Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résidente, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.
- Intitulé du poste : Superviseur du service courrier – Poste ouvert à tous les candidats intéressés / Toutes sources confondues
Devoirs
Sous la supervision du Bureau des technologies diplomatiques, le/la titulaire du poste gère l’ensemble des opérations relatives aux valises diplomatiques non classifiées et au courrier diplomatique au sein du service courrier. Il/Elle supervise et évalue le/la responsable du service courrier et les deux commis au courrier qui assurent toutes les fonctions du service. Il/Elle est le/la principal(e) interlocuteur/trice local(e) auprès des autorités aéroportuaires et des prestataires de services de traitement du courrier. Il/Elle trie et distribue le courrier, traite les valises diplomatiques entrantes et les prépare pour l’expédition. Il/Elle est responsable du transport, de la protection, de la réception et de la livraison de tout le courrier DPO entrant et sortant, ainsi que des valises diplomatiques non classifiées. Il/Elle tient à jour toute la documentation requise. Il/Elle veille au respect de toutes les normes de sécurité pour le stockage et la manipulation appropriés du courrier DPO, du courrier DPM enregistré, certifié et des valises. Il/Elle fournit des conseils à tous les bureaux autorisés à utiliser les services DPO et de valises. Il/Elle assure le suivi et la responsabilité de tous les fonds alloués au service courrier. Il/Elle s’assure de la mise à jour de tous les contrats BPA et assure le suivi et la mise à jour des machines à affranchir du service courrier nécessaires à l’affranchissement officiel.
Gestion et supervision du personnel – Garantir le bon fonctionnement, la sécurité et l’harmonie du service courrier – Assurer la gestion quotidienne du service courrier de manière autonome, en veillant à une communication efficace entre tous les membres de l’équipe. Superviser et gérer l’ensemble des activités du service courrier sur site. Attribuer les tâches et établir les plannings de livraison et de collecte pour tous les collaborateurs du service courrier. Attribuer les tâches les plus appropriées pour une efficacité optimale. Veiller au maintien d’un effectif adéquat et s’assurer que les congés ne soient pas incompatibles avec les besoins opérationnels. Identifier les opportunités de formation pour les collaborateurs, qu’elles soient officielles ou en situation de travail. Former le personnel à toutes les procédures et réglementations du service courrier. En collaboration avec le responsable USDH, établir les plans de travail annuels de tous les collaborateurs, mener des entretiens d’évaluation de leurs performances au moins deux fois par an et réaliser leurs évaluations et notations de fin d’année. Superviser la préparation des enveloppes non classifiées et du courrier DPO sortants. Diriger l’ouverture des enveloppes entrantes et la fermeture des enveloppes et du courrier DPO sortants, en vérifiant leur contenu et les articles enregistrés/comptabilisés. Déléguer les responsabilités nécessaires à l’exercice du rôle de leadership. Préparer les rapports de temps et de présence pour tous les employés de la section DT ou GSO et envoyer des rapports hebdomadaires sur les employés absents et les visiteurs.
Service à la clientèle – Assure la liaison avec les clients et les subordonnés afin de fournir un service de la plus haute qualité possible. Gère les relations avec les clients internes et les organisations partenaires externes de manière appropriée. Fournit un service à la clientèle de haute qualité et traite les problèmes remontés par les employés du service courrier. Collabore avec la direction du DTO/GSO pour s’assurer que les scores de satisfaction client d’ICASS sont analysés afin d’identifier les pistes d’amélioration du service. Contacte les responsables du DPM pour obtenir des conseils lorsque les divergences ne peuvent être résolues au bureau de poste. Explique les procédures et réglementations relatives au traitement du courrier aux responsables et employés de la mission.
Qualifications et évaluations
Exigences:
Tous les candidats retenus doivent être en mesure d’obtenir et de conserver :
- certificat de sécurité ;
Tous les candidats retenus feront l’objet d’une enquête de sécurité et pourront être soumis à un examen médical d’embauche.
Le candidat retenu devra être en mesure de commencer à travailler dans un délai raisonnable après réception de l’autorisation de l’agence et/ou des habilitations/certifications requises, faute de quoi sa candidature sera annulée.
Exigences en matière de formation :
Réussite des études secondaires.
Doit posséder un permis de conduire valide.
Évaluations :
Votre candidature sera évaluée en fonction des qualifications et exigences décrites dans cet avis de vacance de poste.
Il se peut qu’un test de langue ou de compétences vous soit demandé avant l’embauche.
