L’UNICEF est une agence humanitaire internationale pour les enfants, créée par la Charte des Nations Unies en 1946. Présente dans plus de 192 pays, elle intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de l’eau et de l’assainissement, de la protection de l’enfance, du VIH/sida, de la nutrition, des politiques publiques et de la protection sociale. L’UNICEF opère dans des contextes humanitaires et de développement, répondant aux besoins des enfants et des femmes, en particulier des filles et des personnes les plus vulnérables. L’UNICEF est présente au Cameroun depuis 1975. L’organisation y œuvre dans les domaines de l’éducation, de l’eau et de l’assainissement, de la protection de l’enfance et du VIH/sida.
Description de la tâche
Sous la supervision directe du/de la responsable de l’approvisionnement et de la logistique, le/la Volontaire des Nations Unies sera chargé(e) des tâches suivantes :
• Garantir la conformité de toutes les activités d’approvisionnement avec le Règlement financier de l’UNICEF, le Manuel de la Division des approvisionnements et toutes les autres procédures d’approvisionnement applicables.
• Collaborer étroitement avec les programmes et les partenaires sur la conception des projets/descriptifs de référence, le plan de travail et la coordination, ainsi que sur les questions de prévision à long terme du plan d’approvisionnement et de disponibilité des fonds.
• Assurer et coordonner la planification de l’approvisionnement et de la demande en fournitures et services nécessaires, y compris la coordination des autorisations locales d’achat (ALA) si requise.
• Examiner les besoins en fournitures et services, tels que les spécifications, les termes de référence, les critères d’évaluation, la structure des prix, la fiscalité et la pertinence des demandes d’approvisionnement (demandes d’achat et bons de commande). S’assurer que les conditions générales sont bien comprises par les soumissionnaires. Prendre des mesures préventives pour garantir un bon rapport qualité-prix, l’efficacité et le respect des délais du projet.
• Lancer des appels d’offres de l’UNICEF auprès des fournisseurs agréés, évaluer les devis, clarifier les offres et négocier avec les fournisseurs, le cas échéant.
• Formule des recommandations pour la finalisation des contrats et évalue les offres en consultation avec l’unité technique.
• Prépare et défend les dossiers soumis au Comité d’examen des contrats (CEC). Supervise la qualité des contrats/bons de commande et des accords à long terme (ALT). Le périmètre des travaux, les livrables et l’échéancier de paiement doivent être clairement décrits dans ces documents. Garantit l’intégrité de la procédure d’appel d’offres. • Surveille et identifie les problèmes liés aux contrats en cours. Cela inclut le suivi de l’exécution du contrat conformément aux termes et conditions stipulés, au respect des délais (par exemple, ne pas ouvrir un contrat après son échéance) et à l’optimisation des coûts. Traite les cas complexes de gestion de contrats. Si nécessaire, cela requiert une coordination avec les partenaires locaux, le service juridique, des visites de terrain, etc.
• Assure un suivi professionnel sur site (pour la construction) et de l’avancement des livrables.
• Maintient un système d’évaluation des performances des fournisseurs/entrepreneurs. Établit des indicateurs clés de performance (ICP) pour l’efficacité et l’efficience des achats locaux.
• Définit, établit et met en œuvre des procédures de contrôle qualité pour la documentation contractuelle, son archivage et son suivi ; approuve toutes les procédures opérationnelles standard des groupes fonctionnels.
• Garantir la mise à jour des données contractuelles à partir de la source de données établie. Ces données seront utilisées pour les réunions de programme, l’équipe de gestion de pays (EGP), etc.
• Compiler et analyser les données historiques et les prévisions des besoins du programme. Cela inclut la planification et le suivi des approvisionnements.
• Apporter un soutien à la planification et à l’organisation logistiques en veillant à l’efficacité des procédures de dédouanement, de stockage et de distribution des fournitures et équipements aux utilisateurs finaux, depuis les ports jusqu’aux entrepôts de l’UNICEF, etc.
• Mettre en place et/ou maintenir des systèmes de logistique et de contrôle des stocks pour toutes les fournitures du programme et préparer les rapports logistiques requis pour les rapports aux donateurs, les revues budgétaires, l’analyse du programme, les rapports annuels, etc.
