OPPORTUNITÉ D’EMPLOI A L’UNICEF, POSTULEZ MAINTENANT

L’UNICEF est un lieu où se construisent des carrières : nous offrons à notre personnel diverses possibilités de développement professionnel et personnel qui l’aideront à renforcer le sens du but tout en servant les enfants et les communautés du monde entier. Nous accueillons tous ceux qui souhaitent appartenir et grandir dans une culture diversifiée et passionnée, associée à un ensemble attrayant de rémunérations et d’avantages sociaux.

Pour chaque enfant, le droit à l’espoir

Comment pouvez-vous faire une différence?

Sous la supervision et la direction du bureau extérieur en chef Agadez, l’associé administratif est chargé d’exécuter une grande variété de tâches procédurales et administratives spécialisées pour la section concernée, nécessitant une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratifs de l’UNICEF.

Fonctions clés, responsabilités et tâches/tâches connexes

– Surveillance budgétaire 

• Surveille les budgets et les dépenses financières de la section, en garantissant le respect des règles et réglementations de l’UNICEF, en tenant le superviseur informé et conseillé sur les actions à prendre en compte/suivre.
• Fournit un soutien en matière de révision/préparation budgétaire, d’état de mise en œuvre, de détermination de la position d’utilisation du financement, de clôture opérationnelle et financière.
• Prépare et tient à jour des dossiers, des documents et des plans de contrôle pour le suivi budgétaire de la mise en œuvre du projet/programme.
• Effectue des transactions dans VISION relatives aux subventions pour sa section, telles que l’enregistrement des allocations de subventions et le suivi des subventions du programme expirant.

– Ressources Humaines (spécialisées)

• Rédige les avis de vacance de poste au sein de son bureau pour examen par le superviseur afin d’aider à attirer des candidats idéaux.
• Garantit un examen rapide et efficace des candidatures pour une éligibilité minimale, en tenant compte des qualifications, des compétences et des exigences du poste.
• Assure la liaison avec les candidats aux différentes étapes du processus de recrutement.
• Coordonne la programmation des entretiens et des évaluations techniques.
• Enregistre et conserve les dossiers de recrutement, en s’assurant que toute la documentation nécessaire a été préparée.
• Surveille le cycle de vie du processus de recrutement pour mettre à jour le superviseur si nécessaire.

– Planification de bureau et gestion de projet (spécialisée)

• Assure la disponibilité d’informations et de données opportunes, complètes et exactes pour la préparation des plans de travail de la section et des plans de gestion de projet.
• Entreprend des recherches fondamentales et effectue une analyse comparative des données liées aux projets/programmes.
• Surveille la mise en œuvre du projet par rapport aux étapes établies et formule des recommandations pour améliorer les performances.
• Aide à assurer le respect en temps voulu des délais convenus.
• Agit en tant que point focal dans l’examen de l’exhaustivité des rapports de données contenant des informations clés en matière de suivi et d’évaluation.

– Approvisionnement

• Guide les gestionnaires dans le processus de PCA/SSA conformément aux politiques et orientations émises par la RFA, la division d’approvisionnement et le DHR.
• Facilite le traitement des contrats des consultants et des partenaires externes qui fournissent un service à la section. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et des modèles nécessaires, le téléchargement de TOR dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires.

• Tient à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.

– Communications et flux de travail

• Facilite les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
• Gère la correspondance entrante et sortante, les e-mails et les appels téléphoniques.
• Communique des informations courantes et non routinières relatives au travail de l’équipe.
• Établit et maintient les systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques ; et garantit que les sites Web inter/intra-net sont à jour et précis.

– Calendrier/Réunions/Gestion des correspondances

• Maintient le calendrier du bureau et organise les réunions
• Prend les procès-verbaux des réunions, garantissant l’exactitude, le souci du détail et la cohérence.

