FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif qui se consacre à l’amélioration durable des conditions de vie en proposant des solutions intégrées et locales.

Intitulé du poste : Chargé(e) de programme, Sous-traitance

Lieu :                     Bureau national, Abuja

Superviseur :                Responsable de programme principal

Résumé du poste :

Le/La chargé(e) de programme, Sous-traitance, apporte son aide et son soutien à l’activité STRIDES (Renforcement des systèmes de détection des maladies infectieuses), en se concentrant principalement sur la gestion complète des contrats de sous-traitance, tout en contribuant à des fonctions plus larges de gestion de projet, notamment les achats. Il/Elle soutient la planification, l’administration et le suivi des contrats de sous-traitance et des achats, de leur lancement à leur clôture. Il/Elle collecte, compile et analyse les informations relatives à la performance, à la conformité et aux livrables des contrats de sous-traitance et du projet. Il/Elle coordonne ses actions avec les équipes techniques, opérationnelles et financières afin de faciliter la mise en œuvre des activités sous-traitées et des tâches plus générales du projet, en veillant à ce que ces activités soient conformes aux plans de travail, aux cahiers des charges et aux échéanciers approuvés, et que l’expertise technique contribue à l’exécution des contrats de sous-traitance et du projet.

Coordonne et assure le suivi des livrables, des étapes clés et des exigences de reporting des sous-traitants, et gère la documentation et les systèmes d’archivage relatifs aux activités de sous-traitance et de projet. Apporte son soutien aux processus d’approvisionnement liés à la sous-traitance et aux besoins en biens et services du projet, notamment en participant aux demandes d’achat, à la documentation et à la coordination avec les équipes d’approvisionnement, conformément aux politiques et procédures de l’organisation. Fournit un soutien administratif, analytique et de coordination pour la gestion des sous-traitants, ainsi qu’un soutien général au projet, incluant la communication avec les équipes internes, le personnel technique, les équipes opérationnelles, les équipes financières et les sous-traitants. Garantit la conformité des activités de sous-traitance, d’approvisionnement et de projet avec les politiques internes et la réglementation externe applicable.

Peut contribuer au suivi budgétaire des sous-traitances et des composantes du projet, et maintenir des systèmes de suivi pour examiner l’état d’avancement des projets et des sous-traitances. Contribue à la réalisation des activités sous-traitées et du projet dans le respect du budget, du périmètre et du calendrier. Participe à l’élaboration et à la révision des plans de travail, prépare des présentations et contribue à la réalisation des autres objectifs et livrables du projet.

Responsabilités :

Gestion de programmes et soutien à la sous-traitance :

• Apporte son soutien à la gestion de projet, réalise des présentations et anime des réunions, notamment celles relatives à la coordination des sous-traitants, à la planification des approvisionnements et à l’harmonisation des activités.
• Vérifie l’exactitude et l’exhaustivité des notes de frais et des factures avant leur approbation par la direction, y compris les factures des sous-traitants et les dépenses liées aux achats.
• Responsable des tâches de projet liées au suivi des sous-traitants, à la coordination des achats et au suivi des livrables.
• Contribue aux efforts de conception de projets, notamment en fournissant des informations relatives aux approches de sous-traitance, aux considérations d’approvisionnement et à la planification des ressources.
• Effectuer des recherches et fournir des éléments pour la conception du projet en soutenant les autres membres de l’équipe, notamment en recueillant des informations relatives aux sous-traitants potentiels, aux fournisseurs et aux exigences en matière d’approvisionnement.
• Synthétiser les informations et les données existantes dans un résumé global des progrès réalisés sur les activités clés du projet, en mettant l’accent sur la performance des sous-traitants et l’état des approvisionnements.
• Il permet de suivre les tendances dans la zone du projet et de collecter des données plus sophistiquées.
• Peut contribuer à l’élaboration du budget du projet en appuyant les estimations et les hypothèses relatives aux travaux sous-traités et aux besoins d’approvisionnement.
• Peut être amené à assurer l’intégration des nouveaux employés concernant les procédures du département et les processus administratifs.
• Participe à des événements externes avec des partenaires, des sous-traitants ou des fournisseurs liés à la mise en œuvre du projet, sous la direction de son superviseur.

Gestion des programmes, des sous-traitances et des achats :

• Contribuer à garantir que le site de gestion documentaire soit utilisé correctement par l’ équipe de projet.
• Assure le suivi et la documentation des stocks d’équipements, de fournitures ou de matériaux liés au projet, en coordination avec les équipes de projet et d’approvisionnement.
• Assure la liaison avec le client en prenant en charge les tâches administratives et en participant à la coordination du processus de sous -traitance ; sert d’interlocuteur pour les attributions de tâches administratives.

Soutien financier et de sous-traitance :

• Lit et interprète les sections budgétaires relatives à la sous-traitance et aux achats afin de comprendre le suivi et de suggérer des éléments budgétaires et des approches pour les tâches concernées.
• Rédige et examine les dossiers de sous-traitance, et formule des commentaires avant leur soumission pour approbation, en veillant à leur conformité avec les exigences en matière d’approvisionnement et les normes administratives.
• Gère le processus d’évaluation préalable à l’attribution , en coordonnant les contributions et la documentation requises avec les équipes internes et les sous-traitants potentiels.
• Assure la liaison avec les sous-traitants ; facilite la communication avec les sous-traitants concernant l’exécution et la planification des tâches.
• Facilite la coordination administrative et financière continue liée aux processus de sous-traitance et d’approvisionnement.

