OXFAM recrute pour ces 2 postes (10 Février 2023)

Procurement Officer / Chargé d’achat

Oxfam est un mouvement mondial de personnes travaillant ensemble pour mettre fin à l’injustice de la pauvreté.

Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.

Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.

Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs, cliquez ici.

Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.

Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.

Oxfam au Niger recrute un/une

Salaire annuel et avantages	Selon la grille salariale d’Oxfam
Grade professionnel interne	Grade D1 National
Type de contrat	National (1 an avec possibilité de prolongation)
Rend compte à	Coordonnateur Logistique
Matrix Manager pour la partie développement
Personnel rendant compte à ce poste	Les Assistants Log
Lieu	Niamey Niger avec des déplacements dans les localités d’intervention d’OXFAM au Niger

Un Niger juste et sans pauvreté, ou chaque citoyen, homme, femme, jeune, a le pouvoir et les moyens d’exercer ses droits humains fondamentaux et de contrôler sa vie

OBJECTIF DU POSTE : Assurer un service d’approvisionnement intégré, en étroite collaboration avec des collègues de la logistique, ressources humaines, finances  programme et partenaires de mise en œuvre en appuis/conseils. RESPONSABILITES CLES: Approvisionnement Collecter les réquisitions, auprès des programmes, les devis, les factures pro formas auprès des fournisseurs et faire les analyses des offres pour conseiller le responsable du budget sur la sélection des fournisseurs ; Gérer le processus d’appel d’offre de biens et autres services et produire un rapport à la fin du processus à l’intention du coordinateur logistique ; Négocier les prix avec les fournisseurs en veillant à toujours acheter la meilleure qualité avec le meilleur prix ; Elaborer des Bons de commandes ou des Contrats d’achat avec les fournisseurs de Biens sélectionnés ; Pour certains biens et services, élaborer des contrats cadres avec les fournisseurs, les évaluer périodiquement aux fins de renouvellement ; Elaborer les DAO, conduire les dépouillements et effectuer les rapports de dépouillements ; S’assurer de la livraison des commandes dans les délais requis par les fournisseurs et contrôler la qualité et la quantité des marchandises livrées ; Informer les demandeurs de l’avancement des réquisitions et d’éventuelles anomalies sur la qualité d’un bien livré ou d’un retard de livraison ; Préparer les dossiers de paiement à adresser aux Finances pour règlement et en faire le suivi ; S’assurer du respect des normes d’approvisionnement des bailleurs ; Maintenir une étude constante du marché local et régional (recherche de nouveaux fournisseurs…) ; Avoir l’habilité de travailler avec les transitaires pour le dédouanement et exonération ; S’assurer que chaque commande est traitée comme un projet ; Assurer que toutes les importations sont faites dans les lignes directrices du ministère du Commerce ; Maitriser les obligations fiscales et administratives en vigueur au Niger (NIF, ISB ; les enregistrements des contrats, ARF et autres régies par les différentes lois de finances ), S’assurer que les règles d’éthiques d’Oxfam sur l’approvisionnement sont respectées ; Surveiller la performance des fournisseurs qualifiés et non qualifiés et donner des feed-back au coordinateur logistique ; En collaboration avec le coordinateur logistique, organiser des évaluations des fournisseurs et faire la mise à jour des liste agrées ; Former les fournisseurs et partenaires de mise en œuvre sur les dispositions fiscales, les outils et procédures ainsi que la politique de OXFAM en matière d’approvisionnement ; Être en mesure de couvrir d’autres rôles au sein d’Oxfam selon les besoins.  Assurer les processus logistiques (achats, entreposage, communications) Responsable des négociations avec les fournisseurs afin de gagner valeur pour chaque dépense effectuée ; Participer dans la gestion des appels d’offre (préparation de documentation, lancement, publicités, retrait, remise, dépouillement, analyse, rapport ….  ) ; Participer dans la gestion des réquisitions internationales ; Elaborer des rapports hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels (annual  procurement report), ainsi leur enregistrement sur BOX ; Diriger les processus d’études et prospection des marches au Niger avec des rapports bien élaborés ; Responsable des aspects MEAL Logistiques de la chaine d’approvisionnement (KPIs et Auto-évaluation) ; Responsable de classement des documents relatifs aux commandes et aux achats et la reproduction du payement pack afin de respecter des exigences d’audits ; Responsable de contrôle de la qualité et la quantité des marchandises livrées avec les demandeurs ; En collaboration avec les responsables de programmes et de services de support, participer dans l’élaboration des plans d’approvisionnement pour tous les projets ; Disponibiliser des informations des coûts des biens et