ALIMA est une ONG humanitaire médicale qui sauve des vies lors de situations d’urgences et de crises sanitaires grâce à une alliance avec des ONG locales.
POSTE 1 : Superviseur des données
OBJECTIF DU POSTE
Le/La superviseur(e) des données soutient le projet de recherche clinique INTEGRATE en supervisant toutes les activités liées aux données, notamment la collecte, la vérification, la saisie, l’analyse, la production de rapports et la documentation, tout en garantissant la qualité et l’intégrité des données. Ce poste implique une collaboration étroite avec le médecin référent, le responsable de site, les ARC, le CICR, l’équipe du laboratoire FMC Owo et l’ensemble de l’équipe de recherche ALIMA.
Ce poste offre l’opportunité d’acquérir de l’expérience en recherche clinique et de travailler au sein d’équipes internationales multidisciplinaires. Une formation régulière aux méthodologies de recherche clinique et aux systèmes de données sera dispensée.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Gestion des données et assurance qualité
- Compiler, vérifier et saisir les données de l’étude à partir des documents sources dans les délais impartis.
- Mettre à jour et gérer les bases de données et les feuilles de calcul sur l’ensemble du site d’intervention.
- Effectuez des contrôles réguliers de la qualité des données et assurez-vous de leur cohérence entre les sources.
- Garantir la confidentialité et la sécurité du traitement de toutes les données relatives aux patients et à la recherche.
- Vérifier les données pour déceler les lacunes ou les erreurs et corriger les incompatibilités.
- Élaborer des rapports hebdomadaires, mensuels et trimestriels pour l’équipe médicale.
- Assurez-vous de fournir des mises à jour mensuelles BDD en temps opportun (dans les 5 jours suivant la fin du mois).
Fonctions techniques et de soutien
- Servir de point de convergence pour les demandes relatives aux données émanant des agences d’évaluation du crédit.
- Effectuer des visites sur site pour valider les données et en garantir l’exactitude et l’exhaustivité.
- Mettre en place de nouvelles bases de données et assurer la maintenance des systèmes de données de mission existants.
- Analyser les ensembles de données et fournir des résumés hebdomadaires/mensuels concis.
- Fournir des conseils sur les résultats des indicateurs, les alertes épidémiologiques et les erreurs de données.
- Organiser, stocker et archiver les documents pertinents conformément aux protocoles.
- Coordonner et superviser les activités de collecte et de saisie des données.
Conduite professionnelle et conformité en matière de recherche
- Respectez les procédures opérationnelles standard (SOP) de l’étude INTEGRATE, les politiques d’ALIMA et les normes de confidentialité.
- Maintenir à jour ses connaissances sur les objectifs de l’étude et les procédures de recherche clinique.
- Collaborer efficacement avec les ARC et l’équipe de recherche élargie.
- Accomplir toute tâche supplémentaire nécessaire au succès de l’étude.
Autres responsabilités
- Appliquer tous les protocoles de prévention et de contrôle des infections et de sécurité relatifs à la fièvre de Lassa.
- Participez aux réunions de département et contribuez à la cohésion d’équipe.
- Soutenir la sensibilisation et la compréhension de la fièvre de Lassa au sein de la communauté.
EXIGENCES
Éducation
- Diplôme en statistiques ou en informatique ; OU
- Diplôme en sciences de la santé (médecine, soins infirmiers) avec de solides connaissances en épidémiologie et en statistiques ;
- Un master en épidémiologie ou en santé publique constitue un atout supplémentaire.
Expérience
- Expérience minimale de 2 ans en gestion et analyse de données.
Langue
- Excellente maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
- La maîtrise de la langue yoruba est un atout supplémentaire.
Compétences techniques
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Access).
- Excellente maîtrise des outils/logiciels de données : REDCap, DHIS2, Viedoc, R, Python, STATA , etc.
- Capacité avérée à concevoir et gérer des bases de données de collecte de données médicales.
- Solides compétences en analyse et en rédaction de rapports ; capacité à travailler sous pression de manière autonome.
Autres qualités
- Excellentes aptitudes relationnelles et de communication.
- Grand respect de la confidentialité et du professionnalisme.
- Excellentes capacités d’organisation, de gestion multitâche et de coordination d’équipe.
- Flexibilité, créativité, autonomie et une mentalité axée sur les résultats.
- Capacité à travailler dans un environnement stressant et dynamique.
COMMENT POSTULER
Les candidats intéressés et qualifiés doivent se rendre sur https://forms.gle/zmyR7jdu12puCRSz5 pour postuler.
Date limite de candidature : lundi 28 novembre 2025. Les
candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception. Le processus de recrutement pourra être clôturé prématurément si un candidat adéquat est identifié.
