Fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus importantes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde. Présent dans plus de 40 pays et 29 villes américaines, il aide les populations à survivre, à reprendre leur avenir en main et à renforcer leurs communautés.
- ÉTENDUE DU POSTE/OBJECTIF DU POSTE
Sous la supervision du Sr Officer Administration, le poste consiste à exécuter toutes les activités liées à la gestion administrative. Il est attendu du travail à ce poste un niveau minimum de supervision s’agissant essentiellement de la gestion des baux/logement, de la gestion de voyage du personnel, de la gestion des relations avec les partenaires, de la gestion du courrier, de l’accueil / installation des nouveaux arrivants / missionnaires, de l’administration des ateliers / formations / rencontres, soumission des rapports de l’Administration.
- RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
Administration du bureau et support
- Préparer et rédiger les PR pertinents de sa compétence ;
- Rédiger les correspondances selon les instructions du superviseur ;
- Réceptionner et ventiler les correspondances entrantes et sortantes ;
- Préparer les contrats de bail/conventions de service selon les instructions du superviseur ;
- Préparer les fonds de dossier de paiement ;
- Soumettre les documents administratifs à la signature de l’autorité compétente et faciliter les procédures avec l’administration publique ;
- Préparer les demandes d’avance et soumettre aux superviseurs pour vérification avant soumission à la finance ;
- Superviser la gestion des dotations de visibilité et de téléphone ;
- Appuyer à l’organisation des événements ;
- Gérer l’accès aux salles soumises à des réservations ;
- Appuyer dans la gestion du bureau : maintenance et diverses réparations ;
- Assurer la supervision de l’équipe d’entretien des locaux et l’approvisionnement des produits et matériels d’entretien ;
- Préparer le paiement des factures des abonnements (eau, électricité, téléphone, etc.) ;
- Superviser la gestion des puces de communication flotte IRC attribuées au personnel ;
- En collaboration avec la logistique et le département organisateur, assurer les démarches administratives de l’organisation/administration des ateliers/formations/rencontres ;
- Assurer l’accueil/installation des nouveaux visiteurs;
- Contribuer à la gestion de la visibilité institutionnelle des bureaux et du personnel ;
- Organisateur du classement/archivage physique et numérique des documents administration ;
- Préparer les demandes d’achat des fournitures de bureaux/fonctionnement des bureaux ;
Voyage et logement du personnel
- Assurer la réservation des voyages du staff en lien avec le point focal UNHAS IRC/Ouaga ;
- Assurer les responsabilités du point focal UNHAS IRC au niveau de la coordination ;
- Préparer les lettres d’introduction ;
- Mise à jour du fichier de voyage et collection des justificatifs
- Préparation des promesses de visa pour les visiteurs ;
- Faire le suivi de confirmation de vols du personnel voyageant avec feedback au concerné avant la date du voyage ;
- Assurer les réservations d’hôtel des employés/visiteurs en mission ;
- Préparer les demandes de paiement et régler auprès des fournisseurs de services/bailleurs les factures (loyer des bureaux ; frais d’hébergement des missionnaires ; eau / électricité / internet / téléphone flotte ; services de gardiennage ; contrats journaliers ; etc.) ;
- QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES
- Avoir un diplôme de BAC+2/3 en Administration, Ressources Humaines, en Management ou tout autre domaine connexe ;
- Expérience d’une (1) année au moins en Administration/ en gestion des Ressources Humaines ;
- Avoir une expérience dans le secrétariat, est un atout ;
- Bonne connaissance des techniques de rédaction administrative;
- Bonne connaissance des techniques d’archivage, et de gestion des courriers,
- Bonne disposition et compétences pour la gestion des stocks et d’équipe;
- Bonne capacité de gestion des relations avec les prestataires;
- Bonne maîtrise de l’outils informatiques plus précisément du pack Microsoft (Word, Excel, Powerpoint);
- Avoir une faculté d’organisation, capable de travailler de manière autonome et avoir un esprit d’équipe;
- Excellent niveau de français écrit, bon niveau d’anglais écrit et oral serait un atout ;
