L’Organisation des Nations unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO) est une institution spécialisée internationale de l’Organisation des Nations unies, créée le 16 novembre 1945 à la suite des dégâts et des massacres de la Seconde Guerre mondiale.
APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE A L’UNESCO
Sous l’autorité du Directeur du Bureau régional de l’UNESCO pour l’Afrique de l’Ouest, et sous la supervision directe du Chef du Secteur de la communication et de l’information, l’Assistant principal d’appui aux conférences est chargé d’apporter un appui administratif, logistique et opérationnel à l’organisation de la Conférence régionale sur l’intégrité de l’information en Afrique de l’Ouest et au Sahel (3-5 septembre 2025).
Le titulaire du poste participe à la bonne planification, à l’exécution opérationnelle et au suivi technique de la conférence, y compris les sessions intégrées, les panels et les cérémonies, en étroite collaboration avec les fournisseurs de services et les membres de l’équipe de coordination. Le poste d’Assistant de soutien aux conférences correspond au grade SC06 1 de l’échelle des contrats de services.
Dans ce cadre, l’Assistant d’appui à la conférence sera chargé de :
Pré conférence
- Planifier, assister et rédiger les procès-verbaux des réunions, et faire le suivi des demandes de changement.
- Aider au processus d’inscription en ligne, y compris la saisie des données dans la plateforme d’inscription, tenir à jour les listes d’inscription, gérer les préparatifs de voyage et fournir une assistance de premier niveau aux demandes des inscrits.
- Faire un suivi auprès des experts, des conférenciers et des présentateurs pour confirmer leur participation, recueillir les documents de présentation (résumés, diapositives) et aider à organiser les déplacements et l’hébergement.
- Aider à assurer la liaison avec les organisateurs pour l’installation du lieu de la conférence, les exigences en matière de restauration, l’équipement audiovisuel et d’autres détails logistiques.
- Préparer les documents de la conférence tels que les badges nominatifs, les programmes/ordres du jour (imprimés et numériques), la signalisation, les trousses des participants et les articles promotionnels.
- Aider à rédiger et à distribuer des communications par courrier électronique aux participants, aux conférenciers et aux parties prenantes. Soutenez les efforts de promotion sur les médias sociaux.
- Aider à coordonner avec les interprètes, les organisateurs de sessions/panels, pour la bonne planification des segments de la conférence.
Pendant la conférence
- Gérer le comptoir d’inscription et d’enregistrement, coordonner les bénévoles, fournir des informations, distribuer du matériel et résoudre tout problème immédiat.
- Fournir un soutien logistique sur place pour assurer le bon déroulement de l’événement, y compris la surveillance de la salle, l’assistance audiovisuelle et la résolution de problèmes inattendus.
- Aider les conférenciers à répondre à leurs besoins techniques lors des présentations et fournir un soutien général.
- Répondre aux demandes des participants et fournir des instructions ou d’autres informations nécessaires.
Après la conférence
- Aider à préparer le rapport de la conférence et d’autres documents finaux.
- Aider à la rédaction et à l’envoi de courriels de remerciement aux conférenciers, aux partenaires, aux participants et aux bénévoles.
- Organiser et archiver le matériel de la conférence (présentations, documents, photos) pour référence future.
QUALIFICATIONS REQUISES
ÉDUCATION
- Minimum d’un diplôme d’études postsecondaires de deux ans (équivalent à un BAC+2) en gestion d’événements, en communication, en marketing ou dans d’autres domaines connexes.
EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
- Au moins 8 ans d’expérience professionnelle dans la coordination d’événements, y compris la planification technique, le suivi de production, la coordination des prestataires et la gestion des délais.
COMPÉTENCES
- Excellentes compétences en matière de planification et d’organisation.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique.
- Capacité à travailler sous pression, surtout pendant les périodes de pointe d’activité ou les changements de dernière minute.
- Flexibilité et disponibilité pour travailler à des heures atypiques, le soir ou la fin de semaine, selon les besoins opérationnels.
- Solides compétences en communication et en négociation.
- Maîtrise des outils numériques pour le suivi et la planification d’événements.
- Solide état d’esprit orienté vers le client et les solutions : capacité à comprendre les besoins, à y répondre efficacement.
- Bonnes compétences en communication et en diplomatie pour résoudre les problèmes avec respect et tact.
- Esprit d’équipe et collaboration active avec les autres membres de l’équipe.
CONNAISSANCES TECHNIQUES
- Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, Teams).
- La familiarité avec le système de gestion d’événements est un atout.
LANGUE
- Excellente connaissance du français ou de l’anglais et bonne connaissance pratique du portugais.
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