Vous devez remplir le formulaire de candidature et fournir les documents requis. Votre candidature doit détailler toutes les qualifications et exigences du poste, notamment en matière de formation, d’expérience, de langues et de connaissances/compétences/aptitudes mentionnées. Toute candidature incomplète pourrait être rejetée.
Qualifications:
Expérience :
Minimum de deux ans d’expérience dans le service à la clientèle externe ou interne, où les tâches comprenaient la résolution de problèmes et la gestion du courrier ou toute autre expérience administrative connexe.
Une année d’expérience en supervision ou en gestion d’équipe est requise.
Langue:
Anglais : Niveau – Bonne connaissance pratique ; expression orale, lecture et écriture [Ceci peut faire l’objet d’un test]
Français : Niveau – Bonne connaissance pratique ; expression orale, lecture et écriture [Ceci peut faire l’objet d’un test]
Connaissances professionnelles :
Connaissance approfondie des pratiques de bureau courantes. Bonne compréhension de la réglementation et des procédures postales du pays hôte ; connaissance des bureaux de poste, des aéroports et des gares locales, ainsi que du système de messagerie local.
Compétences et aptitudes :
Doit démontrer une capacité à superviser et gérer efficacement le personnel. Excellentes aptitudes relationnelles et de service à la clientèle, notamment la capacité de gérer avec calme les plaintes des clients, même auprès de la direction. Solides compétences informatiques, incluant la saisie de données rapide et précise dans les applications Web, ainsi qu’une bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Excel, Word et Outlook). Doit être disposé(e) à travailler selon un horaire flexible, au besoin. Doit être capable de soulever 32 kg et de déplacer en toute sécurité des charges allant jusqu’à 113 kg avec l’aide de collègues ou à l’aide d’appareils de manutention.
Avantages et autres informations
Avantages:
Avantages pour les agences :
La mission américaine offre une rémunération et des avantages sociaux compétitifs aux employés locaux :
Salaire : Le salaire annuel brut comprend : le taux de base, les indemnités diverses, les indemnités de transport, la prime Tabaski et la prime de fin d’année.
Prestations médicales : La mission américaine de Conakry assure directement ses employés et leurs personnes à charge admissibles par l’intermédiaire d’une compagnie d’assurance locale.
Congés : Sous réserve des limites et règles énoncées dans le plan de rémunération local, les employés ont droit aux congés suivants : congé annuel, congé de maladie, congé de maternité, etc.
Jours fériés : La mission américaine de Conakry observe les jours fériés américains et guinéens.
Pour les candidats membres de la famille admissibles (EFM), les avantages sociaux doivent être discutés avec le service des ressources humaines. Le barème de rémunération est établi par le service des ressources humaines et confirmé par Washington, D.C.
Autres informations :
PROCESSUS DE SÉLECTION PAR PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE :
Une priorité d’embauche est accordée aux candidats admissibles et qualifiés, selon l’ordre indiqué ci-dessous. Il est essentiel de décrire précisément votre situation dans votre candidature ; à défaut, vous pourriez être jugé inéligible à cette priorité.
ORDRE DE PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE
- Membre de famille admissible à une nomination (AEFM) / Membre de famille admissible citoyen américain (USEFM) qui est un ancien combattant américain admissible à une préférence*
- AEFM / USEFM
- Personnel du Service extérieur (FS) en congé sans solde (LWOP) et personnel de la fonction publique (CS) bénéficiant de droits à la réintégration **
IMPORTANT : Les citoyens américains membres de la famille admissibles (USEFM) qui demandent le statut d’ancien combattant américain bénéficiant d’une priorité d’embauche doivent fournir une copie de leur formulaire DD-214 le plus récent (« Certificat de libération ou de démobilisation du service actif »), de préférence la copie n° 4, une lettre du Département des affaires des anciens combattants (VA) attestant de l’existence actuelle d’une invalidité liée au service, ou tout document équivalent. Une « attestation » est tout document écrit des forces armées certifiant que le militaire devrait être libéré du service actif dans les forces armées dans des conditions honorables dans les 120 jours suivant la soumission de l’attestation par le demandeur. La lettre d’attestation doit être sur papier à en-tête de la branche militaire concernée et indiquer : (1) les dates de service militaire, y compris la date prévue de libération ou de démobilisation ; et (2) la nature du service. La soumission de documents acceptables est obligatoire pour bénéficier de la priorité d’embauche.