services, à tout demandeur ; Veiller à la compilation de la liste des besoins pour tous les projets pour déposer au plus tard le 31 Mars de chaque année / ou en début de chaque projet au niveau de la DONGAD ; Obtenir les documents nécessaires des projets, les rapports financier et d’activité ; ainsi que les documents de contrat auprès des partenaires et fournisseurs dans le cadre du montage du dossier d’exonération Assurer le processus d’obtention d’exonération des taxes sur la TVA et douane au niveau de la DONGAD, la DGI et la DGDq en faire le suivi avec les autorités compétentes ; Créer et traiter les devis (request for quotation ou RFQ) avec une liste ou une description détaillée de tous les paramètres d’achat et selon les SOP établi ; S’assurer chaque fois que le formulaire de demande de cotation (RFQ) est utilisé et renseigné avec toutes les informations requises ; S’assurer que les communications avec les soumissionnaires soient par écrites, les traces et conservées dans le dossier d’approvisionnement ; S’assurer que les échantillons soient fournis quand les spécificités techniques ne sont pas claires ; Planifier et prioriser les achats, les regrouper autant que possible, en coordination avec les différents sites et autres départements demandeurs sous la supervision du coordinateur Logistique ; De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix auprès des fournisseurs et contrôler la conformité qualitative et quantitative des marchandises proposées par les fournisseurs ; Traiter avec les fournisseurs fiables et reconnus qui sont en règle vis-à-vis de l’administration fiscale. Appui et conseil dans la Gestion du bureau et Guest House Assister l’administration et la sécurité à la vérification systématique de l’enceinte où sont logés les bureaux, afin d’assurer un environnement professionnel sécurisé pour tous les membres du personnel. Entreprendre à cet effet toutes les démarches nécessaires pour rendre disponible les services techniques (Plomberie, chaine de Froid, maçonnerie, menuiserie métallique et bois …) ainsi que l’approvisionnement des stocks de maintenance conformément aux plans et budget alloués à cet effet ; Suivre avec l’Administration l’approvisionnement en matériels et fournitures de bureau pour le personnel de ménage (prendre en charge l’achat une fois le besoin exprimé par l’administration et coordonner la livraison au demandeur) Supervise les assistants et les chauffeurs Aider les programmes et autres départements dans l’organisation d’évènements avec l’appui du support (Assistant ou stagiaire placé sous sa coupe), Il supplée le coordinateur Logistique en cas d´absence, Toute autre tâche qui lui sera confiée par son superviseur QUALIFICATIONS ET COMPETENCES : Diplôme universitaire ou des grandes école de commerce en gestion,  comptabilité- finances/approvisionnement / logistique /commerce ; 5 ans d’expérience dans le domaine de comptabilité et l’approvisionnement dont au moins 3 ans dans une fonction similaire dans le secteur des ONGs Internationales ; Connaissance des règles de passation des marchés publics et des procédures de dédouanement ; Avoir une bonne maitrise du processus d’obtention d’exonération des taxes sur la TVA et douane au niveau de la DONGAD, la DGI et la DGD ; Avoir une bonne capacité d’analyse ; Une bonne connaissance dans le domaine de la fiscalité Nigérienne ; Avoir une très bonne connaissance de Word, Excel, Internet et système des mails ; Excellente capacité de négociation et de communication ; Bonne connaissance du marché local ; Savoir travailler sous la pression et être flexible ; Faire preuve de rigueur, d’initiative, d’autonomie, de logique et d’honnêteté ; Maîtriser le Français, l’Anglais sera un atout ; Etre sensible au genre et à la diversité, être disposé à mettre en pratique la politique de l’organisation dans ce domaine ; Grande capacité interpersonnelle, être capable de travailler dans des équipes différentes, composées de personnes aux compétences et cultures variées ; Connaissance des règles et procédures des bailleurs (UE, ECHO, DANIDA, GFFO ,DGD, AFD, USAID, SIDA); Expérience dans le domaine de la logistique et de d’approvisionnement dans le secteur des ONGs Internationales humanitaires ; Habileté d’organiser son travail en fonction des priorités ; Pouvoir s’intégrer parfaitement au sein d’une équipe pluridisciplinaire ; Savoir travailler sous la pression et pendant des longues heures ; Etre dynamique, disponible et flexible ; Une bonne maîtrise des procédures d’achat d’Oxfam est un atout ; Avoir des connaissances des principes et normes humanitaires ; Sensibilité aux différences culturelles et capacité de travailler dans une diversité de contextes ; Être capable de voyager fréquemment, de vivre dans des conditions difficiles Sensibilité aux besoins et priorités des populations affectées par les catastrophes ; Expérience avec Oxfam sera un atout ; Avoir un permis de conduire de catégorie B NB : cette liste des tâches n’est pas exhaustive.

