Le programme des Volontaires des Nations Unies est une agence de l’Organisation des Nations Unies qui déploie des volontaires pour soutenir directement sur le terrain d’autres organismes de l’ONU. Cette organisation vise à promouvoir le volontariat pour la paix et le développement dans le monde.
ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité consacrée dans la charte des Nations Unies, travaille pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles; l’autonomisation des femmes; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire et de la paix et de la sécurité. Dans le cadre de son programme phare sur les femmes, la paix et la sécurité, (WPS) ONU Women soutient actuellement le gouvernement du Nigéria à respecter ses engagements sur le CNAPS 1325 par le développement et la mise en œuvre du Plan d’action national (NAP) et des plans d’action de l’État du Nigéria sur Femmes, paix et sécurité.
Avec le soutien des gouvernements de la Norvège et de l’Allemagne, l’ONU Women met en œuvre un programme WPS dans certains États du Nigéria, conçu pour améliorer la participation des femmes à la prévention des conflits, à la résolution, à la médiation et à la consolidation de la paix, à tous les niveaux; améliorer la perception du public sur le rôle des femmes dans la paix et la sécurité; et améliorer la capacité des institutions gouvernementales, des législatures, des judiciaires et des agences de sécurité à mettre en œuvre et à institutionnaliser les dispositions de la CSAC 1325 dans les politiques et les procédures opérationnelles. De plus, plusieurs structures locales ont également été établies pour contribuer à l’agenda WPS dans les zones cibles. Il s’agit notamment des comités de mise en œuvre de SAP, des réseaux de médiation pour femmes, des réseaux HEFORSHE et des réseaux multimédias WPS.
Contexte
L’assistant des opérations à l’ONU Women Nigeria joue un rôle essentiel dans le soutien du fonctionnement efficace et efficace du bureau de l’organisation, garantissant que ses opérations sont effectuées en douceur conformément à son mandat. Les femmes de l’ONU, en tant qu’entité des Nations Unies dédiées à l’égalité des sexes et à l’autonomisation des femmes, ont une présence importante au Nigéria, en se concentrant sur l’avancement des droits, du leadership et de la participation politique des femmes, ainsi que sur la lutte contre la violence sexiste, l’autonomisation économique et d’autres Problèmes liés au genre.
L’assistant des opérations devrait fournir un soutien administratif, logistique et programmatique complet à l’équipe, permettant la simple mise en œuvre des programmes et projets des femmes de l’ONU au Nigéria. Ce poste soutient à la fois les besoins administratifs quotidiens du bureau et contribue aux objectifs plus larges de la mission des femmes de l’ONU dans le pays, notamment la promotion de l’égalité des sexes et de l’autonomisation des femmes conformément aux objectifs de développement durable (ODD), en particulier l’objectif 5 5 : Atteignez l’égalité des sexes et autonomisez toutes les femmes et les filles. Ce rôle nécessite une personne hautement organisée, orientée vers le détail et proactive qui peut gérer efficacement plusieurs tâches, maintenir des enregistrements précis et travailler en collaboration avec les membres de l’équipe, les parties prenantes et les partenaires externes.
L’assistant devra également être flexible et adaptable, car l’environnement de travail peut impliquer des changements fréquents et de nouvelles demandes, en particulier lorsque de nouvelles initiatives et projets sont lancés ou ajustés en réponse à l’évolution des besoins. L’assistant administratif contribuera à la réussite des éléments suivants:
• Objectifs stratégiques des femmes de l’ONU: soutenir la mise en œuvre du programme et garantir que les processus administratifs contribuent au travail des femmes de l’ONU dans l’égalité des sexes.
• Efficacité du bureau: assurer le bon fonctionnement du bureau, y compris la logistique, la gestion financière et la communication.
• Coordination avec les parties prenantes: faciliter une coordination et une communication efficaces au sein du système des Nations Unies et avec des partenaires et des parties prenantes externes. L’assistant des opérations travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de direction, les directeurs de programme et d’autres employés de l’ONU, contribuant directement à la réalisation des objectifs clés de l’organisation et des priorités stratégiques au Nigéria. Le candidat retenu sera un élément clé pour s’assurer que les activités du bureau se déroulent de manière transparente, permettant aux femmes de l’ONU de faire des progrès significatifs vers sa vision de l’égalité des sexes et de l’autonomisation des femmes.
