Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté. Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.
Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.
Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs, cliquez ici.
Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.
Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.
Oxfam au Niger recrute un/une :
COMPLIANCE AND REPORT Officer
| Titre | COMPLIANCE AND REPORT OFFICER |
| Salaire annuel et avantages sociaux | Grade D2 National |
| Type de contrat | Contrat de durée déterminée (CDD) avec possibilité de renouvellement |
| Rend compte à | Fundraising and Grant Manager |
| Poste repondant | Aucun |
| Principales relations/interactions | Internes : Relation étroite avec tous les départements Programmes et operations dans la gestion des financements
Externes : Relation régulière avec les donateurs, les affiliés Oxfam et les organisations partenaires de mise en œuvre. Un accent particulier sera mis sur la subvention GFFO |
| Lieu de travail | Niger / Niamey |
Construire une Oxfam plus forte au service des hommes et des femmes en situation de pauvreté.
Mission du service
La mission du département Funding se résume à la coordination des actions au sein d’Oxfam dans le but d’assurer le respect des exigences des financements et de maintenir de cordiales relations avec tous ces partenaires, en vue de la réalisation du plan stratégique pays.
Mission de l’équipe
- Assurer un travail plus intégré et coordonné entre les programmes, les fonctions transversales et supports;
- Augmenter la qualité et la cohérence de ce que nous délivrons mais aussi de tirer des leçons de nos expériences et de nous assurer que celles-ci sont transformées en apprentissages pour l’ensemble de l’équipe au Niger et de nos partenaires.
Mission du poste
- Élaborer et fournir la documentation du projet, les rapports de subvention et les contrats en temps opportun, en veillant à ce que les cycles de revue appropriés soient effectués par les programme Manager d’Oxfam au Niger et ses affiliés ;
- Faciliter la gestion correcte et efficace des fonds alloués sous contrats de financements par des bailleurs de fonds ;
- Appuyer l’élaboration des budgets pour les propositions de projets/programmes ;
- Assurer le respect des procédures et des normes, ainsi que la qualité des rapports et autres engagements contractuels avec les bailleurs de fonds.
RESPONSABILITES DU POSTE
Sous la responsabilité du Fundraising and Grant Manager, le/la titulaire du poste est responsable de :
- Compliance bailleurs
- Sur la base d’une compréhension poussée des documents contractuels de projet, être en mesure de soulever de manière proactive les problèmes de conformité potentiels aux équipes de coordinations et tenir le/la Fundraising and Grant Manager informé-e de toute incapacité prévue de respecter les obligations contractuelles ;
- Assurer le monitoring du respect des règles et exigences bailleurs dans tous les processus d’achats et de passation de marchés lié aux projets/programmes ; dont une participation active aux processus d’appels d’offres ;
- Soutenir le département Finance dans la préparation des audits de projet : organisation, archivage et vérification de la documentation, constitution des dossiers de pièces justificatives ;
- Soutenir le département Finance ainsi que le département Programme dans le suivi financier du projet , incluant : soutien à la production des plans de dépenses, suivi des dépenses réels, anticipation des situations de sous- et sur-dépense ;
- Soutenir le département Programme dans la mise à jour des documents programmes de projet , tels que le plan de travail, la liste des sites de mise en œuvre, les compte-rendu du comité de pilotage du projet, la compilation des PV de travaux et des photos des ouvrages, et autres.
- Project Reporting
- Soutenir l’équipe du programme dans le rapportage et le suivi des indicateurs du projet sous financement GFFO ;.
- En collaboration avec le Superviseur, faire le suivi de tous les rapports des projets pour leurs soumissions dans les délais en respectant les exigences des bailleurs et des affiliés Oxfam ;
- Coordonner le processus global de rapportage bailleur par le biais de canaux efficaces de communication interne et externe (avec les partenaires); à la fois pour les rapports narratifs, les rapports financiers, ainsi que tout autres documents complémentaires à soumettre aux bailleurs tout en s’assurant de la cohérence entre les rapports narratifs et financiers et être responsable du suivi des indicateurs de projet ;
- Suivre les exigences de rapportage des partenaires (délai, qualité etc.)
