien de la crédibilité du projet ; et assurer une bonne gestion du temps et des ressources financières.
- Appliquer efficacement sa connaissance des domaines techniques pour résoudre un éventail de problèmes.
- Responsable de la résolution de problèmes de projet complexes, très variés et nécessitant une pensée critique et un discernement considérables.
Commentaires supplémentaires :
La description de poste ci-dessus n’est pas destinée à exhauster toutes les responsabilités, compétences, efforts ou conditions de travail associés à ce poste, et ne doit pas être interprétée comme telle.
Des aménagements raisonnables peuvent être faits dans des circonstances appropriées pour permettre aux personnes handicapées qualifiées d’exécuter les fonctions essentielles de ce poste.
Notre société offre l’égalité des chances en matière d’emploi (EEO) à tous les employés et candidats à l’emploi, sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l’origine nationale, l’âge, le handicap ou la génétique.