 

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Poste 2 : Chargé (e) de l’Administration 1

Date:  10-Feb-2023

Oxfam est un mouvement mondial de personnes travaillant ensemble pour mettre fin à l’injustice de la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. Et nous ne nous arrêterons pas avant que chaque personne sur la planète ne puisse vaincre la pauvreté ou tout type d’inégalité ou de discrimination. Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (affiliés) travaillant avec des partenaires et des communautés locales dans les domaines de l’humanitaire, du développement et des campagnes, dans plus de 90 pays. Tous nos travaux sont guidés par trois valeurs fondamentales: autonomisation, responsabilité, intégrité. Pour en savoir plus sur nos valeurs, cliquez ici.

CHARGE (e) de l’administration- Administrative Officer

Salaire Annuel et Avantages               –	Assez compétitif
Grade professionnel interne	D2
Type de contrat	Déterminé
Famille de poste	Ressources Humaines
Rend compte	Responsable RH/ADMINISTRATION
Personnel rendant compte à ce poste	Agent d’entretien, Assistante Administratif, Assistante de Bureau
Lieux	Niamey/ Niger

Bâtir une Oxfam plus forte au service des populations vivant dans la pauvreté

Objectif de l’Equipe

Réaliser un travail professionnel axé sur le développement organisationnel à travers les services des ressources humaines et de l’Administration, tout en fournissant des solutions proactives basées sur la résolution des problèmes tant administratifs que Ressources humaines et s’assurer que le personnel est efficacement recruté, géré et développé pour réaliser efficacement la stratégie de l’organisation

Objectif du Poste

Sous la supervision de la Responsable des Ressources Humaines et de l’Administration la/le  Chargé-e de l’Administration assurera la mise en œuvre cohérente des meilleures pratiques administratives,  le fonctionnement général de l’Administration bureau du Niger en fournissant un excellent soutien administratif à l’ensemble du programme de pays pour une performance à fort impact et le succès de la mise en œuvre du programme.

Elle /il doit maintenir un niveau élevé d’efficacité, professionnalisme dans la délivrance du support administrative pour le bureau du Niger. Cela inclus la gestion du bureau, Guesthouse, et équipement, la relation avec les services étatiques et l’avocat, la gestion des événements (atelier, réunion) . il/elle doit également garantir la gestion des missionnaires nationaux et internationaux notamment l’hébergement et le transport en étroite collaboration avec le service logistique.

