Oxfam est une confédération internationale de 17 organisations (affiliées) engagées dans la création d’un monde juste et sans pauvreté. Au Nigéria, Oxfam travaille dans les domaines de la justice économique et des moyens de subsistance durables, de la programmation humanitaire pour sauver des vies, de la promotion de la justice de genre et de la bonne gouvernance, en adoptant une approche fondée sur les droits.
Nous recrutons pour combler le poste ci-dessous :
Titre du poste: Coordinateur des finances – OSAID
ID de la demande: 10771
Lieu: Abuja, Nigéria avec des voyages réguliers aux bureaux de l’État.
Grade d’emploi interne:
C2- Type
de contrat
national: 12 mois Famille d’emploi: Finances Relevant de: Directeur
financier Personnel relevant de ce poste: Agent des finances
Objectif du travail
- Oxfam cherche à obtenir le poste de coordinateur financier pour son projet OSAID qui vise à promouvoir l’influence sur les interventions, les moyens de subsistance et le développement des systèmes de marché, ainsi que la gestion de la paix et des conflits, tout en intégrant le genre.
- Dans le contexte de la philosophie de développement d’Oxfam et de son programme au Nigeria, le titulaire du poste coordonnera l’équipe financière d’OSAID afin d’assurer la qualité et l’efficacité de la prestation des services financiers et du soutien aux équipes de projet et de partenaires conformément aux politiques, systèmes et normes d’Oxfam en matière de gestion financière.
- Il / elle fournira des services financiers sûrs et efficaces, assurera la qualité et l’exactitude des données financières et aidera l’équipe OSAID dans la gestion financière globale des budgets de projet, des contrats partenaires / donateurs et dans le renforcement des capacités du personnel / partenaire pour la gestion financière.
Principales responsabilités et responsabilisations
- Responsable de la gestion et de la supervision des systèmes et procédures d’administration financière du projet OSAID, afin d’assurer le plein respect des règles et exigences de gestion financière d’Oxfam
- Responsable de la vérification des dépenses et de l’exécution des paiements et recouvrements correspondants après leur autorisation par le coordonnateur du projet.
- Conserve tous les registres financiers et les transactions relatives au projet dans l’État conformément aux procédures d’Oxfam et soumet des demandes de réapprovisionnement et des rapports en temps opportun.
- Préparer des rapports/états financiers mensuels, trimestriels et annuels pour le projet avec des principes comptables standard, y compris le suivi budgétaire et la préparation de l’analyse des écarts budgétaires.
- Préparer l’état des flux de trésorerie et les prévisions de trésorerie pour le projet au fur et à mesure des besoins
- Concevoir et mettre en œuvre un système de gestion des subventions pour les partenaires et assurer un financement et des rapports rapides et efficaces à partir de ceux-ci.
- Passez en revue tous les documents justificatifs relatifs aux projets pour vous assurer qu’ils sont conformes aux règles d’Oxfam avant tout engagement envers les fournisseurs.
- Review all partners financial reports and supporting documents on a monthly basis and provide a written feedback to partners for adjustments or disallowed expenditures,
- Leads in the timely production of financial accounts, ledgers and reports as required by Oxfam and local regulations
- Support efficient conduct of statutory audit, partners’ audit and donor fund audits in collaboration with finance teams in the field base
- Ensure the completeness, accuracy and timeliness of all financial report for internal and external purposes
- Ensure compliance of government law and regulation in relation to taxation
- Reviews the balance sheet accounts and submit monthly Balance Sheet reconciliation and closing documents for review and further submission.
- Ensures the month end and year-end pack are in accordance with Oxfam guidelines.
- Review of monthly payroll and ensure all statutory deductions for the month are promptly remitted.
- Ensure financial system data is up to date and adherence to financial requirements.
- Ensures accurate production of donor reports in accordance with the specified format within the agreed timeframe in coordination with programme.
- Ensures Donor Contract Management Systems are updated, with up-to-date information (grant amount, duration of grant, allocation to projects, contract realignments, reporting dates).
- Ensures that the originals of the supporting documents of all project transactions, including partners transactions, are filed/archived in Oxfam office to allow an easy access during audit or Pre-audits by Oxfam.
- Ensures monthly project budget monitoring reports are produced and provides financial information and analysis to Budget Holders to contribute on decision-making.
- Support the Finance Officer (operation) in cash and bank management including, cash handling and cash flow monitoring.
- Prepares monthly top-up and cash flow forecast to ensure adequate availability of funds. Support the in the production of the payment request for the projects according to the signed agreement. Under the leadership and guidance of the Country BSM define the modality of payment for Cash Transfer programmes after consulting the Project Coordinator
- Ensures the conduct of partners’ assessment and review of financial reports from partners to ensure that they are compliant with Oxfam standards and guidelines.
- Provides support to OSAID Project team in partner financial management and donor fund management concerns.
- Supports OSAID Project team in the development of project proposals.
- Performance management of Finance Officer(s)
- Conduct regular collaboration and monitoring visits to field offices and partner organisations in coordination with OSAID Project Staff.
Persons Specification
Educational Qualification:
- A Degree in Accounting, Finance or related discipline.
- Master’s Degree in Finance, Accounting, Business Administration, Economics is an added advantage.