– Événements/Logistique

• Soutient les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en dialoguant avec les facilitateurs, les traiteurs et les hôtes.
• Organise les horaires en assurant la liaison avec les participants sur la disponibilité.
• Assure la liaison avec les points focaux budgétaires et la section sur les coûts et les besoins.
• Prépare les documents de référence pour les participants et télécharge les documents effacés sur l’intranet.
• Prépare et maintient les ordres du jour des réunions et événements liés aux engagements du groupe de travail.

– Voyages

• Fournit une aide au voyage aux membres du personnel de la section pour les arrangements et les droits de voyage sur la base des règles et politiques de l’organisation. Assure la liaison avec les points focaux de voyage concernés pour garantir que l’organisation obtienne le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
• Briefe/débriefe les membres du personnel sur les questions liées aux questions administratives connexes telles que les visas, l’habilitation de sécurité et les procédures de documentation.
• Extrait, saisit, conserve et vérifie l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation afin de garantir des transactions précises liées aux frais de voyage et aux voyages du personnel.
• Aide à la préparation des budgets sur les frais de voyage et à la tenue des registres des plans de voyage et du contrôle budgétaire.
• Surveille la certification de voyage et fait rapport à l’équipe.

– Traitement des factures

• Responsable de la collecte des factures et du dépôt des documents pour approbation puis traitement dans VISION.
• Télécharge des fichiers électroniques et vérifie les résultats vers le système de destination.
• Répond au statut de transaction du client et à d’autres demandes de renseignements.

– Fournitures/Équipement

• Soutient la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et la mise à jour de l’inventaire des articles.
• Surveille et supervise l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. Veille à ce que les services et l’entretien des locaux soient conformes aux normes organisationnelles.
• Organise l’achat et la distribution en temps opportun de fournitures de bureau.

– Présence

• Maintient et met à jour un système qui surveille l’absence de personnel.
• Soutien au programme Effectue les transactions dans le logiciel Vision et assure l’exactitude des dons, fourni les informations nécessaires pour suivre la mise en œuvre de la composition de programme, suite les dépenses et traiteurs les modifications si nécessaires.

– Appui au programme

• Effectue les transactions dans le logiciel Vision et assure l’exactitude des données, fournit les informations nécessaires pour suivre la mise en œuvre de la composante du programme, surveille les dépenses et traite les changements selon les besoins.
• Assure la liaison avec les collègues des autres composantes et opérations du programme pour résoudre les problèmes transactionnels ou procéduraux.

Impact des résultats

Outre l’impact au niveau GS-5, un fonctionnaire du G-6 est principalement responsable de l’application d’un large éventail de règles et procédures administratives spécialisées dans la coordination de l’appui administratif à l’équipe desservie. Le lancement, le suivi et la garantie efficaces de la fourniture de services administratifs permettent au personnel professionnel de l’organisation de se concentrer sur le travail de base de fond. Cela peut inclure des responsabilités de supervision avec la responsabilité du travail des assistants administratifs, du personnel temporaire et/ou des consultants.

Les associés administratifs représentent le superviseur dans le lancement, le suivi et la résolution des problèmes liés aux demandes administratives. Les contacts externes incluent des homologues d’organisations internationales, d’institutions bilatérales et multilatérales et de gouvernements nationaux pour organiser des réunions, des ateliers et des conférences. Les communications impliquent l’échange d’informations à travers l’UNICEF aux niveaux les plus élevés et en externe avec les représentants des organes directeurs.

Exigences minimales:

• Éducation: L’achèvement de l’enseignement secondaire est requis, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail.
• Expérience de travail : Un minimum de 6 ans d’expérience professionnelle administrative ou de bureau pertinente est requis.
• Exigences linguistiques : La maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais sont requises. La connaissance de la langue locale est un atout.
• Compétence: 
• Formation et expérience à l’aide de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres logiciels de l’UNICEF tels que SharePoint ; connaissance des systèmes intégrés d’information de gestion requise.
• Connaissance approfondie de la structure organisationnelle, des politiques et procédures administratives de l’UNICEF.
• Compétences et capacités organisationnelles, de planification et de priorisation.
• Capacité à traiter avec patience et tact avec les visiteurs.
• Sentiment élevé de confidentialité, d’initiative et de bon jugement.
• Capacité à travailler efficacement avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes.