- Préparer le calendrier des rapportages et le diffuser régulièrement aux départements programmes, Finances et Logistiques ;
- Partager les canevas des rapports avec les départements concernés et s’assurer du respect de ces canevas lors de la revue des rapports ;
- Renforcer les compétences des équipes (Programmes et chefs de projet, staffs partenaires) et les appuyer lors de l’élaboration des rapports narratifs et financiers (intermédiaires, finaux) afin que les rapports soient de qualité et conforme aux exigences des bailleurs.
- Funding Management
- Gérer les échéances de transfert de fonds liés aux OPA en collaboration avec le département des finances et alerter le Directeur des Opérations sur les possibles déviations ;
- S’assurer de l’archivage de tous les documents liés aux projets en support papier et numérique (Box) ;
- Appuyer l’élaboration des budgets pour des nouvelles propositions de financement tout en s’assurant du respect des règles bailleurs.
- Divers
- À la demande du/de la Superviseur, prendre la responsabilité de toutes autres tâches ne relevant pas de celles soulignées dans cette description de poste.
QUALIFICATIONS REQUISES
1.1 Essentielles
- Formation
- Diplôme universitaire (BAC + 3) ou des grandes écoles de commerce en gestion, audit , contrôle de gestion, ingénierie financière, économie, droit, études de développement ou gestion des projets.
- Expérience et aptitudes
- Expérience de travail d’au moins trois (3) ans avec les organisations non-gouvernementales internationales ou avec les organisations non-gouvernementales nationales dans le domaine de l’élaboration et/ou de la gestion de programmes/projets ;
- Expérience de travail avec des bailleurs de fonds internationaux et nationaux ;
- Capacité d’analyser les BVAs chaque mois, relever les insuffisances/ non conformités et proposer des solutions en lien avec les directives et procédures du bailleur de fonds;
- Capacités d’approprier les procédures et directives du bailleur et les dispenser aux staffs du projet et partenaires de mise en œuvre;
- Capable de déceler les insuffisances dans les outils de gestion et différents rapports et proposer les alternatives de solutions;
- Capable sur la base d’analyse des différents documents, rapports et les projections de proposer des révisions budgétaires conformément aux directives et procédures du bailleur de fonds;
- Capaciter à encadrer et suivre les ONGs partenaires de mise en œuvre du projet;
- Excellentes capacités de rédaction de documents en français ;
- Bonne connaissance pratique de l’anglais ;
- Excellentes compétences en communication et d’excellentes qualités relationnelles ;
- Bonne capacité d’analyse et anticipation sur les évènements;
- Bonne aptitude et expérience soutenu de travail avec les ONGs locales, les service techniques de l’État et les communautés participantes;
- Bonne connaissance de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
- Une bonne maitrise d’exploitation des tableaux croisés dynamiques et d’autres fonctionnalités EXCEL avancé;
- Expérience en analyse du dispositif central interne d’un projet en tant institution ou celui d’un organisation serait indispensable;
- Capacité à travailler en équipe, de donner la priorité à des volumes élevés de travail tout en respectant les délais courts ;
- Excellente connaissance des politiques et procédures des bailleurs des fonds institutionnels dont GFFO serait un atout considérable;
- Capacité et volonté à effectuer des missions dans des régions éloignées.
- Une expérience en tant que chef de projet serait vivement appréciée.
1.2 Souhaitables
- Connaissance d’Oxfam Novib et/ou Oxfam ;
- Connaissances du pays et/ou des pays de la sous-région ;
- Une expérience en tant que chef de projet ou chef d’équipe serait vivement appréciée.
- Qualités clés :
- Sensibilité aux différences culturelles et aux questions de genre, ainsi que volonté de promouvoir l’égalité des chances ;
- Capacité à faire preuve d’ouverture et volonté d’en savoir davantage sur l’application de l’intégration transversale du genre, des droits des femmes et de la diversité dans tous les aspects du travail de développement ;
- Engagement de respecter les politiques d’Oxfam en matière de prévention du harcèlement, de l’exploitation et des abus sexuels afin de veiller, dans la mesure du possible, à la sécurité de toutes celles et ceux qui entrent en contact avec Oxfam.
