Oxfam recrute pour ce poste (18 Octobre 2022)

• Endroit :
  Mali – Bamako
• Date de clôture : 31 octobre 2022

Niveau : E2

Oxfam est un mouvement mondial de personnes travaillant ensemble pour mettre fin à l’injustice de la pauvreté.

Rôle et Responsabilités

Rôle:

Le titulaire du poste apportera un soutien efficace à la direction du pays par une planification et une gestion optimale du temps et des tâches. En outre, la personne sera chargée d’organiser les réunions de l’équipe de direction du pays et de prendre les notes clés pour les références futures

Responsabilités :

• Gérer de manière proactive les e-mails, la corbeille d’arrivée et l’agenda du Directeur Pays et du et leur accorder la priorité qu’il faut, et engager les actions conformément en retour ;
• Gérer les contacts et les rendez-vous externes pour le Directeur Pays dans le pays et à l’étranger, y compris avec les responsables gouvernementaux, les donateurs, la presse, les académies ;
• Préparer les réponses aux courriers envoyés au Directeur Pays (électroniques et sur papier) ;
• Aider à préparer les communications, y compris traduire les documents de l’Anglais au Français, mettre les informations dans les tableaux et préparer les présentations de la Direction ;
• Traiter les informations confidentielles de la Direction ;
• Gérer le flux des informations entre le Directeur Pays et le Bureau Régional pour s’assurer que les tâches sont reparties de manière appropriée ;
• Tenir le Directeur Pays informé pendant ses absences du bureau et à son retour ; et s’assurer que les employés pertinents sont informés sur les questions demandées par le Directeur Pays aimerait qu’ils soient tenus informés ;
• S’assurer que le Directeur Pays et la Direction Pays sont tenus informés des événements/problèmes importants (à l’interne et à l’externe) ;
• Utiliser sa connaissance et son expérience du pays et d’ailleurs pour aider le Directeur pays dans l’exécution de ses tâches, y compris la rédaction et l’écriture des communications importantes.
• Avec l’appui du Département Administratif, veiller à faire tous les arrangements utiles pour les voyages du Directeur Pays, et entreprendre toutes les démarches administratives, y compris les démarches pour l’obtention de visas, de devises, et préparer un dossier de synthèse pour chaque voyage avec la documentation pertinente ; et s’assurer que les dossiers relatifs aux voyages (par exemple les dépenses) sont traités.
• Effectuer des recherches documentaires et sur des sites Web sur des sujets ou des organisations spécifiques, au besoin ;
• Fournir un soutien à la prise de notes, au besoin ;
• Mettre en place un archivage efficace de tous les dossiers de la direction ;
• Fournir un appui aux membres de l’équipe de direction, selon les besoins, telles que les réservations de voyage et les dépenses ;
• Assurer la gestion des remboursements des frais médicaux selon la procédure de OXFAM
• Assurer le suivi des immatriculations (entrées) et sortie auprès de l’INPS et de la CANAM
• Assurer le scanning et l’archivage des Notes de Services, Fiches de Congés
• Assurer l’intérim de la Chargée de ressources humaines en cas d’absence