Description de la tâche
Relevant du gestionnaire des opérations, l’adjoint aux opérations contribuera à la gestion efficace des activités opérationnelles du bureau. L’assistant aux opérations fournit un soutien administratif et logistique général au bureau de pays d’ONU Femmes au Nigeria. I. Fournir un soutien administratif et logistique général au Bureau conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies d’ONU Femmes :
• Recueillir des informations sur les expéditions, les modalités de dédouanement, préparer les documents pour les expéditions d’ONU Femmes (reçues/envoyées) ;
• Organiser les réservations de voyage et d’hôtel, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visas, de cartes d’identité et autres documents, collecter les informations pour DSA, selon les besoins ;
• Fournir un soutien administratif aux conférences, ateliers et retraites ;
• Fournir un soutien administratif à la gestion immobilière;
• Maintenir un système de classement garantissant la sécurité des documents confidentiels. II. Fournir un soutien administratif au bureau :
• Surveiller et entretenir les fournitures de papeterie de bureau, y compris la tenue à jour de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie et la tenue d’un journal de distribution, selon les besoins ;
• Tenir des registres sur la gestion des actifs et préparer les rapports requis ;
• Tenir à jour les dossiers et les dossiers relatifs aux locaux de bureau et à l’entretien connexe ;
• Jouer le rôle d’acheteur dans le système Quantum et préparer les bons de commande ;
• Préparer les documents de demande de devis, d’appel d’offres ou de RFP, la réception des devis, des offres ou des propositions, leur évaluation préliminaire. III. Gestion des voyages
• Coordonner et réserver des vols, des hébergements, des locations de voitures et d’autres services liés aux voyages pour les employés.
• S’assurer que les réservations de voyages sont alignées sur les politiques de l’entreprise et les contraintes budgétaires.
• Fournir des itinéraires de voyage précis aux employés et s’assurer que tous les arrangements sont confirmés en temps opportun.
• Aider les employés avec les demandes de visa, les renouvellements de passeport et autres documents liés au voyage.
• Assurer le respect des politiques de voyage, y compris le suivi et la gestion de toute modification ou annulation.
• Tenir des registres précis de toutes les réservations et transactions, en préservant la confidentialité et la sécurité des données des employés.
• Assurer la liaison avec les compagnies aériennes, les hôtels et d’autres prestataires de services pour résoudre les problèmes si nécessaire.
• Suivre les dépenses de voyage et assurer le respect des budgets de voyage.
• Aider aux comparaisons des frais de déplacement, en veillant à ce que les options les plus économiques soient sélectionnées.
• Préparer et soumettre des rapports sur les dépenses liées aux voyages, en assurant un suivi précis des coûts.
• S’assurer que toutes les réservations de voyage sont conformes à la politique de voyage de l’entreprise.
• Fournir un soutien dans la mise à jour et le maintien de la politique de voyage, selon les besoins.
• Communiquer aux employés tout changement dans les politiques de voyage de l’entreprise.
• Établir et entretenir des relations avec les fournisseurs de voyages, notamment les compagnies aériennes, les hôtels et les agences de location de voitures, pour obtenir des tarifs compétitifs.
• Surveiller la qualité du service et fournir des commentaires aux fournisseurs si nécessaire.
• Préparer et conserver les documents de voyage tels que les itinéraires, les billets et les confirmations de réservation. • Coordonner avec les autres départements pour garantir que les plans de voyage sont alignés sur les exigences de l’entreprise.
• Aider à d’autres tâches administratives liées à la gestion des voyages, selon les besoins. IV. Gestion de flotte
• Participer à d’autres tâches administratives liées à la gestion des voyages, selon les besoins.
• Aider à coordonner les inspections, les réparations et l’entretien de routine des véhicules.
• Surveiller la consommation de carburant et s’assurer que des registres de carburant appropriés sont tenus.
• Planifiez des services d’entretien et de réparation réguliers pour les véhicules de la flotte afin de garantir que tous les véhicules sont dans un état de fonctionnement optimal.
• Suivre les coûts d’entretien et de réparation des véhicules, en garantissant le respect du budget.
• Préparer des rapports sur les performances, l’entretien et l’utilisation des véhicules pour le gestionnaire de flotte.
• Aider à maintenir à jour la documentation de la flotte, y compris les titres de véhicules, les assurances et les garanties.
• Coordonner la conformité de la flotte aux réglementations locales, étatiques et fédérales.
• Gérer l’inventaire de la flotte, y compris les pièces de véhicules, les pneus et les accessoires.
• Aider à l’achat de nouveaux véhicules et d’équipements de flotte, si nécessaire.
• Assurez-vous que tous les documents de la flotte (dossiers de service, rapports d’inspection, etc.) sont organisés et accessibles.
• Aider à l’attribution et au suivi des véhicules de la flotte aux conducteurs.
