OPPORTUNITE: Recrutement à l’UNION AFRICAINE (UA) (05 Mai 2025)

Objectif du poste

L’assistant(e) Partenariat et coordination de la chaîne d’approvisionnement soutiendra les efforts d’Africa CDC pour renforcer les chaînes d’approvisionnement de santé publique en contribuant à la coordination des partenariats avec les fournisseurs, les prestataires de services et les autres parties prenantes. Le/la titulaire contribuera à faciliter la communication entre les équipes internes et les partenaires externes, à tenir des dossiers et une documentation organisés et à fournir un soutien administratif pour les réunions, les contrats et les rapports. Il/Elle participera également au suivi des performances de la chaîne d’approvisionnement et contribuera aux efforts visant à améliorer la coordination et l’efficacité au sein du réseau.

Fonctions principales

• Coordination des partenariats : Participer à la coordination des partenariats avec les fournisseurs, les distributeurs, les prestataires logistiques et les autres acteurs de la chaîne d’approvisionnement. Cela comprend la planification des réunions, la coordination de la communication entre les partenaires et l’alignement sur les objectifs organisationnels.
• Gestion de la documentation : Aide à la gestion de la documentation relative aux partenariats de la chaîne d’approvisionnement, notamment les accords, les contrats et les documents de communication. Cela implique l’organisation des documents, le contrôle des versions et l’accessibilité aux parties prenantes concernées.
• Soutien à l’engagement des parties prenantes : Fournir un soutien pour interagir avec les parties prenantes internes et externes afin de nouer et d’entretenir des relations. Cela peut inclure la préparation de supports de réunion, la réponse aux demandes de renseignements et l’aide au suivi des besoins des parties prenantes.
• Collecte et analyse des données : Participer à la collecte, à l’organisation et à l’analyse des données relatives aux partenariats de la chaîne d’approvisionnement. Cela comprend la collecte d’informations sur la performance des partenaires, le suivi des indicateurs clés et la préparation de rapports pour évaluer l’efficacité des partenariats.
• Coordination des réunions et événements : Soutenir la coordination des réunions, ateliers et événements liés aux partenariats de la chaîne d’approvisionnement. Cela implique la planification des réunions, l’organisation de la logistique, la préparation du matériel et l’assistance à l’animation, si nécessaire.
• Soutien à la communication : Faciliter la communication entre les partenaires de la chaîne d’approvisionnement et les parties prenantes internes. Cela comprend la rédaction de correspondances, la préparation de présentations et la diffusion rapide d’informations aux parties concernées.
• Soutien aux projets : Fournir un soutien à la gestion des projets et initiatives de la chaîne d’approvisionnement liés aux partenariats et aux collaborations. Cela peut inclure l’aide à la planification des projets, le suivi de leur avancement et la coordination des activités pour garantir leur livraison dans les délais.
• Assistance administrative : Fournir un soutien administratif général à l’équipe de partenariat et de coordination de la chaîne d’approvisionnement.
• Assurance qualité : Aider à garantir la qualité et l’exactitude de la documentation et de la communication liées au partenariat.
• Participation à l’amélioration continue : Contribuer aux initiatives d’amélioration continue visant à accroître l’efficacité et l’efficience des partenariats de la chaîne d’approvisionnement. Cela peut impliquer d’identifier des pistes d’optimisation, de proposer des améliorations de processus et de participer aux efforts de mise en œuvre.
• Collaboration interfonctionnelle : Collaborer avec les autres services de l’organisation, tels que les achats, la logistique et les finances, pour soutenir les initiatives de partenariat au sein de la chaîne d’approvisionnement. Cela comprend la coordination des activités, le partage d’informations et l’harmonisation des efforts pour atteindre des objectifs communs.

Responsabilités spécifiques

• Aider à établir et à maintenir des partenariats avec les fournisseurs, les fabricants, les distributeurs et d’autres intervenants externes impliqués dans la chaîne d’approvisionnement.
• Soutenir les efforts de communication et de coordination entre les services internes et les partenaires externes pour assurer une circulation fluide des informations et des activités.
• Aider à l’organisation de réunions, de conférences et d’autres événements liés aux initiatives de partenariat et de coordination de la chaîne d’approvisionnement.
• Tenir des registres et des documents précis relatifs aux partenariats, aux accords et aux communications de la chaîne d’approvisionnement.
• Fournir un soutien administratif pour la négociation, l’examen et la gestion des contrats, des accords et des accords de niveau de service (SLA) avec les fournisseurs et les partenaires.
• Aider à surveiller les indicateurs de performance de la chaîne d’approvisionnement et les indicateurs clés de performance (KPI) pour identifier les tendances, les problèmes et les domaines à améliorer.
• Soutenir l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies de gestion des risques de la chaîne d’approvisionnement, y compris la documentation et le suivi des mesures d’atténuation des risques.
• Aider à la préparation de rapports, de présentations et d’autres documents pour communiquer les activités et les résultats du partenariat et de la coordination de la chaîne d’approvisionnement.
• Collaborer avec les membres de l’équipe et les parties prenantes pour identifier les opportunités d’amélioration des processus et de gains d’efficacité dans les activités de partenariat et de coordination de la chaîne d’approvisionnement.
• Exécuter d’autres tâches liées au partenariat et à la coordination de la chaîne d’approvisionnement, telles qu’assignées par le superviseur ou la direction.