POSTE 2 : Archiviste
OBJECTIF DU POSTE
L’ archiviste assure le contrôle, l’organisation, la numérisation, le stockage et la sécurité efficaces de tous les documents administratifs et comptables de la mission. Sous la supervision du responsable des approvisionnements, il veille à ce que les documents soient correctement archivés, facilement accessibles, prêts pour un audit et conformes aux procédures établies d’ALIMA et aux attentes des donateurs.
L’archiviste évalue et analyse les documents afin d’en déterminer l’importance et la valeur à long terme, contribue à la préparation des audits et renforce les pratiques de gestion documentaire au sein des différents services. Un accord de confidentialité sera signé lors de l’intégration.
Ce poste travaillera en étroite collaboration avec la chaîne d’approvisionnement, les finances, la logistique, le service médical et d’autres départements afin de mettre les pratiques d’archivage en conformité totale (100 %) et d’améliorer la gestion globale de la documentation dans le cadre de la mission.
OBJECTIFS CLÉS
- Assurer l’archivage, le classement, la numérisation et le stockage sécurisé appropriés de tous les documents relatifs à la chaîne d’approvisionnement et à la comptabilité, conformément aux normes ALIMA.
- Collaborer avec les équipes des finances, de la logistique et des services médicaux pour harmoniser les archives à l’aide de listes de contrôle et de procédures requises.
- Améliorer l’acquisition, la conservation, la catégorisation et l’accès aux documents physiques et numériques.
- Créer des dossiers de recherche bien structurés pour la documentation relative aux achats et aux paiements, conformément aux exigences d’audit.
- Former et accompagner le personnel sur les méthodologies d’archivage afin d’assurer la pérennité du système après la fin du contrat.
- Mettre en place et appliquer une procédure d’archivage conforme aux flux de travail de la chaîne d’approvisionnement et aux plans de traitement des paiements.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Gestion des archives et de la documentation
- Évaluer et hiérarchiser les documents en vue de leur préservation, de leur conservation et de leur archivage à long terme.
- Organiser, cataloguer et tenir à jour toute la documentation de mission conformément aux normes ALIMA.
- Numérisez et archivez les documents en toute sécurité en utilisant des formats et des systèmes approuvés.
- Maintenir et mettre à jour régulièrement la base de données d’archives afin d’en garantir l’exactitude et l’accessibilité.
Préparation à l’audit
- Préparer les dossiers de recherche et les pistes documentaires pour les processus d’approvisionnement et de paiement.
- S’assurer que les documents archivés répondent aux exigences des donateurs et des auditeurs.
- Aider les équipes à répondre aux demandes d’audit en assurant une récupération correcte des enregistrements.
Renforcement des capacités
- Organiser des sessions de formation pour le personnel concerné sur les procédures d’archivage et les meilleures pratiques.
- Élaborer des outils simples, des listes de contrôle et des supports de sensibilisation pour favoriser une gestion documentaire durable.
Coordination et conformité
- Participer aux réunions de la chaîne d’approvisionnement et contribuer aux efforts d’amélioration continue.
- Garantir la stricte confidentialité et le respect des protocoles de sécurité pour les informations administratives et financières sensibles.
- Collaborer avec des équipes transversales pour favoriser l’harmonisation des activités d’archivage au sein de la mission.
EXIGENCES ET COMPÉTENCES
Formation et expérience
- Expérience confirmée en tant qu’archiviste ou dans un rôle similaire de gestion des documents.
- Connaissance des types de documents et de leur valeur historique ou administrative.
- Expérience en matière de recherche, de catégorisation et de détermination de l’importance des documents.
- Une formation ou une certification pertinente en archivage, en gestion des documents ou en bibliothéconomie constitue un atout.
Compétences techniques et professionnelles
- Solide compréhension des principes et des meilleures pratiques d’archivage.
- Capacité à organiser, classer et préserver de grands volumes de documents.
- Expérience de l’utilisation de bases de données d’archives ou de systèmes de gestion de dossiers.
- Excellent sens du détail et excellentes capacités d’analyse.
- Excellentes aptitudes relationnelles, avec la capacité de travailler sous pression et de respecter les délais.
CONSIDÉRATIONS PARTICULIÈRES
L’archiviste est tenu à une stricte obligation de confidentialité concernant tous les documents administratifs, financiers et sensibles auxquels il a accès dans le cadre de ses fonctions. La discrétion et le respect des procédures de sécurité d’ALIMA sont obligatoires.
Ce profil de poste est susceptible d’évoluer en fonction des besoins opérationnels. Des tâches supplémentaires pourront être confiées par le supérieur hiérarchique, conformément aux exigences du poste.
Méthode d’application :
Les candidats intéressés et qualifiés sont invités à postuler via le lien suivant : https://forms.gle/pc4zRh4ZeDsucgSj9 .