• Coordonner le transport et la livraison des véhicules si nécessaire.
• Aider au suivi des coûts liés à l’entretien de la flotte, au carburant et aux réparations.
• Surveiller et rendre compte de l’efficacité de la flotte et des tendances d’utilisation des véhicules.
Fournir un soutien administratif à la mise en œuvre des services de ressources humaines :
• Créer et télécharger des annonces de postes vacants, compiler des matrices, organiser des panels d’entretien et d’autres tâches, comme assigné ;
• Tenir à jour les listes de personnel et les rapports, selon les besoins ;
• Effectuer les tâches de surveillant des congés.
VI. Fournir un soutien administratif au renforcement et au partage des connaissances :
• Faciliter les formations pour le personnel des opérations/projets sur l’administration.
VII. Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation. * Résultats/produits attendus : L’assistant aux opérations d’ONU Femmes Nigeria devrait fournir les résultats et produits suivants, qui contribueront à la réussite des objectifs de l’organisation dans le pays :
• Soutien administratif efficace
• Gestion de bureau efficace
• Ressources humaines Appui
• Achats et logistique
• Appui au programme pays
• Collaboration et communication améliorées
• Appui général.
Compétences et valeurs
• Professionnalisme : compréhension démontrée des opérations pertinentes pour ONU Femmes ; capacités ou connaissances techniques pertinentes ou transférables aux procédures et règles d’ONU Femmes ; discrétion, sensibilité politique, diplomatie et tact dans les relations avec les clients ; capacité à faire preuve de bon jugement; capacité à assurer la liaison et la coordination avec un large éventail d’acteurs différents, en particulier à des postes de direction ; le cas échéant, degré élevé d’autonomie, d’initiative personnelle et capacité de s’approprier ; ingéniosité et volonté d’accepter de larges responsabilités et capacité à travailler de manière indépendante selon les procédures établies ; capacité à gérer les informations de manière objective, précise et confidentielle ; réactif et orienté client;
• Intégrité : démontrer les valeurs et les normes éthiques de l’ONU et d’ONU Femmes dans les activités et comportements quotidiens tout en agissant sans considération de gains personnels ; résister aux pressions politiques indues dans la prise de décision ; défendre les décisions qui sont dans l’intérêt de l’organisation même si elles sont impopulaires ; prendre des mesures rapides en cas de comportement non professionnel ou contraire à l’éthique ; n’abuse pas de son pouvoir ou de son autorité ;
• Travail d’équipe et respect de la diversité : capacité à fonctionner efficacement au-delà des frontières organisationnelles ; excellentes compétences interpersonnelles; capacité à établir et à maintenir des partenariats efficaces et des relations de travail harmonieuses dans un environnement multiculturel, multiethnique et mixte avec sensibilité et respect de la diversité ; sensibilité et adaptabilité à la culture, au sexe, à la religion, à la nationalité et à l’âge ; l’engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects des opérations de l’ONU ; capacité à atteindre des objectifs communs et à fournir des conseils ou une formation à des collègues ;
• Engagement envers l’apprentissage continu : initiative et volonté d’acquérir de nouvelles compétences et de se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine d’expertise ; capacité à s’adapter aux changements de l’environnement de travail.
• Planification et organisation : compétences efficaces en matière d’organisation et de résolution de problèmes et capacité à gérer un volume important de travail de manière efficace et en temps opportun ; capacité à établir des priorités et à planifier, coordonner et contrôler (propre) travail ; capacité à travailler sous pression, avec des délais conflictuels et à gérer plusieurs projets/activités simultanés ;
• Communication : compétences relationnelles avérées ; bonnes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité de préparer des rapports clairs et concis ; capacité à faire des présentations, à articuler des options et des positions de manière concise ; capacité à formuler et à défendre des recommandations ; capacité à communiquer et à faire preuve d’empathie avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux venant d’horizons très divers ; capacité à transférer des informations et des connaissances à un large éventail de groupes cibles différents ;
• Flexibilité : adaptabilité et capacité à vivre et travailler dans des conditions potentiellement dangereuses et éloignées, impliquant des difficultés physiques et peu de confort ; fonctionner de manière indépendante dans des environnements austères pendant des périodes prolongées ; volonté de voyager dans la zone d’opérations et d’être transféré vers d’autres lieux d’affectation dans la zone d’opérations si nécessaire ;
• Un véritable engagement envers les principes de l’engagement volontaire, qui incluent la solidarité, la compassion, la réciprocité et l’autonomie ; et l’engagement envers la mission et la vision d’ONU Femmes, ainsi que envers les valeurs fondamentales de l’ONU.