Exigences académiques et expérience pertinente

• Au moins un diplôme ou une qualification équivalente en administration des affaires, en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans des disciplines connexes avec 3 ans d’expérience dans la fourniture d’un soutien administratif dans une chaîne d’approvisionnement ou un environnement commercial, y compris des tâches telles que la planification de réunions, la gestion de calendriers, la coordination des préparatifs de voyage et l’organisation de fichiers et de documents OU Un baccalauréat en administration des affaires, en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans des disciplines connexes avec 2 ans d’expérience dans la fourniture d’un soutien administratif dans une chaîne d’approvisionnement ou un environnement commercial, y compris des tâches telles que la planification de réunions, la gestion de calendriers, la coordination des préparatifs de voyage et l’organisation de fichiers et de documents
• Gestion documentaire : Expérience de la gestion de la documentation relative aux partenariats de la chaîne d’approvisionnement, notamment les accords, les contrats, la correspondance et les dossiers de communication. Cela implique l’organisation des documents, le contrôle des versions et le respect des politiques et procédures organisationnelles.
• Engagement des parties prenantes : Capacité démontrée à dialoguer avec les parties prenantes internes et externes impliquées dans la chaîne d’approvisionnement, notamment les fournisseurs, les distributeurs, les prestataires logistiques et autres partenaires. Cela peut inclure la contribution à la communication, la réponse aux demandes de renseignements et la coordination de réunions et d’événements.
• Saisie et analyse de données : Expérience de la collecte, de l’organisation et de la saisie de données relatives aux partenariats et aux activités de coordination de la chaîne d’approvisionnement. Cela peut impliquer des tâches telles que la saisie, la validation et l’analyse de données de base, ainsi que la préparation de rapports ou de présentations basés sur les résultats des données.
• Coordination de projet : Participation antérieure à la coordination de projets ou d’initiatives au sein de la chaîne d’approvisionnement, y compris des tâches telles que la planification de projets, le suivi des progrès, la surveillance des échéanciers et des jalons, et la facilitation de la communication entre les membres de l’équipe de projet et les parties prenantes.
• Soutien à la communication : Expérience dans la facilitation de la communication entre les partenaires de la chaîne d’approvisionnement et les parties prenantes internes, y compris la rédaction de correspondance, la préparation de présentations et la diffusion d’informations par divers canaux tels que le courrier électronique, les appels téléphoniques ou les réunions.
• Collaboration interfonctionnelle : Expérience antérieure de travail en collaboration avec des équipes interfonctionnelles au sein de l’organisation, telles que les achats, la logistique, les finances et les opérations, pour soutenir les initiatives de la chaîne d’approvisionnement et atteindre des objectifs communs.
• Orientation vers le service à la clientèle : Expérience dans la prestation de services ou de soutien à la clientèle aux intervenants internes et externes impliqués dans la chaîne d’approvisionnement, y compris la réponse aux demandes de renseignements, la résolution des préoccupations et la garantie de la satisfaction des clients à l’égard des services de la chaîne d’approvisionnement.
• Certifications (facultatif) : L’obtention de certifications pertinentes peut améliorer vos qualifications pour un rôle de coordination de la chaîne d’approvisionnement.

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Compétences requises

• D’excellentes compétences en communication verbale et écrite dans l’une des langues de travail de l’UA (arabe, anglais, français, portugais et espagnol) et une connaissance pratique d’une autre langue de l’UA seront un avantage supplémentaire.
• Compétences en communication : Des compétences efficaces en communication écrite et verbale sont essentielles pour transmettre clairement des informations aux parties prenantes internes et externes, notamment aux fournisseurs, aux distributeurs et aux membres de l’équipe.
• Compétences interpersonnelles : Solides compétences interpersonnelles pour établir et entretenir des relations avec les parties prenantes, faciliter la collaboration et résoudre les conflits de manière diplomatique.
• Compétences organisationnelles : Excellentes compétences organisationnelles pour gérer plusieurs tâches, hiérarchiser les charges de travail et respecter les délais dans un environnement en évolution rapide.
• Capacités de résolution de problèmes : Capacité à identifier les problèmes, à analyser les causes profondes et à proposer des solutions pour relever les défis des partenariats et des activités de coordination de la chaîne d’approvisionnement.
• Gestion du temps : Compétences efficaces en gestion du temps pour répartir le temps efficacement, hiérarchiser les tâches et terminer les tâches dans les délais impartis.
• Compétences informatiques : Maîtrise de l’utilisation d’applications informatiques telles que Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et de logiciels de messagerie pour la gestion de la documentation, l’analyse des données et les tâches de communication.
• Compétences analytiques : Compétences analytiques de base pour collecter, organiser et analyser les données liées aux partenariats de la chaîne d’approvisionnement, aux activités de coordination et aux mesures de performance.
• Travail d’équipe et collaboration : Capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe, à collaborer avec des équipes interfonctionnelles et à contribuer à l’atteinte d’objectifs communs dans les initiatives de la chaîne d’approvisionnement.
• Adaptabilité : Flexibilité et adaptabilité pour répondre aux priorités changeantes, aux délais changeants et aux défis inattendus dans l’environnement de la chaîne d’approvisionnement.
• Conduite éthique : Intégrité et respect des normes éthiques dans toutes les interactions, y compris le maintien de la confidentialité des informations sensibles et le fait d’agir avec honnêteté et intégrité dans les partenariats de la chaîne d’approvisionnement
• Compétences analytiques : Des compétences analytiques de base sont nécessaires pour collecter, organiser et analyser les données liées aux partenariats et aux activités de coordination de la chaîne d’approvisionnement.

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