Poste : ARCHIVISTE (INT8467)
Lieu : Bamako
Niveau : E2
Oxfam est un mouvement mondial de personnes travaillant ensemble pour mettre fin à l’injustice de la pauvreté.
Rôle
Le ou la chargé(e) de l’archivage (tant physique qu’électronique) a comme tâche de garantir et de contrôler l’accès sur le long terme à l’information organique et de faire connaître ce patrimoine. Il/Elle est le gardien des archives dont il/elle à la charge, il/elle en assume la diffusion et la valorisation ;
Responsabilités :
Concevoir et mettre en place le système d’archivage physique et électronique pour la mission
- Contrôler les documents collectés, assister les producteurs d’informations dans la création et le classement de leurs dossiers d’activité (activités de conseil et de formation : se traduit avec les principaux documents de gestion d’OXFAM Mali et leurs circuits de traitement) ;
- Evaluer les dossiers, au terme de leur délai de conservation, organiser l’élimination des dossiers sans valeur archivistique et verser aux archives historiques tous les dossiers dont on a déterminé qu’ils ont une valeur archivistique : Comprendre et appliquer les directives d’OXFAM en la matière, et s’aligner avec le délai légal de destruction des documents comptables et financiers au Mali, séparer les archives à détruire de ceux à garder ;
- Préserver, protéger les dossiers de tout ce qui pourrait menacer leur intégrité, que ce soit des dégradations dues à des causes naturelles (feu, dommages des eaux, micro-organismes, etc.) ou des actes de malveillance, les conserver sur le long terme ),
- Mettre en place un système de centralisation de tous les documents de l’organisation à Bamako.
Assurer le classement des documents
- Administrer et gérer le local des archives, en particulier les ressources financières, matérielles (achat de matériel de reconditionnement) et immobilières (gestion des locaux et espaces de stockage) ;
- Communiquer sur l’utilisation des archives : rendre matériellement et intellectuellement possible la consultation du contenu des documents, en faisant connaître l’existence de ceux-ci, en fournissant des renseignements à leur sujet, en publiant les plus intéressants, en faisant reproduire et diffuser les plus fragiles ou les plus demandés ce en tenant compte du niveau de sensibilité des documents archivés ;
Faire le suivi des sorties et entrées des documents
- S’assurer de la mise à disposition des pièces comptables et tous autres documents demandés par les auditeurs ou tout autre personnel lors des audits externes, internes et tout autre projet
- S’assurer que tout document sorti lors des audits externes est reclassé
- S’assurer que l’accès du local d’archivage est strictement interdit à tout autre personnel.
- Mettre en place un traitement archivistique : reconditionner et décrire le contenu des dossiers en élaborant des instruments de recherche afin qu’on puisse retrouver facilement l’information dont on a besoin : Classer, sur les étagères présentes ou dans des cartons appropriés, par année tous les documents retenus pour archivage (finance-Administration Générale —Programmes-RH) ;
- Conduire un audit des archives existantes et développer une liste de documents manquants. Élaborateur des rapports d’archives indiquant le statut de chaque document dans le local périodiquement.
Assumer d’autres tâches sur demande de la hiérarchie
- Critères de mesure de performance :
- Des documents classés, conservés et tenus selon leur contexte historique et administratif ;
- Une consultation rapide et simple des documents archivés
- Un local bien entretenu et à l’abri des dégradations ;
Ce que nous recherchons
Essentiel
- Un diplôme universitaire
- Une Expérience en Archivage d’au moins deux ans ;
- Une bonne connaissance de l’outil informatique
- Un bon esprit d’équipe et une rigueur dans le travail ;
- Très bonne connaissance de la langue française et une connaissance professionnelle de la langue anglaise
- Excellentes aptitudes de communication ;
- Aptitude à maintenir de bonnes relations professionnelles avec ses collaborateurs,
- Grande intégrité morale et confidentialité.
en outre
- Expérience et compréhension de la vision de l’agriculture familiale paysanne et appui aux OP ;
- Expérience dans l’accompagnement des coopératives, PME, PMI de femmes et de jeunes en approche chaine de valeur agro-alimentaire
- Excellente compréhension conceptuelle et pratique des normes de qualité des produits agro-alimentaires ;
- Expérience avérée dans la rédaction des rapports périodiques,
- Une bonne maîtrise des techniques de suivi et d’évaluation des projets dans le domaine agricole,
- Une bonne connaissance des procédures et règles administratives, financières et logistiques d’oxfam,
Souhaitable
- Engagement en faveur et compréhension des principes relatifs aux valeurs et aux buts d’Oxfam et sensibilité aux questions du genre ;
- Capacité de communiquer avec un large éventail de personnes, tant à l’interne qu’à l’externe ;
- Avoir l’esprit d’équipe et contrôler Le sentiment d’appartenance à l’organisation ;
- Savoir s’adapter rapidement et faire preuve d’une grande flexibilité
Flexfam
Nous pensons que le travail flexible est essentiel pour construire l’Oxfam du futur, nous sommes donc ouverts à discuter du type d’arrangements flexibles qui pourraient vous convenir. Nous pensons que ce rôle fonctionnerait particulièrement bien en tant que rôle partiellement à domicile ou partage d’emploi.
Alerte à l’escroquerie
Oxfam a reçu plusieurs signalements de récentes escroqueries obtenues en utilisant frauduleusement son nom. Ces messages portent souvent le nom et le logo d’Oxfam, donnant la fausse impression que ce sont des communications autorisées de notre part. Compte tenu de ces incidents, Oxfam appelle toutes les parties concernées à faire preuve d’une vigilance accrue dans leurs interactions avec des tiers par courriel, Internet, téléphone ou SMS.
