Fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus importantes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde. Présent dans plus de 40 pays et 29 villes américaines, il aide les populations à survivre, à reprendre leur avenir en main et à renforcer leurs communautés.
Aperçu/Résumé du poste
Le /la réceptionniste du bureau pays est responsable de la gestion de l’accueil et veille à ce que les visiteurs, le personnel et les partenaires reçoivent un accueil professionnel et efficace dès leur arrivée. Ce rôle assure le bon fonctionnement quotidien de l’accueil, fournit une assistance administrative, accompagne les démarches liées aux documents de voyage et contribue à l’organisation générale du bureau.
Ce poste exige d’excellentes compétences en communication, de solides aptitudes organisationnelles et un engagement à maintenir un environnement de bureau accueillant et professionnel.
Les responsabilités peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter :
Gestion de la réception
• Accueillir les visiteurs et les orienter vers les bureaux appropriés.
• Recevoir le courrier, les colis et les livraisons par coursier ; les suivre, les trier et les distribuer aux services concernés.
• Gérer l’accueil en prenant en charge les visiteurs et en assistant le personnel de passage.
• Assurer la liaison avec les agents de sécurité pour garantir un accueil adéquat des visiteurs.
Soutien administratif et aux déplacements
• Effectuer des tâches administratives, notamment la numérisation, la photocopie et l’organisation de documents selon les besoins.
• Assistance pour le traitement des paiements, des liquidations et du suivi liés à l’administration.
• Participer à la gestion courante du bureau.
• Apporter un soutien aux activités de gestion des voyages, notamment les réservations, le suivi, les paiements et le téléchargement des documents justificatifs dans les dossiers Box en ligne.
• Assurer le soutien à la gestion de la cuisine en tenant la caisse, en suivant les paiements des abonnements et en envoyant des mises à jour bihebdomadaires.
• Aider à la réservation des hébergements.
Autres tâches :
Toute autre tâche pouvant être assignée par le superviseur.
Le poste relève du responsable principal des voyages .
Autres contacts internes et/ou externes .
Interne : Personnel et visiteursde l’IRC
Partenaires externes : UNHAS (PAM), hôtels et agences de voyages
Exigences du poste
Formation et expérience professionnelle :
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Licence dans un domaine pertinent .
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Les qualifications en administration et logistique/ chaîne d’approvisionnement sont fortement souhaitables.
Compétences et aptitudes démontrées :
- • Une expérience préalable dans les services de voyage et les réservations de vols nationaux et internationaux est souhaitable.
- Maîtrise de l’outil informatique pour permettre la mise à jour des bases de données informatisées et des feuilles de suivi.
- Bonnes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches et des charges de travail concurrentes.
- La connaissance des systèmes et processus IRC est un atout.
- Capacité à travailler en équipe et à fournir un service client de qualité supérieure .