- Valeurs organisationnelles :
- Redevabilité : notre approche axée sur les objectifs et les résultats implique que nous répondons de nos actes et engageons notre responsabilité. Nous avons la conviction qu’il faut également tenir autrui pour responsable de ses actes.
- Autonomisation : toute personne associée à Oxfam, depuis son personnel et ses sympathisantes et sympathisants jusqu’aux personnes vivant dans la pauvreté, doit savoir qu’elle peut contribuer au changement.
- Inclusivité : nous sommes une organisation ouverte qui favorise la diversité. Nous avons la conviction que toute personne peut apporter une contribution, quelles que soient ses différences visibles et invisibles.
Principales compétences comportementales
(selon le modèle de leadership d’Oxfam)
| Compétences | Description |
| Esprit de décision | Nous faisons volontiers preuve de transparence dans la prise de décisions et adaptons nos modes de décision au contexte et aux besoins. |
| Influence | Nous sommes à même d’interagir avec diverses parties prenantes de façon à accroître l’impact de l’organisation. Nous repérons les opportunités d’exercer efficacement une influence et, lorsqu’aucune ne se présente, nous sommes capables d’en susciter de manière respectueuse et efficace. |
| Humilité | Nous plaçons le « nous » avant le « je » et mettons l’accent sur la force du collectif. Tout en préconisant le travail d’équipe, nous mettons à profit les points forts de chaque personne. Nous ne nous soucions pas du pouvoir hiérarchique. Nous interagissons avec des personnes de tous les niveaux de l’organisation, nous leur faisons confiance et nous apprécions leurs connaissances et leurs compétences. |
| Relations | Nous comprenons l’importance d’établir des relations au sein et à l’extérieur de l’organisation. Nous sommes à même d’interagir avec des parties prenantes traditionnelles ou non afin d’accroître l’impact de l’organisation. |
| Écoute | Nous savons écouter et percevoir les divergences entre les pensées profondes et les postulats implicites. Nos messages sont clairs et prennent en considération différents points de vue. |
| Redevabilité mutuelle | Nous pouvons expliquer nos décisions et comment nous les avons prises, sur la base des valeurs de notre organisation. Nous sommes disposés à répondre de nos actes et de notre comportement, tout comme nous demandons systématiquement aux autres de rendre des comptes. |
| Agilité, complexité et ambiguïté | Nous observons l’environnement, anticipons les changements, sommes à l’aise avec un manque de clarté et jonglons avec un grand nombre d’éléments qui interagissent de manière diverse et imprévisible. |
| Pensée systémique | Nous considérons les problèmes comme faisant partie d’un système global et les appréhendons dans le contexte de leur relation avec l’ensemble du système, plutôt que de réagir à un élément, un résultat ou un événement isolé. Nous nous concentrons sur les liens de cause à effet cycliques plutôt que linéaires. L’utilisation systématique de la pensée systémique nous permet d’avoir conscience des conséquences fortuites des décisions et des actions organisationnelles et de les gérer correctement. |
| Réflexion et analyse stratégiques | Nous jaugeons la situation, mettant en balance les risques et l’impératif d’agir. Nous prenons des décisions conformes aux stratégies et aux valeurs organisationnelles. |
| Vision | Nous sommes en mesure d’identifier et de mener des initiatives visionnaires bénéfiques pour notre organisation, et nous définissons une orientation générale par le biais d’un processus d’élaboration de la vision qui implique l’organisation et diverses parties prenantes externes. |
| Conscience de soi | Nous sommes capables de développer une conscience aigüe de nos points forts et de nos faiblesses ainsi que de l’impact que nous avons sur les autres. Cette conscience de soi nous permet de modérer et d’autoréguler nos comportements de manière à contrôler et canaliser nos impulsions à bon escient. |
| Renforcement des capacités | Nous nous attachons à renforcer l’autonomie des autres et à leur permettre d’atteindre les objectifs organisationnels, en créant les conditions nécessaires à la réussite. Nous investissons avec passion dans les autres, en faisant évoluer leur carrière et non pas uniquement en améliorant les compétences liées à leur poste. Nous laissons une grande latitude, faisons preuve de confiance et apportons un soutien approprié. |
PROCEDURE D’APPLICATION
Au plus tard le 21 Octobre 2021.
