Oxfam est un mouvement mondial de personnes qui luttent contre les inégalités pour mettre fin à la pauvreté et aux injustices. Cela signifie que Nous nous attaquons aux systèmes inéquitables qui maintiennent les populations dans la pauvreté.
OXFAM recherche un CHARGÉ(E) DES FINANCES et des subventions du projet Voix
Le/La Chargé(e)/e des finances et des subventions aura pour principal rôle de tenir la comptabilité du projet et d’aider à établir les rapports financiers. Il ou elle assurera également le suivi administratif et financier des fonds et des subventions octroyés aux partenaires.
IMPACT
Le/La titulaire de ce poste est au service de l’équipe de coordination et des partenaires et établit régulièrement des rapports courants. Le poste a un impact important sur l’efficacité du projet VLFR et sur les dépassements/sous-utilisations du budget du département.
Le/la titulaire du poste est appelé(e) à se présenter auprès du personnel, des partenaires et des collègues des organisations affiliées à Oxfam et à représenter l’organisation auprès des fournisseurs externes et des organismes gouvernementaux.
RESPONSABILITÉS CLÉS (technique, leadership, gestion de personnel et de ressources)
Technique
Enregistrement de transactions
- Veiller à ce que les documents bancaires et de caisse soient minutieusement vérifiés pour s’assurer de leur exhaustivité et exactitude et de l’intégrité des données, avant de les reverser dans le système comptable et de transférer ce dernier en temps opportun.
- Générer des bons de commande, s’assurer qu’ils correspondent aux différentes factures et procéder au traitement des paiements conformément aux politiques et procédures.
- S’assurer que chaque bordereau de paiement est justifié par une documentation appropriée et complète et que les justificatifs de paiement sont conformes aux politiques et procédures d’Oxfam et à toute autre politique et procédure pertinente, avec les approbations / autorisations appropriées avant que les paiements ne soient effectués et justifiés par des tableaux réconciliés.
- Préparer et reverser l’ensemble des comptes-rendus autres que les comptes-rendus de caisse et de banque en procédant à un codage budgétaire complet et précis des transactions et en les reversant en temps utile dans le système comptable pour examen par le/la Responsable des Opérations.
- Répondre aux questions des banques concernant le traitement des dépenses.
Classement, synthèse et rapprochement des transactions
- Préparer et soumettre le grand livre mensuel des décaissements et autres états financiers.
- Préparer le bilan mensuel en veillant à une classification précise et pertinente des transactions inscrites au bilan dans les comptes de bilan appropriés.
- Vérifier les relevés bancaires mensuels et effectuer les rapprochements bancaires.
- Maintenir tous les dossiers ou fichiers comptables et financiers.
- S’assurer que les comptes de bilan sont entièrement réconciliés chaque mois et qu’ils sont soumis au Responsable des Opérations pour examen dans les délais convenus.
- Tenir et actualiser les tableaux de suivi des bilans dans les délais convenus (sauf pour les facilités de caisse et les dépenses personnelles).
- Rapprocher les dépenses de petite caisse.
- Assurer le suivi en temps opportun des comptes personnels, c’est-à-dire des facilités de caisse, des avances sur salaire et des rapprochements.
- Travailler avec le personnel comptable du siège pour effectuer le rapprochement des rapports sur les écarts et procéder aux ajustements correspondants.
- Mettre en œuvre et respecter les politiques et procédures financières.
Suivi des dépenses
- Assurer un suivi régulier de tous les débiteurs et créanciers dans les registres financiers, en veillant au recouvrement rapide des dettes et au paiement rapide des créanciers, et en recommandant en temps utile des radiations au Responsable des Opérations, le cas échéant.
- Assurer le suivi des dépenses financières et des budgets-pays selon les directives du ou de la Coordonnateur(trice) du projet.
Gestion des contrats de subvention
- Conserver le temps nécessaire et de manière appropriée des informations clés – proposition, budget, contrats, amendements, rapports, communication avec les donateurs – et gestion des revenus.
- Assurer la maintenance des systèmes d’information sur les subventions et les dossiers sur les contrats avec les partenaires.
- Appuyer les partenaires pour qu’ils respectent pleinement les conditions d’octroi des subventions
- Maintenir le lien avec la personne de référence chez Oxfam Québec, notre partenaire Affilié dans la gestion de ce projet, pour traiter les questions de conformité.
- Assurer le partage d’informations et la formation des partenaires sur l’élaboration des rapports et la compréhension des exigences du bailleur.
Autres responsabilités
- Participer à la clôture des comptes annuels.
- Participer au processus de contrôle interne et aux audits comptables et financiers du bureau-pays
- Aider à la préparation du budget opérationnel et du plan stratégique.
- Informer le ou la Responsable des Opérations de toute divergence, question ou problème majeur et contribuer à leur résolution.
- Accomplir d’autres tâches connexes raisonnables, telles qu’assignées par le supérieur hiérarchique, le responsable matriciel ou un autre membre de l’équipe dirigeante.
DIMENSIONS DE BASE (voir les profils de rôle standard)
Les responsabilités ci-après ne sont pas exhaustives. Elles ont pour but de donner une idée claire de la nature et de la portée des emplois correspondant à ce grade :
- Traitement des demandes (général) – large éventail de questions internes et externes, y compris des informations détaillées.
- Supervision du traitement quotidien – résolution des problèmes.
- Conseils détaillés.
- Contribution aux procédures et à la stratégie.
- Interventions dans le cadre projets.
- Formation en cours d’emploi – dispense d’une formation
- Les problèmes varient mais il existe généralement des solutions reconnues.
- Gérer son propre temps pour atteindre les objectifs de l’équipe et/ou du pays.
EXPÉRIENCE, CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES
Autres critères
- Diplôme dans un domaine pertinent et/ou comptable partiellement qualifié (DEC ou BTS en comptabilité ou équivalent).
- Expérience pertinente dans la prestation d’une gamme de services d’appui financier, idéalement dans les ONG et les organisations communautaires.
- Maîtrise de logiciels informatiques (Software, Excel, Access, Internet) et d’un logiciel standard de comptabilité.
- Expérience avérée du fonctionnement des systèmes comptables informatisés et des systèmes de codage et de leur utilisation.
- Capacité à gérer des priorités multiples ; à gérer des ressources et à travailler dans le respect des délais avec un minimum de supervision.
- Niveau élevé de compétences en calcul, de précision et d’analyse, et aptitude à planifier de manière efficace.
- Maîtrise des pratiques et principes généralement admis en matière de comptabilité et d’audit.
- Bonne maîtrise du français et capacité à travailler et à communiquer en anglais.
- Bonne connaissance opérationnelle des procédures, systèmes et pratiques de gestion de bureau.
- Bonne compréhension de la gestion du cycle du programme.
Souhaitable
- Bonne maîtrise des systèmes juridiques locaux applicables à la comptabilité.