Ce que nous recherchons

• Licence en administration, finances, gestion ou autres domaines équivalents ;
• 2 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire dans diverses fonctions liées à l’administration dans des ONG Internationales ou Organisations Internationales ;
• Excellentes compétences en organisation et en administration ;
• Capacité de prendre l’initiative et d’organiser une multitude de tâches de façon proactive les priorisant et en les répartissant convenablement, et de dire « non » ou de trouver des solutions alternatives le cas échéant ;
• Capable de travailler efficacement dans le cadre d’une équipe et également sur des missions uniques ;
• Tact et diplomatie et strict respect de la confidentialité et utilisation des styles et des méthodes de communication appropriées pour assurer un service professionnel et en même temps personnalisé.
• Connaissances informatiques : maîtrise de l’utilisation de logiciels de traitement de texte (MS Word), de logiciels de présentation (MS PowerPoint), de tableur (MS Excel), de bases de données (MS Access), de courrier électronique et d’ L’Internet.
• Bonne capacité d’analyse et de résolution de problèmes ;
• Bonne gestion du temps ;
• Maîtrise indispensable du Français et de l’Anglais (écrit et parlé) ;
• Capacité à travailler de manière déterminée selon les délais convenus ;
• Capacité de gérer les informations sensibles et confidentielles avec discrétion et professionnalisme. ;
• Capacité de développer des relations de travail efficaces avec les autres –à tous les niveaux de l’organisation ;
• Capacité avérée à garder son calme, à rester concentrée et organisée et à atteindre les résultats à temps sous pression et dans des circonstances évoluant rapidement ;
• Courtoisie, au téléphone et en face des gensDésirables
  • Engagement en faveur et compréhension des principes relatifs aux valeurs et aux buts d’Oxfam et sensibilité aux questions du genre ;
  • Aptitude à penser et à travailler de façon multidisciplinaire ;
  • Capable de travailler efficacement dans un environnement multiculturel ;
  • Sensibilité aux différences culturelles et aux questions de genre, ainsi que l’engagement à l’égalité des chances ;
  • Capacité de communiquer avec un large éventail de personnes, tant à l’interne qu’à l’externe ;
  • Avoir l’esprit d’équipe et contrôler le sentiment d’appartenance à l’organisation ;
  • Capacité de collecte d’informations critiques ;
  • Savoir s’adapter rapidement et faire preuve d’une grande flexibilité

Flexfam

Nous pensons que le travail flexible est essentiel pour construire l’Oxfam du futur, nous sommes donc ouverts à discuter du type d’arrangements flexibles qui pourraient vous convenir. Nous pensons que ce rôle fonctionnerait particulièrement bien en tant que rôle partiellement à domicile ou partage d’emploi.

Alerte à l’escroquerie

Oxfam a reçu plusieurs signalements de récentes escroqueries obtenues en utilisant frauduleusement son nom. Ces messages portent souvent le nom et le logo d’Oxfam, donnant la fausse impression que ce sont des communications autorisées de notre part. Compte tenu de ces incidents, Oxfam appelle toutes les parties concernées à faire preuve d’une vigilance accrue dans leurs interactions avec des tiers par courriel, Internet, téléphone ou SMS.

Des tiers se faisant passer pour Oxfam pourraient chercher à obtenir vos renseignements personnels ou financiers, ou à vous exploiter en vue d’un gain financier.

Exemples récents

Loterie : Message envoyé par courriel, SMS, WhatsApp ou Messenger prétendant que le/la destinataire a gagné à une loterie. Les destinataires sont invités-es à fournir leurs coordonnées personnelles ou effectuer un paiement pour réclamer leurs gains

Offre d’emploi : Fausse annonce de recrutement en ligne faite sous le nom d’Oxfam. Il est demandé au répondant de payer des frais (p. ex. : pour un uniforme, la vérification des antécédents, ou une assurance) avant de recevoir une offre d’emploi.

Il s’agit de propositions frauduleuses, d’escroqueries ou de tentatives de phishing (« hameçonnage ») auxquelles nous ne sommes nullement associés. Oxfam n’envoie pas de messages non sollicités et n’effectue pas d’appels téléphoniques pour annoncer qu’une personne aurait gagné un prix ou pour demander des renseignements personnels ou financiers. Oxfam ne demande jamais non plus aux candidats à un emploi de payeur quoi que ce soit lors de ses procédures de recrutement. Si vous recevez un message de ce type envoyé sous notre nom et vous proposez un emploi, un entretien d’embauche, ou annoncént que vous avez gagné une tombola ou une loterie contre paiement d’une somme d’argent ou autre, nous vous conseillons vivement de ne pas y répondre.