Il /Elle va assurer la gestion de performance de l’équipe sous sa supervision

Principales Responsabilités et Recevabilité :

1. Gestion de la relation Oxfam avec les autorités et partenaires (40%)

• Gestion des relations avec les autorités administratives du Niger avec les agences de voyage, les fournisseurs, y compris la gestion des contentieux, les partenaires (en rapport avec les programmes);
• Obtenir les visas ou fournir les lettres d’invitation pour l’obtention des visas pour consultants, visiteurs et agents en partance en mission ou en mission/visite au Niger ;

• Représenter Oxfam dans les réunions admin avec les autres ONG  jà la demande de la hiérarchie;

• Renouveler régulièrement et dans les délais les documents administratifs officiels de l’organisation auprès des autorités compétentes;
• Suivre avec le Programme la transmission du Rapport d’activités annuel au Ministère de Tutelle dans le délai;
• Coordonner avec la chargée des Ressources Humaines les nouveaux venus afin de s`assurer que leur transport et hébergement sont organisés en conséquence et à temps ;
• Tenir à jour une base de données des documents administratifs de l’organisation (contrats, assurances, Statut légal Oxfam, etc.) et s’assurer d’un bon suivi pour les éventuels renouvellements, tacite reconduction ou ceux qui sont terme;
• Préparer et/ou faire la revue des contrats administratifs ou de partenariat (en rapport avec les programmes) et obtenir l’approbation du conseiller juridique;
• Rédiger le draft des correspondances (lettres, memos, rapports et autres documents à la demande des responsables) et veiller au rangement de ces documents pour le Département administratif et pour le bureau.

1. Organisation des voyages et hébergement et événement (40%)

• Coordonner avec la logistique, l’arrivée des visiteurs et du personnel en visite sur la base et / ou des Bureaux des sites (perdiem, pick up, etc.);
• Assurer l’acquisition du titre de transport  (UNHAS et vols internationaux) aux agents en partance en Mission et les visiteurs ;
• Tenir a jour le planning visiteurs;
• Gérer l’hébergement et le bien-être des visiteurs et voyageurs;
• Mise à jour de la liste des agences de voyage avec l’appui de la logistique;
• Faciliter l’organisation des voyages (visas, billet, hébergement, etc.);
• Assurer que le Welcome pack et la liste de contact est à jour et partagée régulièrement;
• Faire des réservations au niveau des restaurants et des hôtels au niveau local ;
• Organiser des événements Oxfam, y compris des retraites pour le personnel, des événements d’équipe, des ateliers, séminaires,  partenaires, etc;

• S’assurer également que les paiements et les contrats avec les hôtels sont à jour et ont un suivi efficace.

1. Gestion des locaux, bureaux, salles de réunion, Guesthouses et résidences (20%)

• Gérer le système de base de données des loyers et les payements de bail pour les bureaux et guesthouses ;
• Assurer que toutes les propriétés louées (bureaux Coordination, terrain), logements individuels ; logements en groupe) ont un contrat de location valide;
• Préparer tous les contrats de location et de bail;
• Préparer les rapports réguliers sur les dépenses de fonctionnement du Bureau aux fins de décision;
• Assurer le suivi et la mise à jour des contrats de location des Guesthouses et bureaux en étroite collaboration avec la Responsable des Ressources Humaines et de l’Administration;
• Assurer la vérification systématique de l’enceinte où sont logés les bureaux, afin d’assurer un environnement professionnel sécurisé pour tous les membres du personnel. Entreprend à cet effet toutes les démarches nécessaires pour rendre disponible les services de nettoyage, ainsi que l’approvisionnement des stocks de maintenance conformément aux plans et budget alloués à cet effet;
• Assurer les suscriptions aux polices de l’eau, électricité, téléphone ainsi que du désabonnement y relatif;
• Assurer la sécurité des locaux en collaboration avec le point focal sécu (extincteur, kit médical, KIT Covid 19,  formation, condition des fosses et des portes, évacuation en cas d’urgence, etc.);
• Veiller au paiement du servie de gardiennage des bureaux et domicile si applicable ;
• Suivre avec la logistique l’approvisionnement en matériel et fournitures de bureau pour le bureau et, pour le personnel de ménage ;
• Coordonner avec l’équipe administrative l’envoi et la réception des courriers (physique, colis, ou électronique).
• Etablir et Tenir à jour un système efficace de classement des documents administratifs sur les visas, les contrats bail, les correspondances ;
• Suivi précis du niveau des lignes budgétaires pour les charges de  fonctionnement du Bureau
• Assurer l’hygiène et le bien être dans les locaux;
• Organiser la gestion des effets personnels, l’hébergement temporaire, le logement et appuyer dans l’arrangement de la scolarité du personnel international déployé au Niger;
• s’assurer que tout le matériel de bureau est bien entretenu;
• Organiser un système de classement des documents important et confidentiels du Bureau ;
• Mettre a jour les politiques du bureau au besoin;