Experience:
- Minimum of 5 years “hands-on” working experience in providing a whole range of financial services within a structured organisation.
- Two (2) years’ experience working at a strategic level in an INGO program work, including field experience and/or with institutional donors.
- Experience of developing EU funded projects budget, monitoring them, preparing the financial reports, leading the donor audits and training local partners on EU funded projects financial management will be an advantage.
- Experience using computerised information management system (Ms. Word, Excel, Accounting/Statistical analysis software, Procurement management system etc.).
Skills & Abilities:
- Proven ability to interpret financial procedures and standards and put them into practice and influence others in their implementation.
- Excellentes compétences en anglais (orale et écrite) et en rédaction de rapports.
- Bonnes compétences en leadership: expérience de travail dans un poste de supervision avec une structure d’équipe.
- Excellentes compétences interpersonnelles, capable de travailler au sein d’une équipe dispersée, multidisciplinaire et multiculturelle.
- Bonnes compétences en gestion organisationnelle et personnelle.
- Pensée conceptuelle, critique et analytique bien développée avec la capacité de transmettre des informations complexes d’une manière simple et intéressante tout en influençant un public plus large.
- Capacité à représenter Oxfam de manière professionnelle et compétente auprès de personnes et d’organisations externes.
- Expérience avérée en tant que travailleur d’équipe et coopérative démontrable avec les membres d’autres équipes, répondant rapidement et avec précision aux questions et aux problèmes.
- Engagement envers les objectifs généraux, les politiques et l’expérience d’Oxfam en matière de promotion des droits des femmes et des intérêts des personnes marginalisées dans tous les aspects du travail d’Oxfam.
- Connaissance ou appréciation du Nigéria en termes de tendances politiques, économiques et sociales et bonne compréhension des principaux problèmes de développement et humanitaires dans la région.
Souhaitable:
- Connaissance et/ou expérience des objets, standards et outils courants des normes Oxfam.
Compétences comportementales clés :
- Esprit de décision : Nous sommes à l’aise pour prendre des décisions transparentes et adapter les modes de prise de décision au contexte et aux besoins.
- Influence: Nous avons la capacité de nous engager avec diverses parties prenantes d’une manière qui conduit à un impact accru pour l’organisation Nous repérons les opportunités d’influencer efficacement et là où il n’y a pas d’opportunités, nous avons la capacité de les créer de manière respectueuse et percutante.
- Humilité : Nous plaçons « nous » avant « moi » et mettons l’accent sur le pouvoir du collectif, nous nourrissons l’équipe et nous jouons sur les forces de chaque individu. Nous ne sommes pas préoccupés par le pouvoir hiérarchique, et nous nous engageons avec, faisons confiance et valorisons les connaissances et l’expertise des autres à tous les niveaux de l’organisation.
- Établissement de relations : Nous comprenons l’importance d’établir des relations, à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Nous avons la capacité de collaborer avec les intervenants traditionnels et non traditionnels de manière à accroître l’impact sur l’organisation.
- Écoute: Nous sommes de bons auditeurs qui peuvent voir où les niveaux plus profonds de pensées et les hypothèses tacites diffèrent. Nos messages aux autres sont clairs et tiennent compte de différentes préférences.
- Responsabilité mutuelle : Nous pouvons expliquer nos décisions et la façon dont nous les avons prises en fonction de nos valeurs organisationnelles. Nous sommes prêts à être tenus responsables de ce que nous faisons et de la façon dont nous nous comportons, car nous tenons également les autres responsables de manière cohérente.
- Agilité, complexité et ambiguïté : Nous analysons l’environnement, anticipons les changements, sommes à l’aise avec le manque de clarté et traitons un grand nombre d’éléments interagissant de manière diverse et imprévisible.
- Pensée systémique: Nous considérons les problèmes comme des parties d’un système global et dans leur relation avec l’ensemble du système, plutôt que de réagir à une partie, un résultat ou un événement spécifique isolément. Nous nous concentrons sur la cause et l’effet cycliques plutôt que linéaires. En pratiquant constamment la pensée systémique, nous sommes conscients et gérons bien les conséquences imprévues des décisions et des actions organisationnelles.
- Pensée stratégique et jugement : Nous utilisons le jugement, en pesant le risque par rapport à l’impératif d’agir. Nous prenons des décisions conformes aux stratégies et aux valeurs organisationnelles.
- Définition de la vision : Nous avons la capacité d’identifier et de diriger des initiatives visionnaires qui sont bénéfiques pour notre organisation et nous établissons une orientation de haut niveau grâce à un processus de vision qui engage l’organisation et diverses parties prenantes externes.
- Conscience de soi: Nous sommes capables de développer un haut degré de conscience de soi autour de nos propres forces et faiblesses et de notre impact sur les autres. Notre conscience de soi nous permet de modérer et d’autoréguler nos comportements pour contrôler et canaliser nos impulsions à de bonnes fins.
- Habilitation : Nous travaillons tous pour responsabiliser efficacement et permettre aux autres d’atteindre les objectifs de l’organisation en créant des conditions de succès. Nous investissons passionnément dans les autres en développant leur carrière, pas seulement leurs compétences pour le travail. Nous offrons la liberté; faire preuve de conviction et de confiance et fournir un soutien approprié.