Des tiers se faisant passer pour Oxfam pourraient chercher à obtenir vos renseignements personnels ou financiers, ou à vous exploiter en vue d’un gain financier.
Exemples récents
Loterie : Message envoyé par courriel, SMS, WhatsApp ou Messenger prétendant que le/la destinataire a gagné à une loterie. Les destinataires sont invités-es à fournir leurs coordonnées personnelles ou effectuer un paiement pour réclamer leurs gains
Offre d’emploi : Fausse annonce de recrutement en ligne faite sous le nom d’Oxfam. Il est demandé au répondant de payer des frais (p. ex. : pour un uniforme, la vérification des antécédents, ou une assurance) avant de recevoir une offre d’emploi.
Il s’agit de propositions frauduleuses, d’escroqueries ou de tentatives de phishing (« hameçonnage ») auxquelles nous ne sommes nullement associés. Oxfam n’envoie pas de messages non sollicités et n’effectue pas d’appels téléphoniques pour annoncer qu’une personne aurait gagné un prix ou pour demander des renseignements personnels ou financiers. Oxfam ne demande jamais non plus aux candidats à un emploi de payeur quoi que ce soit lors de ses procédures de recrutement. Si vous recevez un message de ce type envoyé sous notre nom et vous proposez un emploi, un entretien d’embauche, ou annoncént que vous avez gagné une tombola ou une loterie contre paiement d’une somme d’argent ou autre, nous vous conseillons vivement de ne pas y répondre.
Bien que nous prenions les mesures avancées contre ces personnes sans scrupules, y compris des recours juridiques, nous tenons à vous informer qu’Oxfam et les membres de sa confédération ne seront en aucun cas tenus responsables de toute perte pouvant être occasionnée à un membre du public en raison de ses échanges avec des personnes ayant des intentions frauduleuses.
Français : https://www.oxfam.org/fr/alerte-escroquerie
Nos valeurs et notre engagement pour la sauvegarde
Oxfam s’engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, y compris le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus, le manque d’intégrité et l’inconduite financière ; et engagé à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes, des adultes et des bénéficiaires avec lesquels Oxfam GB s’engage. Oxfam attend de l’ensemble du personnel et des bénévoles qu’ils partagent cet engagement par le biais de notre code de conduite. Nous accordons une grande priorité à veiller à ce que seuls ceux qui partagent et démontrent nos valeurs soient recrutés pour travailler pour nous.
Le titulaire du poste suivra le niveau de formation approprié et est chargé de s’assurer qu’il comprend et travaille dans le cadre des politiques de sauvegarde de l’organisation.
Toutes les offres d’emploi seront soumises à des références satisfaisantes et à des vérifications de sélection appropriées, qui peuvent inclure des casiers judiciaires et des vérifications du financement du terrorisme. Oxfam GB participe également à l’ Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme . Conformément à ce programme, nous demanderons des informations aux anciens employeurs des candidats à un emploi sur toute découverte d’exploitation sexuelle, d’abus sexuel et / ou de harcèlement sexuel pendant l’emploi, ou sur les incidents faisant l’objet d’une enquête lorsque le candidat a quitté son emploi. En soumettant sa candidature, le candidat confirme sa compréhension de ces procédures de recrutement.
Nous nous engageons à assurer la diversité et l’égalité des sexes au sein de notre organisation et encourageons les candidats d’horizons divers à postuler.
Commentaire applicable
Dans le cadre de votre candidature en ligne, veuillez télécharger votre CV à jour et une lettre de motivation expliquant votre aptitude par rapport aux critères essentiels du profil de poste.
À propos de nous
Oxfam est une communauté mondiale qui croit que la pauvreté n’est pas une fatalité. C’est une injustice qui peut être surmontée. Nous sommes des bénévoles de magasin, des militants des droits des femmes, des coureurs de marathon, des travailleurs humanitaires, des producteurs de café, des collecteurs de fonds de rue, des éleveurs de chèvres, des experts en politique, des militants, des ingénieurs de l’eau et plus encore. Et nous ne nous arrêterons pas tant que tout le monde ne pourra pas vivre une vie sans pauvreté pour de bon.
Oxfam GB est membre de la confédération internationale de 21 organisations travaillant avec des partenaires et des communautés locales dans les domaines de l’humanitaire, du développement et des campagnes, dans plus de 90 pays.
Une Oxfam diversifiée et florissante :
C’est le pouvoir du peuple qui apporte le changement. Pour jouer notre rôle en tant qu’organisation mondiale travaillant à vaincre la pauvreté et les inégalités, nous avons besoin d’égalité, de diversité et d’inclusion au sein de notre communauté d’employés, de partenaires et de bénévoles. Ensemble, nous nous engageons à devenir une main-d’œuvre plus diversifiée, mieux à même de relever les défis mondiaux auxquels notre monde est confronté aujourd’hui.
Pour faire ça:
- Nous devons démanteler les structures de pouvoir inégales qui existent partout, y compris Oxfam et les secteurs plus larges du développement et de la charité.
- Nous avons besoin d’un Oxfam inclusif où chacun peut apporter qui il est à notre travail et se sentir célébré pour les différences qu’il apporte.
- Nous voulons et avons besoin de tout le monde, et cela signifie que nous avons besoin de vous .
En réponse à Covid-19, si on vous propose un poste où vous devez voyager entre les pays, veuillez vous assurer que le responsable du recrutement vous a informé de tout changement de travail ou des précautions que vous devriez prendre dans le cadre de votre rôle.
