Optez pour une carrière internationale en postulant au Bureau de l’UNICEF (20 Novembre 2025)

Comment pouvez-vous faire la différence ?

Sous la supervision et la direction du responsable des opérations, l’assistant(e) aux opérations est chargé(e) d’exécuter un large éventail de tâches administratives complexes et spécialisées pour la section concernée, ce qui requiert une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratives de l’UNICEF. Il/Elle est également responsable de la gestion du parc automobile de l’UNICEF et de la supervision des chauffeurs, ainsi que du maintien de relations de travail efficaces avec toutes les parties prenantes, notamment les autres agences, les autorités locales et les partenaires de mise en œuvre.

Résumé des principales fonctions/responsabilités :

1. –     Suivi budgétaire (spécialisé)

• Surveille les budgets et les dépenses financières de la section en mettant en œuvre des outils de gestion pour optimiser les coûts de fonctionnement du Bureau, en veillant au respect des règles et réglementations de l’UNICEF, en tenant le superviseur informé et conseillé sur les actions à entreprendre pour décision/suivi.
• Fournit un soutien en matière de révision/préparation du budget, d’état de mise en œuvre, de détermination de l’utilisation des fonds en réalisant une analyse des coûts qui devrait permettre d’identifier les domaines d’économies budgétaires opérationnelles et de clôture financière.
• Prépare et tient à jour les dossiers, les documents et les plans de contrôle pour le suivi budgétaire de la mise en œuvre des projets/programmes.
• Effectue des transactions dans VISION relatives aux subventions pour la section du titulaire, telles que l’enregistrement des attributions de subventions et le suivi des subventions de programme arrivant à expiration.

2. –     Section administrative Planification et gestion de projet (spécialisée)

• Garantit la disponibilité d’informations et de données opportunes, complètes et exactes pour l’élaboration des plans de travail des sections et des plans de gestion de projet, et contribue à la mise à jour des différents flux de travail dans le cadre de l’exécution du plan de gestion annuel du Bureau.
• Elle effectue des recherches fondamentales et des analyses comparatives de données administratives, et formule des recommandations pertinentes pour remédier aux lacunes identifiées.
• Il assure le suivi de la mise en œuvre du projet par rapport aux étapes clés établies et formule des recommandations pour améliorer les performances.
• Contribuer à garantir le respect des délais convenus.
• Il sert de point de convergence dans l’examen de l’exhaustivité des rapports de données contenant des informations clés en matière de suivi et d’évaluation.

3. –     Approvisionnement

• Guide les responsables dans le processus PCA/SSA conformément aux politiques et directives émises par la FRG, la division des approvisionnements et la DPC.
• Ce service facilite le traitement des contrats des consultants et des partenaires externes qui fournissent des services à la section. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la mise en place des dispositions logistiques requises.
• Maintient à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.

4. –     Communications et flux de travail

• Facilite la communication et le flux de travail de l’unité organisationnelle afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
• Gère le courrier entrant et sortant, les courriels et les appels téléphoniques.
• Communique les informations courantes et certaines informations non courantes relatives au travail de l’équipe et contribue à l’organisation de sessions thématiques ouvertes à tout le personnel afin de mettre à jour les règles et procédures administratives.
• Il met en place et tient à jour les systèmes de classement et de référence du bureau, tant traditionnels que numériques ; et veille à ce que les sites web inter/intranet soient à jour et exacts.

5. Gestion du calendrier, des réunions et de la correspondance    

• Gère l’agenda du bureau et organise les réunions.
• Rédigez des comptes rendus de réunion en veillant à l’exactitude, au souci du détail et à la cohérence.

6. –     Événements/Logistique

• Apporte son soutien aux activités de renforcement des capacités et aux conférences en assurant l’organisation logistique, notamment par le biais de la collaboration avec les animateurs, les traiteurs et les hôtes.
• Organise les horaires en fonction des disponibilités des participants.
• Assure la liaison avec les responsables budgétaires et les sections concernées par les coûts et les besoins.
• Prépare les documents de référence pour les participants et télécharge des documents clairs sur l’intranet.
• Prépare et tient à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.

7. –     Voyage

• Fournit une assistance aux membres du personnel concernant leurs déplacements, en tenant compte des modalités et des droits liés aux voyages, conformément aux règles et politiques de l’organisation.
• Assure la liaison avec les interlocuteurs clés en matière de voyages afin de garantir à l’organisation les meilleurs services et tarifs pour tous ses déplacements. Pour les voyages internationaux, établit un tableau comparatif des agences de voyages afin d’obtenir des tarifs compétitifs et des itinéraires directs, conformément aux procédures de l’UNICEF en la matière.
• Informer/débrie les membres du personnel sur les questions relatives aux procédures administratives connexes telles que les visas, les habilitations de sécurité et les procédures de documentation. 
• Extrait, saisit, tient à jour et vérifie l’exactitude des données de voyage dans le système de gestion des déplacements de l’organisation afin de garantir des transactions précises relatives aux frais de voyage et aux déplacements du personnel.
• Participe à l’élaboration des budgets relatifs aux frais de déplacement et tient à jour les registres de contrôle des plans de voyage et des budgets.
• Il contrôle les certifications de voyage et en rend compte à l’équipe.

8. –     Traitement des factures

• Responsable de la collecte des factures et du classement des documents pour approbation et traitement ultérieur dans VISION.  
• Téléverse les fichiers électroniques et vérifie les résultats sur le système de destination.
• Répond aux demandes de renseignements des clients concernant l’état des transactions et autres questions.

9. –     Fournitures/Équipement

• Assure la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau, y compris les véhicules, et la mise à jour de l’inventaire des articles.
• Élaborez en temps voulu le plan d’approvisionnement des opérations, en fonction des besoins exprimés par les différents services. Ce plan doit inclure les coûts d’exploitation, les consommables, le mobilier et l’équipement, ainsi que les travaux de construction et de sécurité des bureaux.
• Il contrôle et supervise l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures, en produisant des rapports périodiques et en signalant toutes les anomalies constatées. Il veille à ce que les services et l’entretien des locaux soient conformes aux normes de l’organisation.
• Responsable de l’achat et de la distribution en temps voulu des fournitures de bureau.
• Participer à l’inventaire physique annuel de tous les articles consommables et non consommables du bureau ; procéder au rapprochement des données ; identifier et recommander le remplacement/la mise au rebut du matériel et des fournitures.

10. –  Présence

• Assure la maintenance et la mise à jour d’un système de suivi de la présence des personnes supervisées.

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous devrez…

Les exigences minimales suivantes :

•  Formation :  Un diplôme d’études secondaires est requis. Des cours professionnels et/ou universitaires liés au domaine d’activité sont fortement souhaitables.

•  Expérience professionnelle :  Un minimum de six ans d’expérience professionnelle administrative ou de bureau à responsabilités croissantes est requis.

•  Compétences linguistiques :  La maîtrise du français et de l’arabe est requise. Une bonne connaissance de l’anglais est un atout.

N.B. : Pour ce poste, un baccalauréat d’un établissement d’enseignement supérieur reconnu dans un domaine pertinent peut remplacer trois années d’expérience professionnelle. Une maîtrise peut remplacer deux années supplémentaires.