Les compétences de l’UNICEF requises pour ce poste sont…

(1) Établit et maintient des partenariats

(2) Démontre la conscience de soi et la conscience éthique

(3) S’efforcer d’obtenir des résultats en termes d’impact

(4) Innove et adopte le changement

(5) Gère l’ambiguïté et la complexité

(6) Pense et agit de manière stratégique

(7) Travaille en collaboration avec d’autres

[ajouter le 8^th compétence (Nourrit, dirige et gère les personnes) pour un rôle de supervision].

Familiarisez-vous avec le cadre de compétences et ses différents niveaux.

L’UNICEF promeut et plaide pour la protection des droits de chaque enfant, partout dans le monde, dans tout ce qu’il fait et a pour mandat de soutenir la réalisation des droits de chaque enfant, y compris les plus défavorisés, et notre main-d’œuvre mondiale doit refléter la diversité de ces enfants. La famille de l’UNICEF s’engage à inclure chacun, quels que soient sa race/origine ethnique, son handicap, son identité de genre, son orientation sexuelle, sa religion, sa nationalité, son origine socio-économique, sa minorité ou tout autre statut.

L’UNICEF encourage les candidatures de tous les candidats qualifiés, sans distinction de sexe, de nationalité, d’origine religieuse ou ethnique, ainsi que de personnes handicapées, y compris la neurodivergence. Nous offrons un large éventail d’avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses d’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L’UNICEF fournit des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un logement, veuillez soumettre votre demande via le bouton de messagerie d’accessibilité de la page Web Carrières de l’UNICEF Accessibilité | UNICEF‘. Si vous êtes présélectionné, veuillez contacter directement le recruteur pour partager plus de détails, nous permettant ainsi de prendre à l’avance les dispositions nécessaires.

L’UNICEF n’embauche pas de candidats mariés à des enfants (personnes de moins de 18 ans). L’UNICEF a une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination fondée sur le sexe, la nationalité, l’âge, la race, l’orientation sexuelle, origine religieuse ou ethnique ou handicaps. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats sélectionnés subiront donc une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents et devront adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification du ou des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification de leurs antécédents, et les candidats handicapés sélectionnés peuvent être invités à soumettre des pièces justificatives concernant leur handicap de manière confidentielle.

Les rendez-vous à l’UNICEF sont soumis à une autorisation médicale.  La délivrance d’un visa par le pays hôte du lieu d’affectation est requise pour les postes de PI et sera facilitée par l’UNICEF Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Si vous êtes sélectionné pour un poste à l’UNICEF, vous devez soit être vacciné selon les besoins, soit recevoir une exemption médicale du département compétent de l’ONU. Dans le cas contraire, la sélection sera annulée.

Remarques :

Conformément au paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale lors de l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes normes d’efficacité, de compétence et d’intégrité.

L’UNICEF s’engage à favoriser une main-d’œuvre inclusive, représentative et accueillante. Pour ce poste, éligible et adapté [Insérer des candidats issus de groupes sous-représentés ciblés] sont encouragés à postuler.

Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi à l’UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leurs postes gouvernementaux avant d’accepter une affectation à l’UNICEF L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n’est pas obtenu, ou si les exigences nécessaires en matière de vaccination ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.

L’UNICEF ne facture pas de frais de traitement à aucune étape de ses processus de recrutement, de sélection et de recrutement (c’est-à-dire l’étape de candidature, l’étape d’entretien, l’étape de validation ou la nomination et la formation). L’UNICEF ne demandera pas d’informations sur le compte bancaire du demandeur’.

Des informations supplémentaires sur le travail pour l’UNICEF peuvent être trouvées ici‘.