Connaissances et compétences appliquées :

• Maîtrise complète des concepts et pratiques de gestion de projet .
• Compréhension approfondie des principes, des pratiques et des réglementations en matière de sous-traitance et d’approvisionnement pour les projets de développement international financés par le gouvernement des États-Unis.
• Connaissances de base du domaine technique du projet.
• Connaissances liées à la tâche .
• Connaissance pratique des concepts, des pratiques et des procédures liés à la conception de projets, y compris les procédures de sous-traitance.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite .
• Solides compétences avérées en gestion de projet .
• Capacité à résoudre les problèmes et à mettre en œuvre des mesures correctives au besoin.
• Capacité à rédiger des rapports et à fournir des informations à la direction en temps opportun.
• Eloquent, professionnel et capable de communiquer de manière claire et positive avec le bailleur de fonds et le personnel.
• Doit être capable de lire, d’écrire et de parler couramment l’anglais .

Résolution de problèmes et impact :

• Il travaille sur des problèmes de portée diverse qui nécessitent l’examen de divers facteurs.
• Utilise une analyse coûts-avantages/risques pour sélectionner les méthodes et techniques permettant de déterminer les mesures appropriées.
• Établit des relations de travail productives, tant en interne qu’en externe.
• Les décisions peuvent entraîner des retards et affecter une unité de travail ou un secteur au sein d’un département.

Supervision donnée/reçue :

• Reçoit peu d’instructions pour les tâches courantes. Reçoit des instructions sur les méthodes et les procédures pour les nouveaux projets ou missions.
• Peut fournir des conseils à d’autres membres du personnel de niveau inférieur .
• Relève généralement d’un responsable/directeur adjoint/ directeur.

Éducation: 

• Diplôme de licence ou son équivalent international en société civile, communication et marketing social, développement économique, éducation, environnement, genre, santé, nutrition, recherche, technologie et jeunesse ou dans un domaine connexe.
• Une certification en gestion de projet est préférable.

Expérience: 

• Nécessite généralement un minimum de 4 ans d’expérience pertinente en matière de principes et de pratiques de gestion de projet.
• Expérience professionnelle antérieure au sein d’une organisation non gouvernementale (ONG), d’un organisme gouvernemental ou d’une organisation privée.
• Expérience préalable en matière de gestion de sous-contrats ou de sous-attributions dans le cadre de programmes ou de projets de développement international financés par le gouvernement des États-Unis.
• Expérience en développement ou gestion de programmes internationaux ou nationaux (États-Unis) souhaitée.

Exigences physiques typiques :

• Environnement de bureau typique .
• Capacité à passer de longues heures devant un écran d’ordinateur et à effectuer des tâches répétitives sur un clavier.
• Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes .
• Capacité à soulever/déplacer jusqu’à 2,3 kg.

Technologie à utiliser :

• Ordinateur personnel/portable, applications Microsoft (par exemple, Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), téléphone portable/technologie mobile et équipement de bureau standard.

Exigences de voyage :

• Voyages intérieurs : jusqu’à 10 % à 25 %

** Ou une combinaison équivalente de formation et/ou d’expérience pertinente permettant d’assumer avec succès les principales responsabilités du poste. Cette description de poste résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être assignées pour l’exécution de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail. La direction se réserve le droit de réviser ce document à tout moment.

Protection :

FHI 360 s’engage à garantir un environnement sûr pour tous ses employés, bénéficiaires et partenaires contractuels. Cet engagement inclut la mise en œuvre de mesures visant à protéger les personnes vulnérables contre l’exploitation et les abus sexuels (EAS) commis par les employés de FHI 360 ou le personnel associé. FHI 360 respecte les principes de protection de l’enfance. Les politiques de protection de FHI 360 s’appliquent à l’ensemble du personnel, des membres du conseil d’administration, des bénévoles et du personnel des partenaires (sous-traitants, consultants, fournisseurs et sous-bénéficiaires), indépendamment du mécanisme de financement ou du montant du contrat, de l’accord ou du bon de commande.

Cette offre d’emploi résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être confiées pour l’exécution de ces fonctions. Ce document ne constitue en aucun cas un contrat de travail. La direction se réserve le droit de le réviser à tout moment.

FHI 360 est unemployeur garantissant l’égalité des chances et l’action positive par quoi nous ne nous livrons à aucune pratique discriminatoire à l’encontre de toute personne employée ou recherchant un emploi, fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’origine nationale ou ethnique, l’âge, l’état civil, un handicap physique ou mental, le statut d’ancien combattant protégé ou toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Nos valeurs et engagements en matière de protection : FHI 360 s’engage à prévenir toute forme d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans ses environnements de travail et ses programmes, y compris les abus, l’exploitation et le harcèlement sexuels. FHI 360 prend des mesures pour garantir le bien-être de toutes les personnes qui interagissent avec son organisation et ses programmes et exige que l’ensemble du personnel, y compris les employés et les bénévoles, partage cet engagement et signe son code de conduite. Toute offre d’emploi est soumise à des vérifications d’antécédents appropriées, notamment la vérification des références, du casier judiciaire et des antécédents de financement du terrorisme. FHI 360 participe également au Système inter-agences de divulgation des inconduites (MDS), mis en œuvre par le Comité directeur pour la réponse humanitaire. Conformément au MDS, nous demanderons aux anciens employeurs des candidats des informations sur tout cas avéré d’abus, d’exploitation et/ou de harcèlement sexuels survenu au cours de leur emploi précédent. En postulant, les candidats confirment avoir pris connaissance de ces procédures de recrutement et consentent à ces vérifications.

FHI 360 examinera toutes les candidatures qualifiées, y compris celles des personnes ayant des antécédents judiciaires, conformément aux exigences des lois étatiques et locales applicables.

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POSTE 2 : Responsable de programme principal

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