Compétences techniques, expérience et connaissances

Essentiel

• Diplôme universitaire, des grandes écoles de commerce et/ou de l’administration,  professionnel en administration ou avoir de l’expérience pertinente dans un rôle de leadership en administration avec un minimum de BAC+3;
• Former formellement en tant que administrateur ou Coordonnateur Administratif;
• Un sens de l’organisation au-dessus de la moyenne;
• Un minimum de 3 ans d’expériences en gestion de Bureau, de préférence dans le secteur des ONG internationales;
• Capacité à travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, à  faire preuve de jugement, à respecter les délais et à travailler sous pression ;
• Très bonne connaissance des lois et règlements du Niger en matière de démarches administratives, autorisations, Visa d’entrée et de séjour, taxes internes et portières, et réglementations liées au fonctionnement des ONG internationales au Niger;
• Connaissance en gestion budgétaire et analyse des coûts;
• Grande capacité d’influence et de création de réseau de relations;
• Maitriser l’outil informatique (Internet, lotus note email, Word, Excel, Powerpoint);
• Bonne communication et relation inter personnelle axées sur le service;
• Intégrité et capacité à donner le bon exemple;
• Bien organiser;
• Honnête, minutieux, transparent, responsable ;
• Avoir un esprit éthique et critique;
• Adhésion aux valeurs, croyances et objectifs d’OXFAM.

Désirables

Attention au détail

Aptitude à traduire et interpréter de l’Anglais /Français vers les langues locales et vice versa.

Informations générales

• Seules les candidatures soumises avant la date de clôture et via notre portail de recrutement seront prises en compte. Merci de noter que seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s et qu’Oxfam ne demande jamais des frais de dossier sur les candidatures  https://www.oxfam.org.uk/what-we-do/about-us/working-at-oxfam-gb?cid=rdt_jobs

• Oxfam souhaite attirer des profils diversifiés de personnes adhérant à nos normes, valeurs, principes et s’engageant à prévenir et à éliminer tout type d’inconduite, y compris le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus, ainsi que tout autre type d’abus de pouvoirs ou de manques d’intégrité et fraude financière. Nous nous engageons à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Nous veillons à recruter des personnes qui adhèrent et respectent nos valeurs. Les candidatures de candidats qualifiés, ayant différentes identités de genre, sexes, orientations sexuelles, races, couleurs, religions, cultures, capacités, etc. sont encouragées.
• Ce poste est affiché à la fois à l’interne et à l’externe en même temps, mais à convenance égale, le candidat interne sera préféré. Toutes les offres d’emploi seront soumises à des prises références et peuvent être soumises à des vérifications de sélections spécifiques, qui peuvent inclure des casiers judiciaires, des vérifications contre-terroristes, des vérifications financières ou des vérifications / références d’intégrité liées à des inconduites et des mesures disciplinaires dans un emploi antérieur.
• Oxfam se réserve le droit de ne pas prendre de candidat pour ce poste vacant, de prendre un candidat à un grade inférieur ou de modifier la description de poste.

                 

Oxfam est une organisation qui promeut l’égalité des chances

Procédure d‘application

Si vous êtes intéressés / intéressées  par cette opportunité, veuillez envoyer votre dossier de candidature à travers le lien suivant :

puis ‘’POSTULER’’ au plus tard le 24 février 2023

Le besoin étant urgent, les dossiers seront présélectionnés au fur et à mesure de leur réception et le recrutement pourrait alors se clôturer avant le délai sus indiqué

LES CANDIDATURES FEMININES SONT HAUTEMENT SOUHAITEES

Merci de noter que seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s et qu’Oxfam ne demande jamais des frais de dossier sur les candidatures https://www.oxfam.org.uk/what-we-do/about-us/working-at-oxfam-gb?cid=rdt_jobs

                 

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