Bien que nous prenions les mesures avancées contre ces personnes sans scrupules, y compris des recours juridiques, nous tenons à vous informer qu’Oxfam et les membres de sa confédération ne seront en aucun cas tenus responsables de toute perte pouvant être occasionnée à un membre du public en raison de ses échanges avec des personnes ayant des intentions frauduleuses.

Français :  https://www.oxfam.org/fr/alerte-escroquerie

Nos valeurs et notre engagement pour la sauvegarde

Oxfam s’engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, y compris le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus, le manque d’intégrité et l’inconduite financière ; et engagé à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes, des adultes et des bénéficiaires avec lesquels Oxfam GB s’engage. Oxfam attend de l’ensemble du personnel et des bénévoles qu’ils partagent cet engagement par le biais de notre code de conduite. Nous accordons une grande priorité à veiller à ce que seuls ceux qui partagent et démontrent nos valeurs soient recrutés pour travailler pour nous.

Le titulaire du poste suivra le niveau de formation approprié et est chargé de s’assurer qu’il comprend et travaille dans le cadre des politiques de sauvegarde de l’organisation.

Toutes les offres d’emploi seront soumises à des références satisfaisantes et à des vérifications de sélection appropriées, qui peuvent inclure des casiers judiciaires et des vérifications du financement du terrorisme. Oxfam GB participe également à l’  Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme . Conformément à ce programme, nous demanderons des informations aux anciens employeurs des candidats à un emploi sur toute découverte d’exploitation sexuelle, d’abus sexuel et / ou de harcèlement sexuel pendant l’emploi, ou sur les incidents faisant l’objet d’une enquête lorsque le candidat a quitté son emploi. En soumettant sa candidature, le candidat confirme sa compréhension de ces procédures de recrutement.

Nous nous engageons à assurer la diversité et l’égalité des sexes au sein de notre organisation et encourageons les candidats d’horizons divers à postuler.

Commentaire applicable

Dans le cadre de votre candidature en ligne, veuillez télécharger votre CV à jour et une lettre de motivation expliquant votre aptitude par rapport aux critères essentiels du profil de poste. 

À propos de nous

Oxfam est une communauté mondiale qui croit que la pauvreté n’est pas une fatalité. C’est une injustice qui peut être surmontée. Nous sommes des bénévoles de magasin, des militants des droits des femmes, des coureurs de marathon, des travailleurs humanitaires, des producteurs de café, des collecteurs de fonds de rue, des éleveurs de chèvres, des experts en politique, des militants, des ingénieurs de l’eau et plus encore. Et nous ne nous arrêterons pas tant que tout le monde ne pourra pas vivre une vie sans pauvreté pour de bon.

Oxfam GB est membre de la confédération internationale de 21 organisations travaillant avec des partenaires et des communautés locales dans les domaines de l’humanitaire, du développement et des campagnes, dans plus de 90 pays. 

Une Oxfam diversifiée et florissante :

C’est le pouvoir du peuple qui apporte le changement. Pour jouer notre rôle en tant qu’organisation mondiale travaillant à vaincre la pauvreté et les inégalités, nous avons besoin d’égalité, de diversité et d’inclusion au sein de notre communauté d’employés, de partenaires et de bénévoles. Ensemble, nous nous engageons à devenir une main-d’œuvre plus diversifiée, mieux à même de relever les défis mondiaux auxquels notre monde est confronté aujourd’hui.

Pour faire ça:

• Nous devons démanteler les structures de pouvoir inégales qui existent partout, y compris Oxfam et les secteurs plus larges du développement et de la charité.
• Nous avons besoin d’un Oxfam inclusif où chacun peut apporter qui il est à notre travail et se sentir célébré pour les différences qu’il apporte.
• Nous voulons et avons besoin de tout le monde, et cela signifie que nous avons besoin de vous .

En réponse à Covid-19, si on vous propose un poste où vous devez voyager entre les pays, veuillez vous assurer que le responsable du recrutement vous a informé de tout changement de travail ou des précautions que vous devriez prendre dans le cadre de votre rôle.