** Ce niveau de préférence s’applique à tous les employés du Service extérieur en congé sans solde et aux employés du Service civil ayant des droits de réintégration dans leur agence ou bureau.
Pour les définitions complètes des termes AEFM, USEFM, EFM, membre du ménage, etc., veuillez consulter les définitions du formulaire 3 FAM 7210.
CONSIDÉRATIONS SUPPLÉMENTAIRES RELATIVES À L’EMPLOI
Les points suivants s’appliquent uniquement aux EFM, USEFM et AEFM :
- Les employés actuels ayant bénéficié d’une priorité d’embauche et qui se trouvent dans leurs 90 premiers jours d’emploi ne sont pas admissibles. Cette restriction ne s’applique pas aux contrats temporaires ni aux horaires de travail intermittents ou irréguliers.
- Les candidats bénéficiant d’une préférence d’embauche et ayant déjà accepté une offre d’emploi conditionnelle ne peuvent se voir proposer une seconde offre d’emploi conditionnelle que s’ils retirent par écrit leur candidature pour le premier poste.
Les dispositions suivantes s’appliquent uniquement au personnel recruté localement (LE) :
- Les employés actuellement en période probatoire ne sont pas admissibles.
- Les employés actuels dont la note globale est « À améliorer », « Insatisfaisante » ou dont le score MBC est inférieur à 100 points sur leur rapport de performance le plus récent ne sont pas admissibles.
Comment postuler ?
Cliquez sur le bouton « Postuler à ce poste » en haut de la page pour commencer votre candidature. Pour visionner une vidéo explicative sur la procédure de candidature, cliquez ici .
Tous les candidats doivent pouvoir obtenir et conserver une autorisation de sécurité et médicale délivrée par l’ambassade des États-Unis (voir « Prochaines étapes » ci-dessous pour plus d’informations).
Veuillez indiquer l’intégralité de votre expérience professionnelle et de votre formation. Les CV joints ne seront pas pris en compte. Veuillez indiquer votre adresse courriel personnelle principale ; le service des ressources humaines l’utilisera pour vous contacter si votre candidature est retenue.
Vous pouvez modifier votre candidature à tout moment avant la date limite de dépôt des candidatures. Si vous ne soumettez pas un dossier de candidature complet avant cette date, votre candidature pourrait être rejetée.
Pour obtenir une copie de la description de poste complète, veuillez contacter le service des ressources humaines.
Pour demander un aménagement raisonnable, veuillez contacter le service des ressources humaines.
Documents requis :
Veuillez joindre tous les documents requis à votre candidature. Si votre dossier est incomplet, votre candidature pourrait être rejetée.
Tous les candidats :
- Permis de séjour
- Le permis de conduire
- Certificat
- Licence professionnelle
- CV
De plus, les candidats membres de la famille admissibles (MFA) doivent soumettre :
- Copie de l’ordre de mission/notification d’affectation du commanditaire (ou équivalent)
- copie du passeport
- DD-214 – Copie n° 4 du membre, lettre du ministère des Anciens Combattants ou autre document justificatif (le cas échéant)
- SF-50 (le cas échéant)
Prochaines étapes :
Une fois l’avis de vacance (AV) clôturé :
- Les candidatures répondant aux exigences minimales en matière de formation et d’expérience seront examinées par le service des ressources humaines et le(s) responsable(s) de la sélection.
- Seulsles candidats présélectionnés seront contactés par courriel pour des tests de langue et/ou de connaissances obligatoires.
- Seulsles candidats retenus à l’issue des tests seront contactés par courriel pour un entretien.
- Les candidats non retenus seront informés des résultats par courriel.
Pour les candidats sélectionnés :
- Le service des ressources humaines enverra une offre conditionnelle accompagnée des exigences en matière de certification de sécurité et d’autorisation médicale.
- La certification de sécurité est un processus de 2 à 4 mois, effectué par le Bureau régional de sécurité (BRS), qui contactera le candidat une fois qu’il aura rempli les conditions énoncées dans l’offre conditionnelle.
- L’autorisation médicale est prise en charge par l’ambassade des États-Unis et sera effectuée séparément par le demandeur, au cours du processus de certification de sécurité.
- Une fois que le service des ressources humaines aura reçu l’autorisation médicale et le certificat de sécurité, le candidat recevra une offre formelle avec une date de début convenue.
Pour les membres de la famille admissibles (EFM) , le bureau des ressources humaines fournira les informations et les conseils appropriés.
Merci pour votre candidature et votre intérêt à travailler avec nous.
