Le programme des Volontaires des Nations Unies est une agence de l’Organisation des Nations Unies qui déploie des volontaires pour soutenir directement sur le terrain d’autres organismes de l’ONU. Cette organisation vise à promouvoir le volontariat pour la paix et le développement dans le monde.
POSTE 1 : adjointe administrative
Mission et objectifs
Le Bureau du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés a été créé le 14 décembre 1950 par l’Assemblée générale des Nations Unies. L’agence a pour mandat de diriger et de coordonner l’action internationale pour protéger les réfugiés et résoudre les problèmes des réfugiés et des apatrides dans le monde entier. Son principal objectif est de sauvegarder les droits et le bien-être des réfugiés, il veille à ce que chacun puisse exercer le droit de demander l’asile et de trouver refuge dans un autre État, avec la possibilité de retourner chez eux volontairement, s « intégrer localement ou à se réinstaller dans un pays tiers. Le HCR Côte d’Ivoire a fixé son mandat sur la protection des réfugiés ainsi que sur la prévention et la réduction de l’apartheid (plus de 930 000 personnes apatrides ou à risque d’apartheid sont estimées en Côte d’Ivoire).
Contexte
Le HCR est l’agence de protection des nations-unies pour les réfugiés. L’organisation a ouvert des bureaux dans le nord de la Côte d’Ivoire, notamment à Ferkessédougou et à Bouna en vue d’apporter l’assistance et la protection aux personnes concernées de son mandat. Ce poste d’Admin Assistant a été créé en vue de faciliter au bureau et aux collègues, la gestion quotidienne des matériels, des finances ainsi que l’aménagement du bureau. Le bureau de Bouna devant servir de Bureau conjoint des nations-unies, la présence d’un assistant administratif est plus que nécessaire et attendue.
Description de la tâche
– Organisateur de rendez-vous et de réunions internes et externes, dont certains impliquent des hauts fonctionnaires.
– Recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’informations courantes et prendre des notes lors des réunions au besoin.
– Tenir à jour les dossiers et les dossiers de bureau papier et électroniques ; classer et coder des documents relatifs à une variété de sujets.
– Recevoir, examiner, trier et distribuer toute la correspondance entrante et sortante, la pochette de bureau et le matériel, mettre en preuve les éléments prioritaires et joindre les renseignements généraux nécessaires. Maintenez un système de suivi.
– Peut être appelé à maintenir ou à mettre à jour des dossiers confidentiels.
– Rédiger la correspondance courante, des notes de service et des rapports.
– Formatez les documents les plus complexes à l’aide de la technologie appropriée.
– Faciliter la mise en œuvre des formalités administratives du personnel et le traitement des documents relatifs aux voyages officiels, aux congés et aux mouvements du personnel.
– Soutenir les membres du personnel dans le traitement de la documentation relative au personnel.
– Tenir à jour l’inventaire des bureaux et les stocks de fournitures de bureau.
– Aider le superviseur à surveiller et à enregistrer les dépenses/décaissements des fonds.
– Suivre les instructions du superviseur pour prendre les dispositions logistiques et administratives nécessaires pour les séminaires, les ateliers et les séances d’information qui peuvent être exigées par le Bureau ou la Division.
– Réglementer, s’il y a lieu, réglementer et surveiller la prestation de services de routine et/ou les quarts de travail des fournisseurs.
– Surveiller les installations et l’équipement du bureau et de l’enceinte et, en consultation avec le superviseur, prendre les mesures appropriées pour assurer le bon fonctionnement en tout temps.
– S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.
Critère d’éligibilité
Âge
18 – 80
Nationalité
Le candidat doit être ressortissant ou résident légal du pays d’affectation.
Exigences
Expérience requise
1 an d’expérience en administratif, ou tout autres programmes pertinents ; une expérience dans la gestion de l’administration est un atout, tout comme une expérience de travail à l’ONU ou dans une autre organisation internationale de développement ;
• D’autres connaissances techniques en finances, gestion des ressources humaines ou tout autre domaine connexe sont requises ;
• Excellentes compétences orales et écrites ; excellentes compétences en rédaction, formulation et établissement de rapports ;
• Exactitude et professionnalisme dans la production et l’édition de documents ;
• Excellentes compétences interpersonnelles ; sensibilité culturelle et sociale ; aptitude à travailler de manière inclusive et en collaboration avec un éventail de partenaires, y compris des membres de la communauté de base, des organisations religieuses et de jeunesse et des autorités à différents niveaux ; connaissance des outils et des approches de la communication pour le développement;
• Capacité de travailler et de s’adapter professionnellement et efficacement dans un environnement difficile ; aptitude à travailler efficacement au sein d’une équipe multiculturelle de personnel international et national ;
• Solides connaissances générales de l’informatique, y compris la maîtrise de diverses applications MS Office (Excel, Word, etc.) et du courrier électronique / Internet ; familiarité avec la gestion de bases de données ; et le matériel de bureautique ;
• Auto-motivation, capacité à travailler avec un minimum de supervision ; capacité à travailler avec des délais serrés ; • Bonne sensibilisation à la sécurité ;
• Avoir des affinités ou un intérêt pour les réfugiés. Le volontariat en tant que mécanisme de développement durable et le système des Nations Unies.
Domaines d’expertise
Administration, Communication, Ressources humaines
Langues
Français, Niveau : Courant, Requis Anglais, Niveau : Connaissances pratiques, Souhaitable
Niveau d’études requis
Baccalauréat ou équivalent en administration des affaires, en finances, en gestion de bureau, en ressources humaines ou dans un autre domaine connexe
Compétences et valeurs
• Responsabilité • Communication • Sensibilisation organisationnelle • Travail d’équipe et collaboration • Engagement à l’égard de l’apprentissage continu • Orientation client et résultat
Autres postes vacants :
Chargée de mission Moyens de subsistance et inclusion économique Côte d’Ivoire
Analyste de l’information Côte d’Ivoire
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